Jak prowadzić akta osobowe pracowników/Fot. Fotolia / Fotolia
Pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe każdego pracownika. Są one zbiorem dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?
Akta osobowe - dokumenty
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują:
- w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectwo ukończenia szkoły, kwestionariusz osobowy,
- w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wymierzeniem kary porządkowej,
- w części C - dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy, np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, kopia świadectwa pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w sposób chronologiczny oraz ponumerowane. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów, a oryginałów może żądać tylko do wglądu albo sporządzenia z nich kopii. Akta osobowe powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych. Zawierają one bowiem dane osobowe pracowników.
Kara za nieprowadzenie akt
Nieprowadzenie akt osobowych pracowników oraz ich niewłaściwe przechowywanie jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.