Informacja o stosowaniu monitoringu na terenie zakładu pracy - zasady sporządzania
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystywaniu w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego. Realizacja tego obowiązku wymaga ustalenia, a następnie przekazania pracownikom informacji o celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu przed jego wprowadzeniem. W przypadku zakładu pracy, w którym monitoring wizyjny już funkcjonuje, pracodawca powinien dopełnić obowiązku informacyjnego w tym zakresie każdorazowo przy zatrudnieniu nowego pracownika.
Korzystanie przez zakład pracy z monitoringu wizyjnego wymaga dopełnienia przez pracodawcę formalności ściśle określonych w Kodeksie pracy. Pierwszą z nich jest obowiązek ustalenia w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie został objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, to w obwieszczeniu, zasad funkcjonowania takiego monitoringu, a przede wszystkim wskazania jego:
- celu,
- zakresu,
- sposobu zastosowania.
Następnie pracodawca ma obowiązek poinformowania wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Przekazanie takiej informacji powinno nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 Kodeksu pracy). Natomiast w przypadku pracodawcy, u którego monitoring wizyjny już działa, konieczne jest każdorazowe przekazanie informacji o jego funkcjonowaniu przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego pracownika do pracy.
Wzór informacji o monitoringu
Informacja ta powinna zawierać co najmniej ustalone wcześniej w regulacjach wewnątrzzakładowych: cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.
Informacja o monitoringu dla pracownika - forma, cel
Komentarz 1. Forma informacji o monitoringu
Przepisy Kodeksu pracy nie określają precyzyjnie, w jaki sposób powinien być zrealizowany obowiązek poinformowania pracowników o wykorzystaniu monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy. Wskazują jedynie, że w przypadku wdrażania monitoringu wszyscy zatrudnieni muszą zostać powiadomieni o jego wprowadzeniu w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie ma więc przeszkód, aby informacja ta miała formę komunikatu skierowanego do ogółu pracowników, który może zostać zamieszczony np. na tablicy ogłoszeń lub w dostępnym dla pracowników intranecie.
Natomiast przy zatrudnieniu nowego pracownika przez pracodawcę, u którego monitoring już działa, przekazanie takiej informacji powinno mieć formę pisemną. Może to być zatem oświadczenie pracodawcy skierowane imiennie do konkretnego pracownika (jak w powyższym wzorze) przekazywane mu w formie papierowej lub elektronicznej (np. e-mailem).
Komentarz 2. Cel monitoringu
Przepisy prawa pracy szczegółowo wskazują, w jakich celach dozwolone jest stosowanie monitoringu wizyjnego wobec pracowników. Są to:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
- ochrona mienia,
- kontrola produkcji,
- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu w innych celach niż wymienione. Natomiast może używać monitoringu do realizacji tylko części lub jednego z tych celów.
Jakie miejsca mogą być monitorowane?
Komentarz 3. Monitorowane miejsca
Informacja o monitoringu powinna zawierać dokładne określenie miejsc, w których jest on stosowany. W związku z tym należy wymienić pomieszczenia oraz obszar na zewnątrz, które są objęte monitoringiem wizyjnym.
Trzeba jednak pamiętać, że przepisy ograniczają możliwość stosowania monitoringu w:
- pomieszczeniach sanitarnych,
- szatniach,
- stołówkach,
- palarniach.
Od wskazanych zakazów przepisy przewidują wyjątek. Monitoring pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni jest dozwolony wyłącznie w sytuacji, gdy:
- stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu, w jakim został zainstalowany (nie może być to cel inny niż wskazany w poprzednim komentarzu),
- nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika (w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób).
Pracodawca musi mieć także świadomość, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonuje taka organizacja, konieczna jest zgoda przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Bezwzględny zakaz monitorowania obowiązuje natomiast w przypadku pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Niezależnie od wskazania monitorowanych miejsc w przekazywanej pracownikom informacji pracodawca oznacza miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Oznakowanie tych miejsc powinno zostać przygotowane nie później niż 1 dzień przed uruchomieniem systemu monitorowania.
WAŻNE
Pracodawca ma obowiązek oznaczyć miejsca objęte monitoringiem w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
Komentarz 4. Sposób monitorowania
Treść informacji o monitoringu powinna zawierać doprecyzowanie sposobu zastosowania monitoringu. Można przykładowo wskazać: czy monitoring działa nieustannie, czy tylko w określonych godzinach, czy jest dostępny wyłącznie w sytuacji konieczności weryfikacji jakiegoś zdarzenia, czy może jest oglądany na bieżąco przez wyznaczonych do tego pracowników oraz w jaki sposób zostaje utrwalany obraz.
Jaki jest okres przetwarzania danych z monitoringu?
Komentarz 5. Okres przetwarzania danych z monitoringu
Przepisy prawa pracy ograniczają czas przechowywania nagrań z monitoringu maksymalnie do 3 miesięcy od dnia nagrania. W ramach tego limitu pracodawca może sam swobodnie decydować, jak długo potrzebuje je przechowywać, aby zrealizowanie celu, dla którego zainstalowano monitoring, było możliwe.
Od wyżej wskazanej zasady przepisy dopuszczają jednak wyjątki. Są to przypadki, gdy:
- nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa,
- pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu.
Wówczas termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Po upływie tych okresów uzyskane nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, chyba że ich pozostawienie dopuszczają odrębne przepisy.
Czy pracownik ma dostęp do nagrań z monitoringu?
Komentarz 6. Dostęp do nagrań z monitoringu
Dobrą praktyką jest wskazanie w informacji dla pracownika, kto będzie miał dostęp do nagrań systemu monitorowania. Należy pamiętać, że osoby, które mogą otrzymać takie uprawnienie, powinny być do tego rodzaju działań upoważnione przez pracodawcę.
Informacja o monitoringu - klauzula
Komentarz 7. Klauzula informacyjna
Trzeba mieć świadomość, że pozyskane w wyniku monitorowania zapisy wizualne stanowią przetwarzanie danych osobowych pracowników, np. ich wizerunków. W związku z tym, jeśli nie zostało to uregulowane w wewnątrzzakładowym dokumencie ustalającym zasady monitorowania, z którym pracownik został zapoznany, to pracodawca powinien w informacji o monitoringu zamieścić także pouczenie RODO skonstruowane na potrzeby procesu monitorowania.
Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu
Komentarz 8. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o monitoringu
Dobrą praktyką jest pobranie przez pracodawcę oświadczenia od pracownika, że otrzymał informację o monitoringu i się z nią zapoznał. Pozwala to pracodawcy wykazać fakt dopełnienia obowiązku informacyjnego.
Natomiast nie ma konieczności pobierania od pracownika zgody na wprowadzenie monitoringu (z wyjątkiem sytuacji monitorowania wizyjnego pomieszczeń sanitarnych, kiedy taka zgoda organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników jest wymagana). Co więcej, zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18) oczekiwanie od pracownika, że wyrazi oświadczenie o zgodzie na monitorowanie, jest niezasadne. Brak takiej zgody nie stanowi też podstawy do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.
Monitoring wizyjny w pracy - wyrok Sądu Rejonowego
Pracownik jest tylko informowany o wprowadzeniu monitoringu oraz o celu, zakresie oraz sposobie jego zastosowania. Wprowadzenie monitoringu nie jest więc uzależnione od zgody pracownika.
Oczekiwanie od pracownika zgody nie miało zatem żadnego uzasadnienia. Było działaniem nadmiernym, pozostającym w opozycji do przepisów, które weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. Skoro zgoda powoda na stosowanie monitoringu nie była potrzebna, to brak tej zgody nie może uzasadniać rozwiązania z nim umowy o pracę.
Podstawa prawna:
• art. 222 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162
Powołane orzeczenia sądów:
• wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 28 grudnia 2018 r. (IV P 364/18)