Pracodawca, aby dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika, musi uzyskać jego pisemną zgodę. Wyjątkowo zgoda na dokonanie odliczeń nie jest wymagana np. w przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych.
Po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych potrąceniu podlegają następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Ponadto z wynagrodzenia pracownika odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.). Odliczenia tego można dokonać tylko w bezpośrednio następującym terminie wypłaty wynagrodzenia (wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96).
Przykład
Pracodawca w regulaminie wynagradzania określił, że wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana 27. dnia każdego miesiąca. Pracownik, który jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, po sporządzeniu przez dział płac listy płac za lipiec 2012 r., dostarczył 1 sierpnia 2012 r. zwolnienie lekarskie na okres od 30 lipca 2012 r. do 3 sierpnia 2012 r. W takim przypadku pracodawca powinien dokonać odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia zasadniczego bez zgody pracownika w terminie wypłaty za kolejny miesiąc, tj. do 27 sierpnia 2012 r. Jeżeli tego nie zrobi, to odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia będzie mógł dokonać wyłącznie za pisemną zgodą pracownika.
Tak jak podano w przykładzie powyżej, nadpłacenie świadczeń dla pracownika wynikało z faktu, że pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie po sporządzeniu przez pracodawcę listy płac i wypłacie wynagrodzenia. Jeżeli jednak nadpłacone wynagrodzenie będzie spowodowane pomyłką pracodawcy – to w takim przypadku bez pisemnej zgody pracownika nie można dokonać potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia również przy następnej wypłacie przypadającej bezpośrednio po miesiącu, w którym powstał błąd.
Potrącenia na wniosek wierzyciela
Pracodawca jest zobowiązany do dokonania potrąceń z wynagrodzenia pracownika na zaspokojenie należności alimentacyjnych także bez postępowania egzekucyjnego. Dokonuje tego na wniosek wierzyciela, na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego (art. 88 k.p.).
Są 2 wyjątki, przy których pracodawca nie może dokonać potrącenia bez postępowania egzekucyjnego:
- jeżeli świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych.
- wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Świadczenia alimentacyjne
Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, według rangi dotyczącej kolejności w dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia, zajmują pierwsze miejsce. Oznacza to, że w przypadku zbiegu potrąceń z wynagrodzenia pracownika, potrącone wynagrodzenie zawsze w pierwszej kolejności będzie pokrywało świadczenia alimentacyjne. Egzekucja świadczeń alimentacyjnych różni się od pozostałych potrąceń wysokością dopuszczalnej wielkości potrącenia – na świadczenia alimentacyjne można dokonać potrącenia w wysokości 3/5 wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Potrącenia z wynagrodzenia bez zgody pracownika