Zgodnie z projektem przygotowanym przez Ministerstwo Rozwoju, umowy o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy, a także realizacja szeregu obowiązków informacyjnych ciążących na pracodawcach, w tym prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będą mogły mieć postać elektroniczną. W pełni popieramy te propozycje, ponieważ wpisują się one w zgłaszane przez nas postulaty, dotyczące potrzeby ograniczenia biurokracji oraz wprowadzenia możliwości stosowania formy cyfrowej jako alternatywnej i równoważnej względem formy pisemnej.
Projekt zakłada rozróżnienie elektronicznych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Te, które zawierają oświadczenia woli stron i mają istotny wpływ na przebieg zatrudnienia dla swojej ważności będą wymagały użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. umowa o pracę). Natomiast te związane jedynie z przekazywaniem informacji nie będą musiały być opatrzone podpisem elektronicznym. Chodzi tu o obowiązki informacyjne pracodawcy przewidziane w Kodeksie pracy, np. przekazywanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, udostępnianie treści przepisów dotyczących równego traktowania czy instrukcji z zakresu BHP.
Polecamy produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Dzięki proponowanym zmianom przepisy zostaną dostosowane do warunków funkcjonowania współczesnych firm, gdzie komunikacja z pracownikiem odbywa się za pośrednictwem e-maila a nie wymiany pism. Stąd wnioski składane przez pracowników będą mogły mieć postać cyfrową, zamiast dotychczasowej pisemnej (np. wniosek o urlop wypoczynkowy czy urlopy związane z rodzicielstwem, wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy albo wniosek o udzielenie czasu wolnego na załatwienie spraw osobistych). Istotnym ułatwieniem dla firm będzie też przewidziana w projekcie możliwość stosowania formy elektronicznej w przypadku planów urlopów, ewidencji czasu pracy oraz rejestrów i wykazów, które pracodawcy na gruncie Kodeksu pracy muszą prowadzić.
Co więcej, zgodnie z propozycją, pracodawca będzie mógł także prowadzić i przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej (np. w postaci skanów). Wybór formy – elektronicznej lub tradycyjnej papierowej – będzie należał do pracodawcy. Zwracaliśmy uwagę na to, że obecny obowiązek archiwizacji dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika przez 50 lat jest absurdalny, a ponadto wiąże się z istotnymi kosztami finansowymi i logistycznymi po stronie pracodawców. Dlatego z zadowoleniem przyjmujemy pomysł resortu dotyczący skrócenia tego okresu do 10 lat. Należy zauważyć, że ze względu na przewidziany w projekcie obowiązek wydawania przez pracodawcę nowej deklaracji informacyjnej, ZUS będzie dysponował wszystkimi niezbędnymi danymi do ustalenia prawa do emerytury. W ten sposób zabezpieczone zostaną interesy ubezpieczonych.
Projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju stanowi realizację rządowego pakietu „100 zmian dla firm”. Należy jednak przypomnieć o tym, że próby wprowadzenia przepisów dotyczących elektronizacji i archiwizacji dokumentacji pracowniczej były podejmowane już wcześniej, w ramach tzw. ustaw deregulacyjnych, a w 2015 r. powstał nawet odpowiedni projekt legislacyjny. Dobrze, że resort pozostaje wierny tym ideom i kontynuuje prace nad zmianami prawnymi, które mają stanowić ułatwienie dla pracodawców. Liczymy również na to, iż projektowana nowelizacja zostanie wprowadzona, a realizowane przez nią cele – deregulacji i elektronizacji – będą też przyświecały Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Pracy, która ma przygotować nowe kodeksy pracy.
Wioletta Żukowska, ekspert Pracodawców RP
Zobacz serwis: Podatki