Zdarzenie uznaje się za wypadek przy pracy na podstawie ustalenia jego okoliczności i przyczyn m.in. przez wysłuchanie wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala, a także przez zebranie informacji dotyczących wypadku od świadków tego zdarzenia. Do karty wypadku dołącza się zapis wyjaśnień poszkodowanego i informacji uzyskanych od świadków wypadku, a także inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności dokumenty sporządzone z oględzin miejsca wypadku, inne dowody dotyczące wypadku uznane za niezbędne do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, a także uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w karcie wypadku zgłoszone przez poszkodowanego lub uprawnionego członka rodziny. Kartę wypadku sporządza się w 3 egzemplarzach: pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany lub uprawniony członek rodziny, drugi pozostaje w podmiocie ustalającym okoliczności i przyczyny wypadku, trzeci jest przekazywany do ZUS, jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy.
W nowym załączniku do rozporządzenia, stanowiącym wzór karty wypadku, w lewym górnym rogu należy podać nazwę i adres podmiotu sporządzającego kartę wypadku lub przystawić pieczątkę (jeśli ww. podmiot ją posiada). W części II „Dane identyfikacyjne poszkodowanego” w pkt 2 usunięte zostało miejsce dotychczas przeznaczone na wpisanie numeru NIP, a w pkt 5 uaktualniono podstawę prawną. W części III „Informacje o wypadku” pkt 2 został rozszerzony o informacje o skutkach wypadku, tj. o rodzaju i umiejscowieniu urazu. Jest to niezbędne do prawidłowej kwalifikacji zdarzenia, a także w celu ujednolicenia ustalania okoliczności i przyczyn wypadków dotyczących pracowników i osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu z innego tytułu. W pkt 4 należy wpisać odpowiedni punkt ust. 3 art. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, a także uzasadnić i wskazać dowody, jeżeli zdarzenia nie uznano za wypadek przy pracy. Pozostałe zmiany mają charakter uaktualniający.
Zmiany wprowadza rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 1 sierpnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz.U. z 2012 r. poz. 909)