Pracodawcy, którzy nie tworzą funduszu ZFŚS, mogą wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe, jeśli pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Na innej podstawie prawnej świadczenie urlopowe mogą też otrzymać nauczyciele, do których stosuje się Kartę Nauczyciela.
Dwa różne świadczenia urlopowe
Należy przede wszystkim wskazać, iż w polskim porządku prawnym mamy do czynienia z dwoma typami świadczenia urlopowego. Te, które przysługują nauczycielom mają inną podstawę i różnią się w niektórych założeniach od dodatku, który może otrzymać osoba zatrudniona w prywatnym zakładzie pracy, w którym nie utworzono zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Świadczenie urlopowe w firmach, które nie tworzą ZFŚS
Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) mogą tworzyć:
- zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo
- wypłacać świadczenie urlopowe.
Jeśli zakład pracy postanowi nie wypłacać dodatkowych środków urlopowych, powinien poinformować o tym swoich pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy do końca stycznia każdego roku.
Dodatek (zwany potocznie świadczeniem urlopowym), który przysługuje pracownikom prywatnego sektora, znacznie różni się w swoich założeniach. Wypłaca się go najpóźniej w ostatnim dniu przed dniem rozpoczęcia przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Zgodnie z art. 3 ustawy z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, fundusz ten tworzy się, jeśli w dniu 1 stycznia danego roku w zakładzie pracy zatrudnionych jest co najmniej 50 pracowników na pełnym etacie. Może on także powstać na skutek złożenia wniosku przez zakładową organizację związkową u pracodawcy zatrudniającego od 20 do 50 pracowników. W „mikro” zakładach pracy, w którym na pełny etat jest zatrudnione mniej niż 50 osób, istnieją dwie możliwości – utworzenie z własnej inicjatywy funduszu bądź wypłacanie świadczenia urlopowego, które jest przedmiotem niniejszych rozważań. W tym przypadku wysokość świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego.
Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS „wysokość odpisu podstawowego (…) wynosi na jednego zatrudnionego (…) 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą”.
Pracodawca prywatny ma prawo ustalić wysokość wypłacanych świadczeń urlopowych na poziomie niższym niż równowartość odpisu podstawowego (od 1 lipca 2023 r. wysokość tego odpisu wynosi 1914,34 zł).
Podstawą ustalenia odpisów w bieżącym roku, na mocy zmian od 1 lipca 2023 roku, jest kwota 5104,90 zł (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 roku – na skutek „odmrażania” podstawy naliczenia ZFŚS).
Zatem odpis podstawowy na 1 pracownika zatrudnionego w standardowych warunkach pracy wynosi 1914,34 zł. Są grupy zawodowe, u których wskaźnik ten jest obliczany w inny sposób:
- młodociani podczas pierwszego roku nauki (5%),
- młodociani w trakcie drugiego roku nauki (6%),
- młodociani w trzecim roku nauki (7%) oraz
- wykonujący pracę o szczególnym charakterze oraz w szczególnych warunkach (50%).
Odpowiedniemu zwiększeniu ulega wskaźnik w przypadku pracowników z niepełnosprawnościami, emerytów oraz rencistów. Wysokość świadczenia urlopowego dla pracownika ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru pracy.
Świadczenie urlopowe dla nauczycieli
W odniesieniu do świadczenia dla nauczycieli, zgodnie z art. 53 Karty Nauczyciela, do końca sierpnia każdego roku wypłacane jest świadczenie urlopowe w wysokości równej wartości odpisu podstawowego, czyli w kwocie 1914,34 zł.
Należy zwrócić uwagę na uchwałę Sądu Najwyższego z dnia 23 lutego 2022 roku
w sprawie o sygn. akt III PZP 3/21, w której Sąd orzekł, że „podstawę ustalenia wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w odniesieniu do nauczycieli będących emerytami, rencistami albo nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenia kompensacyjne jest suma tych świadczeń pobieranych przez nich w ciągu roku”.
Z kolei w stosunku do „czynnie” wykonujących zawód nauczycieli, odpis podstawowy jest ustalony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym.
Wysokość odpisu określa się zgodnie z ustawą o ZFŚS. Kluczowy jest w tym przypadku wymiar czasu pracy określony w umowie bądź akcie mianowania. Należy podkreślić, iż świadczenie „urlopowe” dla nauczycieli jest wypłacane niezależnie od tego, czy nauczyciel rzeczywiście planuje w danym roku wypoczynek. Pracodawca wypłaca zatem świadczenie, które do urlopu odnosi się de facto jedynie w swojej nazwie, a ponadto nie może uchylić się od jego uiszczenia.
dr Katarzyna Kalata, radca prawny Kancelaria Kalata, założycielka HR LEX
Paulina Bartnikowska, Junior Associate w Kancelarii Kalata