Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej określają dwa rozporządzenia:
- rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dotyczy podróży krajowych,
- rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju reguluje delegacje zagraniczne.
Rozporządzenia te w szczególności określają wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta. Są również określone limity na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
PIP - kontrola wypłaty wynagrodzeń pracownikom >>
Natomiast jeśli pracownik jest delegowany przez innych pracodawców niż wyżej wymienieni, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się:
- w układzie zbiorowym pracy lub
- w regulaminie wynagradzania albo
- w umowie o pracę (jeżeli u pracodawcy brak jest układu zbiorowego pracy lub nie ma obowiązku do ustalenia regulaminu wynagradzania).
Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio na podstawie przepisów powołanych wyżej rozporządzeń.