Sezon urlopowy 2026 r. już za chwilę. Przygotowaliśmy miniporadnik dla działów kadr i płac, szczególnie początkujących pracowników kadrowych, dotyczący dziesięciu podstawowych obowiązków związanych z urlopami. Co należy zrobić przed sezonem urlopowym?
Obowiązki kadrowe przed sezonem urlopowym 2026 r.
Przed sezonem urlopowym warto uporządkować kilka kluczowych spraw kadrowo-płacowych, żeby uniknąć chaosu organizacyjnego, błędów w ewidencji czasu pracy i problemów z zastępstwami.
10 obowiązków działów kadr i płac
Oto 10 najważniejszych obowiązków działu HR i pracodawcy:
1. Weryfikacja zaległych urlopów
Sprawdzenie, którzy pracownicy mają niewykorzystany urlop z poprzedniego roku i zaplanowanie jego wykorzystania zgodnie z terminami wynikającymi z prawa pracy. Zgodnie z przepisami - czas na wykorzystanie urlopu zaległego jest do 30 września br. Uwaga: Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody!
2. Aktualizacja planu urlopów
Jeśli firma prowadzi plan urlopów, należy go zaktualizować względem potrzeb biznesowych i dostępności pracowników. W związku ze zwolnieniami lekarskimi często te terminy przesuwają się i wtedy łatwo o kumulację absencji.
3. Kontrola limitów urlopowych
Zweryfikowanie wymiaru urlopu każdego pracownika (20/26 dni, proporcjonalność, zmiany etatu, staż pracy) z uwzględnieniem zmian od 1 maja 2026 roku i dokumentów doniesionych przez pracowników.
4. Zapewnienie zastępstw
Ustalenie osób zastępujących podczas nieobecności i przygotowanie przekazania obowiązków, dostępów oraz kontaktów.
5. Przegląd harmonogramów czasu pracy
Grafik powinien uwzględniać urlopy, normy odpoczynku oraz zapewniać ciągłość pracy działów operacyjnych.
6. Weryfikacja procedur urlopowych
Upewnienie się, że (szczególnie nowi) pracownicy wiedzą:
- o jak składać wnioski,
- o z jakim wyprzedzeniem,
- o kto zatwierdza urlopy,
- o jak działa urlop na żądanie.
7. Aktualizacja dokumentacji pracowniczej
Sprawdzenie kompletności akt osobowych, badań lekarskich, szkoleń BHP i danych kontaktowych.
8. Przygotowanie naliczeń urlopowych
Dział płac powinien zweryfikować zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego oraz składników zmiennych.
9. Zabezpieczenie ciągłości komunikacji i dostępu do danych
Warto ustalić:
- o autorespondery,
- o przekierowania maili,
- o zastępstwa w systemach,
- o procedury awaryjne.
10. Komunikacja z zespołem i menedżerami
Przed sezonem urlopowym dobrze przypomnieć zasady planowania nieobecności i terminy składania wniosków. Czasami zastępstwa wiążą się z zatrudnieniem dodatkowych osób na umowę zlecenie.