Zwykle pracodawcy sporządzają na dany rok plany urlopowe, określające terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych pracowników. Taki plan tworzy się z uwzględnieniem wniosków pracowników. Dzięki planowi urlopowemu w firmie zapewniony zostanie normalny tok pracy, szczególnie w okresie urlopowym.
Każdy pracownik ma zagwarantowany w Kodeksie pracy urlop wypoczynkowy – coroczny, płatny i co do zasady nieprzerwany. W zależności od stażu pracy pracownicy mają prawo do 20 lub 26 dni urlopu w danym roku kalendarzowym. Jednak liczba dni urlopu, jaka zostanie w praktyce wykorzystana, musi każdorazowo pokrywać się dokładnie z należnym pracownikowi wymiarem urlopu. Mogą bowiem wystąpić okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie urlopu w pełnym należnym na dany rok wymiarze – co spowoduje konieczność przesunięcia i udzielenia urlopu w kolejnym roku.
Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami
Przysługująca pracownikowi pula dni urlopu może być wykorzystana na podstawie indywidualnego porozumienia pracownika z pracodawcą lub w oparciu o uzgodniony wcześniej plan urlopów. Przepisy regulujące uprawnienia urlopowe nie regulują kompleksowo sposobu tworzenia takiego planu.
Należny pracownikowi urlop wypoczynkowy może zostać udzielony albo zgodnie z planem urlopów, albo na indywidualny wniosek pracownika.
Plan urlopów – zasady wynikające z przepisów
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Z przepisów regulujących udzielenie urlopu wynika kilka podstawowych zasad w zakresie sporządzania planu urlopów. Należy zatem wiedzieć, że:
● plan urlopów ustala pracodawca,
● przy ustalaniu planu urlopów uwzględnia się wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
● planem urlopów nie obejmuje się urlopu udzielanego na żądanie pracownika w terminie przez niego wskazanym – 4 dni tzw. urlopu na żądanie,
● plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników – w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Niestety, przepisy dotyczące udzielania urlopów z wykorzystaniem planu urlopów nie regulują kwestii proceduralnych. Oznacza to, że opracowując taki plan, należy trzymać się sztywno wskazanych wyżej zasad, natomiast w pozostałym nieuregulowanym zakresie pracodawca może samodzielnie kształtować procedury tworzenia planu.
Procedura tworzenia planu urlopów krok po kroku
Krok 1.
Określenie zakresu czasowego obowiązywania planu
Pracodawca, który ma zamiar opracować plan urlopów, w pierwszej kolejności powinien zdecydować, na jaki okres taki plan zostanie opracowany. Przepisy nie zawierają w tym zakresie żadnych wskazań. Najczęstszą praktyką jest ustalanie planu urlopu na okres 12 miesięcy obejmujących rok kalendarzowy, z którego rozpoczęciem pracownik nabywa prawo do urlopu.
Jednak brak szczegółowych wskazań w zakresie okresu, jaki powinien obejmować plan urlopów powoduje, że pracodawca ma możliwość planowania urlopów w ramach krótszych niż roczny odcinków czasu. Tym samym należy przyjąć, że nie ma przeszkód do opracowania np. dwóch planów urlopów na okresy:
● 1 stycznia – 30 czerwca,
● 1 lipca – 31 grudnia.
Takie rozwiązanie w postaci tworzenia dwóch planów obejmujących tym samym krótsze przedziały czasu mogą okazać się z punktu widzenia pracownika korzystniejsze – umożliwiają bowiem dostosowanie terminu wykorzystania letniego wypoczynku do aktualnych preferencji pracownika. Dla pracodawcy takie rozwiązanie wydaje się jednak być mniej korzystne – proces tworzenia planu powtarza się dwa razy, a ponadto, mając informacje o urlopowych nieobecnościach na cały rok, łatwiej organizować pracę.
U pracodawców prowadzących działalność na dużą skalę, zatrudniających różne grupy pracowników, nic nie stoi na przeszkodzie, aby okres, na jaki ma być opracowywany plan urlopów, był różny – dla poszczególnych grup zatrudnionych. Nie ma bowiem wymogu, aby planowanie urlopów w zakresie długości planu było jednakowe dla wszystkich grup pracowniczych.
Pracodawca prowadzi duży zakład przemysłowy. Zatrudnia pracowników na stanowiskach robotniczych jak również pracowników administracyjno-biurowych. W omawianym przypadku nic nie stoi na przeszkodzie, aby dla pracowników biurowych tworzyć plan na cały rok, a dla pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy produkcji – np. dwa plany na okresy półroczne.
Krok 2.
Ustalenie terminu sporządzenia planu
Przepisy nie regulują także kwestii terminu, w jakim plan urlopów powinien zostać stworzony. Pośrednią wskazówką, kiedy należy opracować plan, jest to, że corocznie z dniem 1 stycznia pracownik nabywa prawo do nowej, pełnej puli urlopowej, należnej na dany rok kalendarzowy. Tym samym przyjmuje się, że plan powinien być ostatecznie przygotowany i upubliczniony najpóźniej na koniec roku. Oznacza to, że cała procedura opracowywania planu powinna zostać wdrożona przez pracodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem – tak aby ostateczna wersja planu mogła być opracowana i podana do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem kolejnego roku.
W przypadku gdy u pracodawcy tworzone są np. dwa plany urlopowe – na równe półroczne okresy, wówczas należy uznać, że z oczywistych względów nie ma potrzeby, aby obydwa plany były opracowywane w tym samym czasie. Pierwszy powinien być opracowany pod koniec roku, drugi – również z odpowiednim wyprzedzeniem – tak aby był gotowy i podany do wiadomości pracowników przed 1 lipca.
Krok 3.
Wskazanie terminów oraz formy składania wniosków urlopowych przez pracowników
Opracowanie planu urlopów powinno odbywać się przy udziale pracowników. Pominięcie ich udziału stanowiłoby naruszenie zasady, zgodnie z którą plan ustala wprawdzie pracodawca – ale biorąc pod uwagę wnioski pracowników (art. 163 § 1 k.p.). W celu uniknięcia nieporozumień warto, aby pracodawca poinformował pracowników o terminie, w ramach którego będzie oczekiwał wniosków pracowników określających propozycje terminów wykorzystania urlopów.
Plan urlopów powinien uwzględniać urlopy pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu – niezależnie od faktu, że prawo do urlopu nabywają z każdym przepracowanym miesiącem, jak również urlopy proporcjonalne pracowników zatrudnionych na czas określony. Plan powinien również uwzględniać pracowników powracających w ciągu roku z urlopów związanych z rodzicielstwem.
Należy zauważyć, że przepisy nie określają formy wniosków pracowniczych, jakie powinny być składane na potrzeby opracowywania planu urlopów. Ułatwieniem będzie ujednolicenie zakładowej praktyki w tym zakresie – z uwzględnieniem technicznych możliwości, jakimi dysponują pracownicy. Najpewniejsza jest oczywiście forma pisemna, w ramach której pracownik wskaże propozycje konkretnych terminów, w jakich będzie chciał skorzystać z urlopu. W praktyce, jeżeli pracownicy świadczą pracę np. przy użyciu komputerów, dopuszczalne jest przyjmowanie propozycji urlopowych przesyłanych pocztą elektroniczną.
Informacja o zamierzeniach urlopowych przekazywana pracodawcy powinna być precyzyjna. Pracownicy powinni zatem unikać posługiwania się ogólnymi sformułowaniami typu: „mam zamiar wykorzystać urlop w lipcu” czy „chciałbym wykorzystać urlop w pełnym wymiarze pod koniec roku”. Propozycje urlopowe pracowników muszą być konkretne i wskazywać jednoznacznie poszczególne daty dni oraz przedziały czasu, w ramach których pracownik ma zamiar korzystać z urlopu.
Krok 4.
Analiza złożonych wniosków urlopowych
Propozycje urlopowe pracowników powinny zostać przez pracodawcę przeanalizowane. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, czy z treści wniosku wynika, kto jest jego autorem – inaczej mówiąc, czy został on czytelnie podpisany imieniem i nazwiskiem wnioskodawcy. Jeżeli takiego podpisu nie ma (lub jest nieczytelny), wówczas wniosek nie będzie mógł być rozpatrzony ani tym bardziej uwzględniony.
W celu uniknięcia wątpliwości i zapewnienia sprawnego rozpatrywania wniosków urlopowych dobrą praktyką będzie opracowanie i podanie do wiadomości pracowników szablonu (wzoru) wniosku urlopowego.
Polecamy: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.
Jeżeli z treści wniosku wynika w sposób jednoznaczny, od kogo pochodzi, pracodawca może przystąpić do oceny w zakresie prawidłowości zaproponowanego przez pracownika podziału urlopu – w sytuacji gdy pracownik o taki podział wnioskuje. Należy zwrócić uwagę, czy propozycje urlopowe pracowników korespondują z zasadą, zgodnie z którą jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. W sytuacji gdy propozycja urlopowa pracownika nie respektuje powyższej zasady – pracodawca nie powinien takiego wniosku uwzględnić. Wskazane jest wówczas zwrócenie się do pracownika, aby ten dokonał stosowanej korekty złożonego wniosku i określił dłuższy przedział czasu, w ramach którego urlop będzie trwał przynajmniej 14 następujących bezpośrednio po sobie dni kalendarzowych.
Urlop może być udzielony w całości lub podzielony na części, ale przynajmniej jedna z części urlopu powinna trwać przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Należy pamiętać, że nie cały należny na dany rok kalendarzowy wymiar urlopu podlega planowaniu. W planie urlopów uwzględnia się 22 lub 16 dni urlopu wypoczynkowego. Wynika to z zasady, że urlop na żądanie – czyli 4 dni należące do ogólnej puli urlopowej – nie jest w planie uwzględniany. Zatem w przypadku gdyby wniosek pracownika zawierał propozycje wykorzystania urlopu obejmującą pełny wymiar urlopu, rolą pracodawcy jest zwrócenie pracownikowi uwagi.
Krok 5.
Tworzenie planu urlopów
Pracodawca, który zakończył zbieranie od pracowników propozycji w kwestii terminów urlopów, przeanalizował je pod względem formalnym oraz w kwestii prawidłowego podziału urlopu na części, może przystąpić do tworzenia planu urlopów. Nie jest to zadanie łatwe, ponieważ tworząc plan trzeba uwzględnić:
● potrzeby pracodawcy wynikające z konieczności zapewnienia prawidłowego procesu pracy,
● potrzeby pracowników wynikające z wniosków urlopowych,
● sytuacje konfliktowe wynikające ze zbieżności propozycji urlopowych pracowników.
Ustalenia zawarte w planie urlopów muszą być wynikiem kompromisu. Prawo pracownika do urlopu – w tym do składania propozycji urlopowych nie może w praktyce powodować, że zakład pracy zaprzestanie działalności. Problemy mogą dotyczyć szczególnie małych pracodawców, jak również zakładów pracy, w których wykonuje się tzw. pracę skooperowaną, wymagającą jednoczesnego udziału wielu pracowników – np. praca przy liniach produkcyjnych. Zatem z punktu widzenia pracodawcy kluczową kwestią przy ustalaniu planu urlopów jest potrzeba zapewnienia w miarę niezakłóconego toku pracy w związku z prawem pracownika do urlopu.
Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 k.p.). Kolejność przesłanek wskazana w powyższym przepisie może sugerować, że w pierwszym rzędzie uwzględniane są potrzeby pracowników wynikające z wniosków urlopowych. Jednak taka interpretacja nie wydaje się właściwa.
Pracodawca ma obowiązek przyjąć i rozpatrzyć wnioski pracowników w sprawie terminów urlopów wypoczynkowych. Nie ma natomiast bezwzględnego obowiązku uwzględniania konkretnych propozycji urlopowych, jeżeli kłócą się one z potrzebą zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownikowi przysługuje roszczenie w sprawie możliwości wykorzystania urlopu w naturze – nie ma natomiast roszczenia w sprawie jego wykorzystania w terminach przez siebie wskazanych.
W przypadku gdy nie ma kolizji z organizacją pracy, pracodawca powinien wniosek pracownika uwzględnić. W przeciwnym razie naraża się na zarzut bezprawnego nieudzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika.
Fakt, że terminy wskazane przez pracownika we wniosku urlopowym nie kolidują bezpośrednio z organizacją pracy, nie oznacza, że w każdym przypadku wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony i będzie miał odzwierciedlenie w planie urlopów. Może się bowiem zdarzyć sytuacja, w ramach której kilku pracowników złoży propozycje w sprawie wykorzystania urlopu w tym samym terminie. W takim przypadku albo pracownicy uzgodnią między sobą, kto ostatecznie będzie się ubiegał o urlop w danym terminie, albo w braku takiego porozumienia pracodawca rozstrzygnie sporną kwestię.
Dwóch pracowników zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach każdego roku ubiega się o 3 tygodnie urlopu od 1 lipca. W takim przypadku pracodawca, nie mogąc z powodów organizacyjnych udzielić w tym terminie urlopu obu pracownikom, powinien udzielać urlopu naprzemiennie – w jednym roku z dniem 1 lipca jeden pracownik rozpoczyna urlop, w kolejnym roku – drugi pracownik. Pracodawca nie powinien w każdym roku w ramach tworzenia planu urlopów akceptować terminów wypoczynku wskazanych przez tego samego pracownika. Taka praktyka może bowiem narazić pracodawcę na zarzut nierównego traktowania.
W przypadku gdy pracownik nie ma możliwości wykorzystania urlopu w pełnym wymiarze w danym roku, przechodzi on na rok kolejny jako tzw. urlop zaległy. Przyjmuje się, że urlop ten również powinien zostać w planie ujęty.
Krok 6.
Podanie planu do wiadomości pracowników
Niezależnie od tego, że każdy z pracowników, składając wniosek urlopowy, wie, kiedy będzie urlop wykorzystywał (jeśli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony), obowiązkiem pracodawcy jest podanie do wiadomości pracowników planu urlopów. Następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy – np. na tablicy ogłoszeń.
Pracodawca, który podał plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, nie ma obowiązku wręczania planu każdemu pracownikowi indywidualne. Sąd Najwyższy w uchwale z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79 (OSNCP 1980/7-8/132) stwierdził, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy.
Podstawa prawna:
● art. 152, art. 153, art. 161, art. 162, art. 163, art. 1672, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).