Jeden przepis a takie znaczenie: plan urlopów 2026. Pracownicy i pracodawcy - pamiętacie o tym wyjątku z KP?

• Plan urlopów w 2026 r.
• Kiedy w 2026 r. pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o urlop?
• Plan urlopów 2026: czy można zmodyfikować plan urlopów?
• Plan urlopów 2026: kiedy nie trzeba mieć? Pracownicy i pracodawcy - pamiętacie o tym wyjątku z KP?
• Rola związków zawodowych w planowaniu: plan urlopów 2026
• Plan urlopów 2026 a wniosek na urlop pracownika
• Uprawnienie do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie a plan urlopów 2026

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, dalej jako; KP) określa szczegółowe zasady w zakresie udzielania urlopów pracowniczych. Najistotniejszym przepisem w tym zakresie zagadnienia: plan urlopów jest art. 163 KP.

Plan urlopów w 2026 r.

Szczególnie w 2026 r. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Niebagatelne znaczenie ma tu nowa ustawa w zakresie zaliczania do stażu pracy okresów wykonywania pracy - na innych podstawach niż stosunek pracy (np. umowa zlecenia, czy okresy wykonywania zadań na JDG). W 2026 r. będzie to szczególnie skomplikowane dla pracodawców, ponieważ konieczne będzie bieżące przygotowanie planów urlopów na 2026 r. dla - nazwijmy to - "standardowych pracowników" jak i dla pracowników ze stażowym - zaliczanym urlopem wypoczynkowym. Trzeba w budżecie, kosztach, planach operacyjnych i faktycznej organizacji pracy przewidzieć i wstępnie sobie zaplanować tegoroczne odmienności. Jest to o tyle trudne, że przecież nie wiadomo ile pracowników złoży zaświadczenie o zaliczeniu do stażu pracy i ile osób faktycznie nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego czy dłuższego urlopu wypoczynkowego. Niemniej jednak skupmy się na dotychczasowym, typowym modus operandi - bowiem jest jeden istotny wyjątek - przepis, odnoszący się planów urlopowych i urlopów wypoczynkowych, w tym na 2026 r. - a nie każdy ma jego świadomość. Przepis ten może zmienić wszystko w organizacji procesu pracy działów HR.

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167 zn. 2 KP (urlop na żądanie).

"Plan urlopów stanowi instrument godzenia sprzecznych niekiedy interesów pracodawcy i pracowników występujących zwykle przy ustaleniu terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Z punktu widzenia pracodawcy najkorzystniejsze jest wykorzystanie przez pracownika urlopu w terminie, w którym jest to najmniej dotkliwe z punktu widzenia konieczności zapewnienia właściwej organizacji pracy. W interesie pracownika leży wykorzystanie urlopu w terminie dogodnym ze względu na możliwości wypoczynku. Plan urlopów jest ustalany jednostronnie przez pracodawcę. Ustalając terminy wykorzystania urlopu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego w określonym terminie. Może odmówić, jeżeli wymagają tego potrzeby związane z organizacją pracy. Trudności może rodzić określenie terminu, w jakim pracodawca powinien zrealizować obowiązek wydania planu urlopów. Pozostaje on w bezpośrednim związku z terminem nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy. Ustalenie planu urlopów oraz podanie go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy powinno nastąpić zasadniczo przed końcem roku kalendarzowego poprzedzającego rok, na który plan jest ustalany." (zob. M. Zieleniecki, Komentarz do art. 163 KP, [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025).

Kiedy w 2026 r. pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o urlop?

Kodeks pracy wyróżnia pewne sytuacje, kiedy pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o urlop wypoczynkowy. Wówczas w przewidzianych w przepisach szczególnych - regulacjach korzystnych dla pracownika - pracodawca obligatoryjnie (obowiązkowo) udziela urlopu w terminie wskazanym we wniosku pracownika. Taka sytuacja ma miejsce w zakresie wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po:

• zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 KP);
• zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 182 z. 1g KP);
• zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 182 zn. 3 § 3 KP);
• zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 KP);
• pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 KP).

Plan urlopów 2026: czy można zmodyfikować plan urlopów?

Tak, istnieje możliwość zmodyfikowania planu urlopów, również w 2026 r. Jak sama nazwa wskazuje jest to tylko plan, a pracodawca zarządzając zakładem pracy, szczególnie przy uwzględnieniu bieżącej sytuacji (osobowe, technicznej, organizacyjnej) - ma możliwość dostosowywania aktualniej struktury dla planów - które mogą się zmieniać. Modyfikacja planów urlopowych jest więc prawnie dopuszczalna - szczególnie ze względu na zmianę struktury zatrudnienia.

Plan urlopów 2026: kiedy nie trzeba mieć? Pracownicy i pracodawcy - pamiętacie o tym wyjątku z KP?

Przepisy Kodeksu Pracy są tak skonstruowane, że dają pracownikom wiele przywilejów, w końcu to funkcja ochrona prawa pracy gwarantuje zapewnienie podstawowych praw pracowniczych. Niebagatelną rolę odrywają w tym wszystkim związki zawodowe, które mają ogromną rolę w partycypacji w zarządzaniu zakładem jak i w regulowaniu praw pracowniczych. Czasami jest jednak tak, że związki zawodowe mogą całkowicie odstąpić od swoich czynności - wyrazić zgodę na pewne działania czy ich brak i wówczas daje to pracodawcy większą swobodę. Tak taż dzieje się w zakresie planów urlopowych, w tym na 2026 r. Tak więc przepisy stanowi, że: Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Rola związków zawodowych w planowaniu: plan urlopów 2026

Jak już zostało wskazane wyżej - istotną rolę w ustalaniu w danym roku kalendarzowym planu urlopów - mają związki zawodowe. Warto wprost odnieść się tutaj do komentarza jednego z przedstawicieli doktryny prawa pracy:

"Rezygnacja pracodawcy z ustalania planu urlopów. Od 1.1.2003 r. art. 163 § 1 KP nie przewiduje udziału związków zawodowych w procesie ustalania planu urlopów. W myśl § 11 komentowanego przepisu zgoda zakładowej organizacji związkowej jest natomiast warunkiem rezygnacji pracodawcy z ustalania planu urlopów. Obowiązku ustalania planu urlopów nie ma również pracodawca, który nie jest objęty zakresem działania żadnej zakładowej (międzyzakładowej) organizacji związkowej. (...)

Wątpliwości odnośnie do roli zakładowej organizacji związkowej w procesie planowania urlopów wypoczynkowych wynikają natomiast z treści art. 30 ust. 6 pkt 4 ZwZawU. Przepis ten przewiduje bowiem, że jeżeli w sprawie ustalenia planu urlopów organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ZwZawU, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Ta sama zasada znajduje zastosowanie w przypadku, gdy u pracodawcy działa jedna zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Przepisu tego nie można traktować jako ustanawiającego obowiązek uzyskania zgody zakładowych organizacji związkowych na ustalenie planu urlopów. Określa on skutki prawne braku wspólnego stanowiska więcej niż jednej zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracowników w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska. Jest on rozwinięciem art. 30 ust. 5 ZwZawU. To czy dana sprawa wymaga zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z zakładową organizacją związkową, regulują odrębne przepisy. Takim odrębnym przepisem jest art. 163 § 1 KP, który nie przewiduje udziału zakładowej organizacji związkowe w procesie ustalania planu urlopów. Należy zgodzić się z poglądem wyrażanym w doktrynie, zgodnie z którym regulacja art. 30 ust. 6 pkt 4 ZwZawU w zakresie, w jakim dotyczy postępowania w sytuacji braku wspólnego stanowiska zakładowych organizacji związkowych, w kwestii ustalania planu urlopów jest bezprzedmiotowa. Trudno w tym wypadku przyjąć, że przepisy prawa pracy różnicują tryb ustalania planu urlopów w zależności od tego, czy pracownicy są reprezentowani przez jedną czy też większą liczbę zakładowych organizacji związkowych.

Komentowany przepis w § 11 przyznaje zakładowej organizacji związkowej kompetencję do wyrażenia zgody na rezygnację z ustalania u danego pracodawcy planu urlopów. Z tego względu treść art. 30 ust. 6 pkt 4 ZwZawU w zakresie, w jakim reguluje on zasady postępowania w sytuacji rozbieżnych stanowisk kilku organizacji związkowych reprezentujących pracowników w sprawie planu urlopów, należy odnosić do tej właśnie kwestii." (zob. M. Zieleniecki, Komentarz do art. 163 KP, [w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 7, 2025).

Plan urlopów 2026 a wniosek na urlop pracownika

Samo zaplanowanie przez pracownika w planie urlopów konkretnych dni - na urlop wypoczynkowy - nie zwalnia pracownika ze złożenia indywidualnego wniosku o urlop wypoczynkowy w konkretnym terminie, a także - co bardzo ważne - uzyskanie zgody od przełożonego. Niedopełnienie powyższego może skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie warto więc ryzykować utratą pracy przez niezłożenie jednego wniosku. Potwierdza to orzecznictwo. Wyrok Sądu Okręgowego w Tarnowie - IV Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 24 października 2019 r., IV Pa 46/19 w tezie, podkreśla, że: O ile można by ze względu na szczególne okoliczności związane z nagłą potrzebą uzyskania urlopu przez pracownika, zrozumieć nie złożenie przez niego wniosku o urlop na stosownym formularzu, to nie można zaakceptować postępowania pracownika polegającego jedynie na elektronicznym zawiadomieniu pracodawcy dzień przed planowanym urlopem o zamiarze wzięcia urlopu i nie oczekiwaniu na uzyskaniu na niego zgody w jakiejkolwiek formie, czy to telefonicznej, elektronicznej lub SMS-owej. Tym bardziej gdy podobna sytuacja z brakiem udzielenia zgody na urlop miała już miejsce w przeszłości. Takie zachowanie pracownika należy zatem kategorycznie zakwalifikować jako spełniające kryteria ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 KP.

Uprawnienie do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie a plan urlopów 2026

Wciąż aktualny pozostaje też wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 września 1979 r., I PRN 82/79, podkreślającym, że: plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.