Urlop na żądanie to część przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, której wykorzystanie następuje na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Wbrew przekonaniu wielu osób, pracodawca nie zawsze musi udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. W niektórych sytuacjach może odmówić spełnienia żądania udzielenia urlopu. Kiedy jest to możliwe? Odpowiadamy.
- Urlop na żądanie na wniosek pracownika
- Urlop na żądanie musi być najpierw udzielony
- Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym – tak brzmi przepis Kodeksu pracy dotyczący urlopu na żądanie. Wydawałoby się, że na tak sformułowany przepis ustanawia swoisty automatyzm: żądanie pracownika zawsze musi być uwzględnione przez pracownika. Nie jest to wcale takie oczywiste.
Urlop na żądanie na wniosek pracownika
W celu skorzystania z urlopu na żądanie pracownik musi zgłosić pracodawcy swoje żądanie (wniosek) najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Sformułowanie „dzień rozpoczęcia urlopu” bywało różnie rozumiane w literaturze przedmiotu. Sąd Najwyższy wyjaśnił wątpliwości w tym zakresie w uzasadnieniu do wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) w sposób następujący:
Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.
Stanowisko to podtrzymał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 7 lutego 2008 r. (II PK 162/07).
Forma wniosku o urlop na żądanie nie jest przesądzona przepisami Kodeksu pracy. Uznaje się więc, że zgłoszenia urlopu na żądanie można dokonać na różne sposoby, np. telefonicznie, sms-em, e-mailem, pisemnie, osobiście. Przepisy nie wymagają, by pracownik uzasadniał wniosek o udzielenie urlopu na żądanie.
Urlop na żądanie musi być najpierw udzielony
Urlopów udziela pracodawca, dotyczy to również urlopu na żądanie. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu – taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09)
Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być wobec tego uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, która stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie
Co do zasady pracodawca obowiązany jest udzielić urlopu na żądanie, jeżeli pracownik poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania.
Mogą jednak zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika – stwierdził skład orzekający Sądu Najwyższego w uzasadnieniu do wyroku z 28 października 2009 r. Zdaniem sędziów SN wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika.
Dlatego też Sąd Najwyższy uznał, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, wobec czego:
Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w pracy.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06)
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 162/07)
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09)