Czy można wypłacać wynagrodzenie częściej niż raz w miesiącu

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 4 sierpnia 1999 r. podniósł, że strony stosunku pracy mogą wprowadzać do umowy o pracę dowolne ustalenia, pod warunkiem że nie będą one mniej korzystne dla pracownika niż obowiązujące normy prawne (art. 18 k.p.). Żaden przepis prawa ani charakter (natura) stosunku pracy lub zasady współżycia społecznego nie stoją na przeszkodzie, aby strony umowy o pracę uzgodniły wcześniejszy niż wynikający z art. 85 § 2 k.p. termin płatności wynagrodzenia za pracę (I PKN 191/99).

Częstsza wypłata w regulaminie

Aby pracodawca mógł wypłacać wynagrodzenia częściej niż raz w miesiącu, powinien kwestię tę określić w przepisach płacowych. Kodeks pracy przewiduje, że warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy (art. 77¹ k.p.). Jeżeli jednak pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, wówczas ustala on warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania (art. 77² § 1 k.p.).

Kontrola wypłaty wynagrodzeń - uprawnienia inspekcji >>

W przypadku gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani przepisy szczególne nie nakazują mu wydawania regulaminu wynagradzania bez względu na liczbę zatrudnionych, termin wypłaty wynagrodzenia powinien ustalić w umowie o pracę.

Konieczne dookreślenie terminu wypłaty

Określony w opisanych wyżej przepisach Kodeksu pracy maksymalny termin wypłaty wynagrodzenia – do 10. dnia następnego miesiąca – dotyczy wyłącznie wynagrodzenia miesięcznego. W przypadku częstszych wypłat wynagrodzeń konieczne jest określenie, w jakich terminach wynagrodzenia te będą wypłacane. Terminy te mogą być określone jako konkretny dzień miesiąca albo tygodnia.

Należy przy tym pamiętać, że obowiązuje tutaj zasada z art. 85 § 3 k.p., zgodnie z którą, jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Przykład

W spółce X regulamin wynagradzania przewiduje możliwość wypłacania wynagrodzenia tygodniowego w stosunku do pracowników, którzy wyrażą zgodę na taki system wypłaty wynagrodzenia. Praca w spółce jest zasadniczo wykonywania od poniedziałku do piątku, soboty są wolne jako dni wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy. Terminem wypłaty określonym dla wynagrodzenia tygodniowego jest każdy piątek. W bieżącym roku święto 11 listopada wypada właśnie w piątek. W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie przez pracodawcę wypłaty wynagrodzenia 10 listopada.

Rozliczanie składek i podatków

Przypadki wypłacania wynagrodzenia w okresach częstszych niż miesięczne są jednak u polskich pracodawców stosunkowo rzadkie, a to ze względu na przyjęty miesięczny system rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i podatków. Należy pamiętać, że pracodawca – płatnik składek jest zobowiązany do przekazania do ZUS imiennych raportów miesięcznych po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek (art. 41 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Ustawa systemowa przewiduje następujące terminy do ustalenia i opłacenia składek za dany miesiąc:

• do 10. dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,
• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.

Powyższe oznacza zatem, że składki ZUS – i analogicznie zaliczki podatkowe – powinny być rozliczone na podstawie przychodu podatkowego osiągniętego w danym miesiącu kalendarzowym. Tym samym pracodawca powinien – ustalając kwotę brutto wynagrodzenia za dany okres – zsumować osiągnięty w danym miesiącu przez pracownika przychód i od niego odprowadzić składki i podatek. Należy pamiętać, że przychód powstaje wtedy, gdy pracownik otrzymuje pieniądze albo kiedy pieniądze są postawione do jego dyspozycji (wyrok NSA z 24 lutego 1994 r., SA/Wr 1804/93).

Składki od zaległego wynagrodzenia >>

Przykład

Pracodawca Z. przewidział w swoich przepisach płacowych wypłatę wynagrodzenia tygodniowego.

Pracownik A. w umowie o pracę ma określone wynagrodzenie w kwocie 960 zł tygodniowo. Jest to przychód osiągnięty przez pracownika w danym tygodniu. We wrześniu 2011 r. pracownik otrzymał łącznie 5 wypłat w dniach 2, 9, 16, 23, 30 września, każda po 960 zł, a zatem za wrzesień otrzymał on przychód w łącznej kwocie 4800 zł.

Rozliczenie miesięczne wygląda więc następująco:

Składki opłacane przez pracodawcę:
– emerytalna (9,76% przychodu) – 468,48 zł,
– rentowa (4,5% przychodu) – 216 zł,
– wypadkowa (ustalana przez ZUS lub organ rentowy, dla potrzeb przykładu przyjęto 2% przychodu) – 96 zł,
– na Fundusz Pracy (2,45% przychodu) – 117,60 zł,
– na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10% przychodu) – 4,80 zł.
Razem – 902,88 zł.

Składki opłacane ze środków pracownika:
– emerytalna (9,76% przychodu) – 468,48 zł,
– rentowa (1,5% przychodu) – 72 zł,
– chorobowa (2,45% przychodu) – 117,60 zł.
Razem – 658,08 zł.

Od kwoty brutto 4800 zł odlicza się:
4800 zł – 658,08 zł = 4141,92 zł

Przychód powinien zostać pomniejszony o koszty uzyskania przychodu w kwocie 111,25 zł (przy założeniu, że pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów)
4141,92 zł – 111,25 zł = 4030,67 zł

Kwota podatku (podstawę opodatkowania zaokrągla się do pełnych złotych):
– 4031 zł x 18% = 725,58 zł,
– 725,58 zł – 46,33 zł = 679,25 zł (obniżenie zaliczki o 1/12 kwoty wolnej od podatku).

Składka na ubezpieczenie zdrowotne:
4141,92 zł x 9% = 372,77 zł.

Odliczenie części składki zdrowotnej od zaliczki na podatek (7,75% podstawy wymiaru):
4141,92 zł x 7,75% = 321 zł.

Kwota zaliczki podatkowej po odliczeniu części składki zdrowotnej:
679,25 zł – 321 zł = 358,25 zł = 358 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Dochód netto za wrzesień:
4141,92 zł – 372,77 – 358 zł = 3411,15 zł.

Jest to dochód do wypłaty, a zatem w każdym tygodniu w terminie wypłaty pracodawca powinien pracownikowi wypłacić 682,23 zł, co wynika z podzielenia kwoty netto na 5 tygodni:
3411,15 zł : 5 = 682,23 zł.

Podstawa prawna:

• art. 18, 77¹, art. 77² § 1, art. 85 § 2 i 3 Kodeksu pracy,
• art. 41 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814),
• wyrok NSA z 24 lutego 1994 r. (SA/Wr 1804/93, POP 1996/5/160).