Tworzenie regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania tworzy pracodawca, który:

• zatrudnia co najmniej 20 pracowników,

• nie jest objęty zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, w którym ustalone są warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na jego podstawie indywidualnych umów o pracę.

WAŻNE!

Aby powstał obowiązek utworzenia regulaminu, pracodawca powinien zatrudniać 20 pracowników, co nie musi przekładać się na 20 pełnych etatów.

Czasem zdarza się tak, że układ zbiorowy nie obejmuje swoją regulacją wszystkich istotnych kwestii dotyczących wynagradzania pracowników. Konsekwencją tego jest fakt, że nie da się na jego podstawie ustalić indywidualnych warunków umów o pracę w zakresie wynagradzania. W takim przypadku w kwestiach nieobjętych układem pracodawca musi stworzyć regulamin wynagradzania.

Obowiązki pracodawców przy zatrudnieniu 20 pracowników >>

Sfera budżetowa

Regulaminu wynagradzania nie tworzy się natomiast w państwowych jednostkach sfery budżetowej, czyli dla:

• członków korpusu służby cywilnej,

• pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania,

• pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w:

– urzędach marszałkowskich,

– starostwach powiatowych,

– urzędach gminy,

– biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego,

– biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego,

– sędziów i prokuratorów.

Związki zawodowe

U pracodawców, u których działają związki zawodowe, powstanie regulaminu wiąże się z obowiązkiem ustalenia jego treści z tymi związkami.

WAŻNE!

Tworzenie regulaminu wiąże się z faktycznym uzgodnieniem jego treści z organizacją związkową. Nie wystarczy więc tylko skonsultować jego treści, ale należy dojść w tym zakresie do porozumienia.

Jeżeli w danym zakładzie działa kilka organizacji związkowych, treść regulaminu powinna być uzgodniona z nimi wszystkimi. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi prowadzić negocjacje z każdą organizacją osobno. To one po wspólnych naradach powinny przedstawić pracodawcy wspólne stanowisko. Mają na to 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu wynagradzania. Jeżeli organizacje zgodzą się na zaproponowaną treść regulaminu – może on wejść w życie, jeżeli nie – należy dalej prowadzić negocjacje.

W przypadku braku współdziałania organizacji związkowych i nieprzedstawienia w ciągu 30 dni wspólnie ustalonego stanowiska pracodawca może ustalić treść regulaminu samodzielnie. Musi on jednak rozpatrzyć odrębne stanowiska organizacji. Nie mają one jednak wiążącego dla pracodawcy charakteru.

Wejście w życie regulaminu

Regulamin wynagradzania jest aktem, który ma bezpośredni wpływ na warunki zatrudnienia pracowników. Dlatego też w niektórych przypadkach jego wejście w życie musi być poprzedzone pewnymi przygotowaniami.

W jaki sposób zmienić termin wypłaty wynagrodzenia >>

Jeśli regulamin wprowadza postanowienia korzystniejsze dla pracowników niż obowiązujące dotychczas, wystarczy ogłosić go w sposób przyjęty w danym zakładzie i po 2 tygodniach regulamin wejdzie w życie.

Jeżeli natomiast przewiduje on regulacje mniej korzystne dla pracowników, wprowadzenie regulaminu w życie należy poprzedzić dokonaniem wypowiedzeń zmieniających.

Przykład

Pracodawca chce zrezygnować w regulaminie wynagradzania z zapisów dotyczących przyznawania pracownikom premii. W związku z tym każdemu z pracowników złożył wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe regulacje w sprawie premii. Okresy wypowiedzenia trwały u pracodawcy od 2 tygodni do 3 miesięcy. W związku z tym pracownicy mieli różne okresy na podjęcie decyzji, czy godzą się na nieotrzymywanie premii, czy może chcą zmienić pracę. Dodatkowo pracodawca nie wpisał do wypowiedzeń informacji, że na deklarację pracownicy mają czas do połowy okresu wypowiedzenia. W związku z tym uznali, że mają czas do namysłu do ostatniego dnia wypowiedzenia. Niektórzy z pracowników zgodzili się natychmiast, niektórzy po miesiącu, a kilku z nich wciąż się waha. Pracodawca tym pracownikom, którzy zgodzili się na nowe warunki, może już nie wypłacać premii. W przypadku pozostałych musi poczekać na ich decyzję do końca terminu wypowiedzenia.

Potwierdzanie wprowadzenia zmian w regulaminie

Pracownicy o wprowadzeniu regulaminu czy o zmianach w jego treści powinni być poinformowani w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być więc wysłanie e-maila (jeśli wszyscy pracownicy korzystają z niego w pracy), wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń czy wręczenie każdemu pracownikowi pisemnej informacji. Sposób na poinformowanie pracowników zależy od pracodawcy i zwyczaju obowiązującego w firmie.

Nie ma natomiast obowiązku, aby pracownicy podpisywali dokument, że zapoznali się z nową treścią regulaminu. Oczywiście pracodawca dla własnego bezpieczeństwa może wprowadzić w zakładzie taki obowiązek, ale nie jest to wymagane przepisami prawa pracy.

Zakres przedmiotowy regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania powinien obejmować wszystkich pracowników, poza osobami zarządzającymi zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Czy agencja pracy tymczasowej musi tworzyć regulamin pracy >>

Zapisy powinny także jasno określać politykę wynagradzania w danej firmie. Oznacza to, że pracownik, czytając postanowienia regulaminu, może stwierdzić, czy jego pensja została ustalona na odpowiednim poziomie. W związku z tym w dokumencie powinna zostać jasno określona wysokość wynagrodzenia oraz warunki, jakie należy spełnić, aby otrzymać dany składnik płacowy lub świadczenie.

W regulaminie pracy nie trzeba natomiast określać górnej granicy wynagrodzenia obowiązującego na danym stanowisku. Wystarczy ustalić dolną granicę pensji.

Oczywiście może zdarzyć się tak, że pracodawca ustali górną granicę, a później będzie chciał przyznać pracownikowi pensję na jeszcze wyższym poziomie. Może to zrobić w umowie o pracę. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22 września 1999 r. (I PKN 262/99), przepisy regulaminu wynagradzania nie mają zastosowania, jeżeli prawo do poszczególnych składników wynagrodzenia i ich wysokość zostały dla pracownika określone korzystniej w umowie o pracę.

Podstawa prawna:

• art. 42, 77², 77³, art. 241²⁶ § 2 Kodeksu pracy,

• art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),

• wyrok Sądu Najwyższego z 22 września 1999 r. (I PKN 262/99, OSNP 2001/2/35).