Świadczenia z tytułu podróży służbowych pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju; zwane dalej rozporządzeniem. Natomiast pracodawca nienależący do sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych określa w regulaminie pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 k.p.). Jeśli pracodawca nie wprowadzi regulacji wewnętrznych w tym zakresie, będą miały zastosowanie przepisy rozporządzenia.
Wprowadzając wewnętrzne regulacje, pracodawca może określić świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowych zarówno w sposób bardziej, jak i mniej korzystny dla pracownika w stosunku do przepisów rozporządzenia. Kodeks pracy daje bowiem w tym zakresie pierwszeństwo wewnętrznym regulacjom pracodawcy.
Czy wyjazd szkoleniowy powinien być rozliczany jak podróż służbowa >>
Regulując kwestie związane z należnościami z tytułu podróży służbowej, pracodawca musi jednak uwzględnić 2 ograniczenia:
- dieta za dobę podróży służbowej nie może być niższa niż aktualna kwota diety za delegację krajową określona rozporządzeniem – czyli obecnie nie może być niższa niż 23 zł,
- należności powinny być ustalone w sposób zapewniający pokrycie wszystkich niezbędnych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z podróżą służbową.
Świadczenia z tytułu podróży służbowych
Pracownikowi delegowanemu służbowo w obrębie kraju poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów:
- przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków wskazanych przez pracodawcę.
Koszty dojazdu
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wybranego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym (także motocyklem lub motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonych przez pracodawcę.
Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej >>
Stawka ta w przypadku samochodu osobowego nie może być wyższa niż:
- 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Ryczałt nie jest wypłacany, jeśli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Ponadto pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Koszty noclegu
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (obecnie 34,50 zł).
Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Diety
Niezależnie od dokonania przez pracodawcę zwrotu wymienionych kosztów pracownikowi należą się diety, które są ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu).
Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Czy czas pracy pracownika mobilnego obejmuje czas podróży oraz przerwy występujące w jej trakcie >>
Dieta nie jest wypłacana:
- pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
- w przypadku gdy pracownik, korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni) w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
- gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Przykład
Pracownik wyjechał w podróż służbową 1 grudnia 2009 r. o godzinie 6.00, wrócił następnego dnia o godzinie 17.00. Pracodawca zapewnił pracownikowi obiad i kolację pierwszego dnia oraz śniadanie drugiego dnia. Pracownik w pierwszej dobie podróży służbowej (w godz. od 6.00 do 6.00) nie otrzymał pełnego wyżywienia, dlatego przysługuje mu pełna dieta w wysokości 23 zł. Za drugą niepełną dobę (11 godz.) należy mu wypłacić połowę diety, czyli 11,50 zł.
Podstawa prawna:
- art. 775 Kodeksu pracy,