Pracodawca - to jednostka organizacyjna, choćby nie miała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Pracodawcą jest więc każdy podmiot niezależnie od swojej formy organizacyjno-prawnej, np. spółka prawa handlowego, przedsiębiorstwo państwowe, spółdzielnia, fundacja i stowarzyszenie, jednostka samorządowa, związek zawodowy.
Każda osoba prawna jest pracodawcą dla zatrudnionych przez nią pracowników, chyba że dla niektórych z nich za pracodawcę należy uznać jednostkę organizacyjną stanowiącą jakąś jej część składową. Precyzując, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej jest np. państwowa jednostka organizacyjna Skarbu Państwa, urząd i jednostka samorządowa oraz tzw. ułomna osoba prawna, tj. podmiot niebędący osobą prawną, np. spółka cywilna, jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna. Taka jednostka musi być uprawniona do samodzielnego zatrudniania pracowników, do nawiązywania i rozwiązywania z nimi stosunku pracy. Nie można jednak uznać za pracodawcę jednostki organizacyjnej, której kierownik przyjmuje i zwalnia pracowników wyłącznie na podstawie upoważnienia. Nie są natomiast pracodawcami jednostki organizacyjne wchodzące w skład zespołu, chyba że w statucie tego zespołu przewidziane są, i w praktyce realizowane, dla kierowników tych jednostek organizacyjnych uprawnienia do nawiązywania, zmiany i rozwiązywania stosunku pracy. Wówczas są one pracodawcami w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
Zdolność do zatrudniania pracowników ma także każda osoba fizyczna, niezależnie od posiadanej zdolności do czynności prawnych i jej zakresu. W przypadku braku zdolności do czynności prawnych dokonuje ich w sferze stosunków pracy jej przedstawiciel ustawowy. Natomiast jeśli ma ograniczoną zdolność do dokonywania czynności prawnych w tym zakresie, zgodę musi wyrazić jej przedstawiciel ustawowy.
Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba (to wyłom od zasady, w myśl której w stosunkach cywilnoprawnych osoba prawna działać może tylko przez swoje organy statutowe).
Wskazanie osoby do dokonywania czynności w sferze prawa pracy może nastąpić:
- w trybie ustawowym (np. w Kodeksie spółek handlowych, zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników; w prawie upadłościowym i naprawczym syndyk z mocy prawa obejmuje majątek upadłego, zarządza nim, zabezpiecza go przed zniszczeniem lub zabraniem go przez osoby postronne, przystępuje do jego likwidacji a w ramach tych działań dokonuje również czynności w sprawach z zakresu prawa pracy),
- przez odpowiedni zapis w statucie albo innym akcie ustrojowym lub porządkowym bądź
- w drodze udzielenia danej osobie pełnomocnictwa.
Podobnie jest w sytuacji pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje tych czynności osobiście – może za niego działać inny podmiot, w szczególności w ramach udzielonego pełnomocnictwa. Za pracodawcę niemającego zdolności do czynności prawnych działają rodzice lub opiekun, jeśli zaś ma on ograniczoną zdolność do czynności prawnych rodzice lub kurator.