Pracodawca nie musi dokonywać zmiany regulaminu pracy tylko z tego powodu, że zaczęła działać w zakładzie organizacja związkowa. Przed powstaniem związku zawodowego pracodawca miał prawo ustalić regulamin pracy samodzielnie.
Regulamin pracy ustalony i wprowadzony w życie zgodnie z obowiązującymi przepisami w sytuacji, kiedy nie ma w zakładzie związku zawodowego, nie musi w późniejszym okresie być uzgadniany z nowo utworzoną zakładową organizacją związkową.
Jeżeli natomiast zajdzie potrzeba aktualizowania regulaminu pracy, wówczas pracodawca powinien nowe postanowienia uzgodnić z działającą w zakładzie zakładową organizacją związkową (art. 1042 § 1 k.p.) i wprowadzić w życie w formie aneksu. W związku z tym, że w zakładzie działa tylko jedna zakładowa organizacja związkowa, w przypadku wprowadzenia zmian w regulaminie pracy pracodawca będzie zobowiązany wspólnie z tą organizacją ustalić termin dokonania uzgodnień treści aneksu do regulaminu pracy. Brak wymaganych uzgodnień w ustalonym przez pracodawcę i związki zawodowe terminie spowoduje, że pracodawca będzie mógł samodzielnie zmienić regulamin pracy (art. 1042 § 2 k.p.). Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia z organizacją związkową terminu, w jakim mają nastąpić zmiany do regulaminu pracy, wówczas pracodawca nie będzie mógł jednostronnie zmienić regulaminu.
Regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy. Wprowadzenie postanowień mniej korzystnych jest równoznaczne ze stwierdzeniem nieważności całego regulaminu, a nie tylko niektórych, mniej korzystnych jego postanowień (uchwała SN z 24 listopada 1993 r. I PZP 46/93, OSNP 1994/6/131).
Zmiana określonych w regulaminie pracy warunków pracy, nawet jeżeli jest mniej korzystna dla pracowników, nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego dotychczasowych warunków pracy. Inaczej będzie, jeżeli te warunki były dodatkowo określone w umowie o pracę. Wówczas trzeba będzie wręczyć pracownikom wypowiedzenia zmieniające. Zmienione warunki pracy zaczną obowiązywać pracowników po zakończeniu poszczególnych okresów wypowiedzenia.
Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeśli organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (art. 104 § 2 k.p.). Kwestie związane z organizacją i porządkiem w zakładzie pracy egzekwowane są wówczas w drodze poleceń kierownictwa zakładu pracy.