Jakich informacji może żądać rada pracowników?

dr Anna Pułka
Doktor nauk prawnych, radca prawny, partner w Pułka i Partnerzy Radcowie Prawni sp.p., certyfikowany specjalista ds. Compliance
rozwiń więcej
Informacje, jakich może żądać rada pracowników / Shutterstock

W wielu przypadkach pracodawcy zastanawiają się, czy i jakie informacje muszą, a jakie mogą być – jeżeli taką wolę wykaże zarząd – przekazane radzie pracowników. Artykuł prezentuje najważniejsze przepisy i przykłady dobrych praktyk.

Brak porozumienia

Przede wszystkim, należy zauważyć, że sposób, zasady i tryb przekazywania informacji, przeprowadzania konsultacji oraz wzajemnej współpracy pomiędzy pracodawcą a radą pracowników regulują przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (dalej zwanej: „u.i.p.p.k.”), chyba że stosowne ustalenia w kwestiach, o których mowa w art. 5 ust. 1 i 2 u.i.p.p.k., zostały przez pracodawcę i radę pracowników dokonane w odrębnym porozumieniu, które zapewnia warunki informowania i przeprowadzania konsultacji co najmniej równe określonym w u.i.p.p.k. oraz uwzględnia interes pracodawcy i pracowników. Zasadniczo jednak, w razie gdy ww. porozumienie nie zostało zawarte – a tak dzieje się w przypadku wielu pracodawców – zastosowanie znajdują przepisy u.i.p.p.k.

Autopromocja

Zakres obowiązku zachowania w poufności

I tak, zgodnie z art. 16 ust. 1 u.i.p.p.k., który w analizowanej sprawie może mieć znaczenie fundamentalne: rada pracowników oraz osoby, o których mowa w art. 15, są obowiązani do nieujawniania uzyskanych w związku z pełnioną funkcją informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, co do których pracodawca zastrzegł obowiązek zachowania ich poufności. Nieujawnianie uzyskanych informacji obowiązuje również po zaprzestaniu pełnienia funkcji, lecz nie dłużej niż przez okres 3 lat.

Zgodnie zaś z poglądami doktryny członkowie rady pracowników mają obowiązek zachowania w poufności informacji, które uzyskali od pracodawcy, na zasadach u.i.p.p.k., jeżeli są spełnione łącznie dwa poniże warunki:

  • uzyskane od pracodawcy informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa,
  • pracodawca zastrzegł co do nich obowiązek zachowania poufności.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Przy czym należy pamiętać, że w ustawodawstwie pracy nie ma definicji pojęcia tajemnica przedsiębiorstwa. Dlatego kierując się dyrektywami wykładni systemowej należy sięgnąć do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa zawartej w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (zob. K. W. Baran, M. Lekston, Komentarz do ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, Warszawa 2019, art. 16).

Powołany wyżej art. 11 ust. 1 przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie: informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Jednocześnie, nawet jeżeli pracodawca przekazał radzie pracowników: informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa, ale zapomniał o zastrzeżeniu ich poufności, takie informacje nie korzystają z ochrony prawnej przyznanej przez art. 16 ust. 1 u.i.p.p.k. [zob. J. Wratny (red.), K. Walczak (red.), Zbiorowe prawo pracy. Komentarz, Warszawa 2009].

Należy poczynić zastrzeżenie, że brak jednej z dwóch ww. cech oznacza, iż dane nie korzystają z ochrony na podstawie u.i.p.p.k., ale jednocześnie nie jest wykluczone, że będą jednak objęte ochroną i obowiązkiem zachowania ich w tajemnicy przez osoby, które mają o nich wiedzę w oparciu o inne przepisy, np. ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

W praktyce oznacza to, że pracodawcy powinni pamiętać, iż tajemnica przedsiębiorstwa zaczyna funkcjonować z chwilą zastrzeżenia przez pracodawcę obowiązku zachowania jej poufności. Dobrą praktyką jest w tym przypadku zamieszczeniu odpowiednich regulacji w treści porozumienia zawieranego z radą pracowników na podstawie art. 5 u.i.p.p.k. Innym rozwiązaniem jest każdorazowe zamieszczanie odpowiednich zapisów w korespondencji prowadzonej z radą, wraz z którą przekazywane są takie informacje, np. poprzez opatrzenie przekazywanych informacji klauzulą „tajne” lub „poufne”. Członkowie rady pracowników nie są bowiem objęci generalnym obowiązkiem nieujawniania wszelkich informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją i nie mogą się domyślać, które z uzyskiwanych przez nich informacji, zadaniem pracodawcy, mają walor informacji poufnych (zob. więcej K. W. Baran, M. Lekston, Komentarz do ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, [w:] Zbiorowe prawo zatrudnienia. Komentarz, Warszawa 2019, art. 16).

Reasumując: Na gruncie u.i.p.p.k. nie każda informacja przekazywana przez pracodawcę radzie pracowników, a dokładniej – członkom rady, jest poufna. Za taką należy uznać tylko informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa i pod warunkiem zastrzeżenia jej poufności. Pozostałe dane nie będą wymagały zachowania ich w tajemnicy. Tym samym, poza informacjami poufnymi członkowie rady pracowników mogą, co do zasady, dzielić się pozostałymi informacjami z pracownikami, ekspertami i organizacją związkową. Przy czym należy poczynić zastrzeżenie, że brak jednej z dwóch ww. cech oznacza, iż dane nie korzystają z ochrony na podstawie u.i.p.p.k., ale jednocześnie nie jest wykluczone, że będą jednak objęte ochroną i obowiązkiem zachowania ich w tajemnicy przez osoby, które mają o nich wiedzę, w oparciu o inne przepisy, np. ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Sankcje niedochowania obowiązku zachowania w poufności

Gdyby doszło do złamania przez członka rady pracowników przewidzianego art. 16 ust. 1 u.i.p.p.k. zakazu ujawniania uzyskanych w związku z pełnioną funkcją informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, mielibyśmy do czynienia z wykroczeniem, o którym mowa w art. 19 ust. 2 u.i.p.p.k., przewidującym w takim przypadku karę ograniczenia wolności albo grzywny.

Niezależnie od ww. odpowiedzialności prawnokarnej, w przypadku naruszenia przez członka rady pracowników zakazu uregulowanego w art. 16 ust. 1 u.i.p.p.k., pracodawca jest uprawniony, dodatkowo, do wymierzenia mu kary upomnienia lub nagany, a gdy jego zachowanie naruszyło interes pracodawcy – do rozwiązania zawartej z nim umowy o pracę z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). W takim wypadku trzeba jednak pamiętać, że dla rozwiązania stosunku pracy z członkiem rady pracowników niezbędna jest zgoda tej rady (art. 17 ust. 1 u.i.p.p.k.). Jeżeli zaś pracownik wyrządził pracodawcy szkodę, poniesie wówczas odpowiedzialność materialną w wysokości maksymalnie trzymiesięcznego wynagrodzenia, a gdy szkodę wyrządził umyślnie, musi naprawić ją w całości.

Nie można również pominąć regulacji zawartych w Kodeksie pracy (dalej: „k.p.”). Zgodnie bowiem z art. 100 § 2 pkt 4) k.p. pracownik ma obowiązek: dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. A jak się wskazuje, powołany przepis zakazuje wszystkim pracownikom, czyli również będącym członkami rady pracowników, ujawniania jakichkolwiek informacji, jeżeli mogłoby to narazić pracodawcę na szkodę. Tym samym, dla przewidzianego ww. przepisem obowiązku pracownika zachowania określonych informacji w tajemnicy nie ma znaczenia to, czy pracodawca zastrzegł ich poufność, a jedynie to, że ujawnienie takich informacji mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Reasumując: Nawet w przypadku braku podstaw do uznania ujawnienia informacji przez członka rady pracowników za naruszenie kwalifikujące się do naruszenia informacji poufnej podlegającej ochronie na podstawie przepisów u.i.p.p.k. należy rozważyć takie naruszenie w kategorii naruszenia obowiązku pracowniczego przewidzianego w art. 100 § 2 pkt 4) k.p., o ile ujawnienie ww. informacji mogło narazić pracodawcę na szkodę.

Przepisy odrębne

Na marginesie należy jeszcze zasygnalizować, że oprócz ochrony tajemnicy pracodawcy, o której mowa w art. 100 § 2 pkt 4) k.p., każdy pracownik (a więc również członek rady pracowników) ma obowiązek, zgodnie z art. 100 § 2 pkt 5) k.p. przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach. W tym przypadku nie ma już znaczenia, czy ujawnienie takiej informacji może, czy też nie, narazić pracodawcę na szkodę. Sam fakt uregulowania w przepisie odrębnym określonej tajemnicy obliguje pracownika do jej dochowania. W tym zakresie istotna jest przede wszystkim tajemnica przedsiębiorstwa, uregulowana przepisami u.z.n.k., której definicja została już wyżej przytoczona na potrzeby wykładni pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa użytego w art. 16 ust. 1 u.i.p.p.k. Należy tylko przypomnieć, że tajemnicą przedsiębiorstwa będą tylko te informacje, co do których przedsiębiorca (tu: pracodawca) podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (zob. A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 6, Warszawa 2023).

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
rozwiń więcej
Kadry
ZUS: Miała dług wobec ZUS ponad 300 000 zł. Opłaty dla ZUS 151 959 zł. Dług dalej nie spadł poniżej 300 000 zł
18 wrz 2025

Taką historię przedstawiła dr Katarzyna Kalata. Osoba winna ZUS-owi sporo pieniędzy zapłaciła przez kilka lat ponad 60 000 zł, ale nie spłaciła ani złotówki kapitału. ZUS doliczył jej łącznie 151 959 zł opłat prolongacyjnych. Dziś nadal musi spłacić… ponad 328 000 zł. Tyle samo, co 4 lata temu.Dlaczego?Bo zgodnie z mechanizmem stosowanym przez ZUS, każda wpłata najpierw pokrywa odsetki i koszty egzekucyjne – dopiero potem zaliczana jest na należność główną.

PPK: czy można obniżyć wpłatę podstawową? Znaczenie ma kwota 5599,20 zł
18 wrz 2025

Czy w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych można obniżyć wpłatę podstawową? Okazuje się, że uczestnik PPK zatrudniony u kilku pracodawców sam musi sprawdzić, czy ma prawo do obniżenia wpłaty podstawowej.

ZUS tylko online? Sejm proceduje projekt ustawy ułatwiający życie przedsiębiorcom
18 wrz 2025

Przedsiębiorcy mogą szykować się na duże ułatwienie. Do Sejmu trafił projekt ustawy, który znosi obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych kopii zgłoszeń do ZUS wysłanych drogą elektroniczną. Jeśli przepisy wejdą w życie, firmy zyskają mniej biurokracji, niższe koszty i pełną cyfryzację procesu.

Jakich informacji może żądać rada pracowników?
18 wrz 2025

W wielu przypadkach pracodawcy zastanawiają się, czy i jakie informacje muszą, a jakie mogą być – jeżeli taką wolę wykaże zarząd – przekazane radzie pracowników. Artykuł prezentuje najważniejsze przepisy i przykłady dobrych praktyk.

Pracownik nie przychodzi do pracy - co robić? Jak go zwolnić?
17 wrz 2025

Jeśli pracownik nie przychodzi do pracy nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków. Pracodawca może nałożyć na niego kary porządkowe. Jak go zwolnić? Znaczenie ma tutaj rodzaj nieobecności. Jeśli jest usprawiedliwiona, pracodawca posłuży się inną podstawą prawną, a jeśli jest nieusprawiedliwiona, może zwolnić go dyscyplinarnie.

Ostrzeżenie ZUS przed oszustami: wygląda jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing
17 wrz 2025

ZUS ostrzega ubezpieczonych przed oszustami, którzy wysyłają fałszywe wiadomości e-mail. Wygląda to jak oficjalna korespondencja z ZUS, ale to phishing. Może skutkować kradzieżą danych osobowych, haseł i przejęciem kontroli nad komputerem, także kont bankowych ofiary.

Nowy urlop w Kodeksie pracy. 105 dni wolnego płatnego w 100 proc. Sprawdź, komu przysługuje!
17 wrz 2025

W 2025 roku wprowadzono do Kodeksu pracy nowy rodzaj urlopu, który przeznaczony jest dla rodziców wcześniaków oraz dzieci, które po urodzeniu wymagają dłuższego pobytu w szpitalu. Maksymalny czas jego trwania wynosi 15 tygodni. Oto szczegóły.

W okresie ochronnym przed emeryturą pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające
17 wrz 2025

Zasadą wynikającą z prawa pracy jest ochrona pracownika w wieku przedemerytalnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może jednak wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli osoba zatrudniona nie zaakceptuje nowych warunków pracy, dochodzi wówczas do rozwiązania stosunku pracy. Kiedy dopuszcza się wypowiedzenie zmieniające w trakcie okresu ochronnego przed emeryturą?

Reforma PIP: inspektor pracy sam wyda decyzję o przekształceniu umowy w umowę o pracę. Wykonalność będzie natychmiastowa
16 wrz 2025

Reforma PIP przewiduje m.in. uprawnienie inspektora pracy do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę. Wykonalność takiej decyzji będzie natychmiastowa. Aktualnie inspektorzy PIP muszą kierować się w tej sprawie do sądu. Jakie jeszcze zmiany wprowadza Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw?

W końcu będzie ustawa o układach zbiorowych pracy. Rząd przyjął projekt
16 wrz 2025

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych został opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rząd przyjął propozycję nowych przepisów. Czym są układy zbiorowe? Co wprowadza ustawa?

pokaż więcej
Proszę czekać...