Pracownik powinien wykorzystać urlop w naturze. Gdy jednak dochodzi do rozwiązania umowy, a pracownik nie zdążył wykorzystać całego przysługującego urlopu, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent za każdy niewykorzystany dzień.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się tak jak wynagrodzenie za urlop, z drobnymi zmianami określonymi w § 15–19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Ustalanie podstawy obliczania ekwiwalentu
Obliczanie ekwiwalentu za urlop należy zacząć od ustalenia podstawy. Składniki pensji przysługujące pracownikowi w określonej stałej stawce miesięcznej należy wziąć pod uwagę w wysokości z miesiąca, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.
Przy zmiennych składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, do których pracownik nabył prawo w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, należy wziąć pod uwagę w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy.
Natomiast składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeśli pracownik z powodu np. urlopu bezpłatnego lub choroby nie przepracował pełnego wymaganego 3-miesięcznego okresu poprzedzającego nabycia prawa do ekwiwalentu, aby ustalić kwotę ekwiwalentu, należy pensję, którą rzeczywiście otrzymał z całego okresu, podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
Współczynnik urlopowy
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
PRZYKŁADY
Pracodawca określił w regulaminie pracy, że dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy w jego zakładzie przypada w sobotę. W związku z tym współczynnik urlopowy na 2013 r. należy obliczyć w następujący sposób:
365 dni – (52 niedziele + 10 dni świąt + 52 dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy) : 12 = 20,92.
***
31 stycznia 2013 r. pracownikowi kończy się umowa o pracę. Jest on zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, podstawowym systemie czasu pracy, a dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy przypada w sobotę. Obok stałej pensji w wysokości 3500 zł otrzymuje jeszcze premię regulaminową uzależnioną od miesięcznego zysku spółki.
Pracownik do końca grudnia nie wykorzystał 8 dni urlopu należnego za 2012 r. i 3 dni urlopu z 2013 r. (wymiar urlopu wypoczynkowego tego pracownika w 2013 r. wynosi 26 dni w związku z tym 26 dni urlopu : 12 = 2,16 dni, co po zaokrągleniu, zgodnie z zasadą korzyści dla pracownika, daje 3 dni urlopu należnego za styczeń 2013 r.), tj. 24 godziny niewykorzystanego urlopu w 2013 r. i 64 godziny w roku poprzednim.
W miesiącach poprzedzających rozwiązanie umowy pracownik otrzymał następujące premie:
- w grudniu 2012 r. – 950 zł,
- w listopadzie 2012 r. – 980 zł,
- w październiku 2012 r. – 1020 zł.
Pracownik otrzymał również nagrodę roczną w wysokości 1200 zł.
Pensja zasadnicza jest wypłacana w stałej wysokości. W związku z tym w podstawie obliczania ekwiwalentu trzeba ją uwzględnić w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. w kwocie 3500 zł.
Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników należy przyjąć przeciętną wysokość premii wypłaconych pracownikowi w okresie od października 2012 r. do grudnia 2012 r.:
(950 zł + 980 zł + 1020 zł) : 3 = 983,33 zł
Do podstawy obliczania ekwiwalentu należy wliczyć również nagrodę roczną w wysokości: 1200 zł : 12 = 100 zł
Następnie, aby obliczyć ekwiwalent urlopowy, trzeba:
- ustalić podstawę obliczania ekwiwalentu, w tym celu należy zsumować wynagrodzenia ustalone ze stałych i zmiennych składników:
3500 zł + 983,33 zł + 100 zł = 4583,33 zł,
- potem ustala się wysokość ekwiwalentu za 1 dzień urlopu (współczynnik urlopowy w 2013 r. wynosi 20,92):
4583,33 zł : 20,92 = 219,09 zł,
- następnie ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez dobową normę czasu pracy, tj. 8 godzin:
219,09 zł : 8 godz. = 27,39 zł/godz.,
- kolejnym krokiem jest pomnożenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:
27,39 zł/godz. x 88 godz. = 2410,32 zł.
W związku z tym pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 2410,32 zł.
Podstawa prawna:
- § 15–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).