Jeżeli pracownicom przebywającym na urlopach wychowawczych przekażą Państwo wyłącznie świadczenia niepieniężne (paczki i wyprawki), to pracownice przed ich otrzymaniem powinny wpłacić Państwu podatek od nadwyżki ponad 380 zł. Przy obliczaniu zaliczki na podatek od nadwyżki należy zastosować koszty uzyskania przychodów i kwotę zmniejszającą podatek (jeżeli pracownik złożył PIT-2).
W zasadzie każde przysporzenie majątkowe ze stosunku pracy jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu. Wyjątkiem jest zamknięty katalog zwolnień przedmiotowych wymienionych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof).
Przepis ten przewiduje, że m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, jest zwolniona z podatku do łącznej wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. A zatem nadwyżka ponad kwotę 380 zł będzie podlegała opodatkowaniu.
Dla pracowników (w tym przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich) taka nadwyżka będzie stanowić ich przychód ze stosunku pracy. Przychodami są bowiem otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Zakład pracy jako płatnik ma obowiązek obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody m.in. ze stosunku pracy (art. 31 updof). A zatem od pracownic na urlopach wychowawczych, przed wydaniem im paczek i wyprawek, powinni Państwo pobrać w gotówce zaliczkę na podatek od kwoty ponad 380 zł. Jeżeli bowiem przychodem pracownika w danym miesiącu jest tylko świadczenie niepieniężne i w związku z tym nie ma możliwości potrącenia zaliczki od jego przychodów, to taką zaliczkę pracownik powinien wpłacić pracodawcy. Tak wynika również z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 czerwca 2010 r. (sygn. IBPBII/1/415–251/10/BD), w której stwierdził, że „(...) w sytuacji kiedy pracodawca wypłaca pracownikowi tylko świadczenie w naturze (niepieniężne), winien uprzednio pobrać od podatnika środki pieniężne na należną zaliczkę (mimo braku wyraźnego uregulowania w tym zakresie w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych), bowiem obowiązek poboru zaliczki winien być obligatoryjnie wykonany (...)”.
WAŻNE!
Jeżeli przychodem pracownika w danym miesiącu jest tylko świadczenie niepieniężne i nie ma możliwości potrącenia zaliczki od takich przychodów, to pracownik powinien wpłacić pracodawcy zaliczkę na podatek.
Mimo że nadwyżka ponad 380 zł jest przychodem, to zaliczkę na podatek należy pobierać od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów i ewentualne składki na ubezpieczenia społeczne (podstawa opodatkowania). Ponieważ jednak świadczenia z zfśs nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, taki przychód należy pomniejszyć wyłącznie o jego koszty uzyskania, tj. o 111,25 zł lub 139,06 zł (jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę) (art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 updof).
Koszty uzyskania przychodów mają zastosowanie do przychodów ze stosunku pracy niezależnie od tego, czy pracownik w miesiącu, w którym otrzymuje ten przychód, faktycznie wykonywał pracę. Należy zatem uznać, że do przychodów pracowników przebywających na urlopach wychowawczych koszty uzyskania również mają zastosowanie. Dlatego zaliczkę na podatek należy pobrać od nadwyżki ponad 380 zł, pomniejszonej o te koszty. Jeżeli jednak ustawowe koszty uzyskania przychodów przekroczą kwotę przychodu, to koszty te należy obniżyć do wysokości przychodu. Takie stanowisko potwierdza powołana wyżej interpretacja prawa podatkowego z 14 czerwca 2010 r.: „(...) w sytuacji kiedy pracodawca oblicza miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, a ustawowe koszty uzyskania przychodu przekraczają kwotę przychodu danego miesiąca, to w PIT-11 pracodawca może wykazać tylko faktyczną kwotę potrąconych kosztów. Kwota pełnych miesięcznych kosztów uzyskania przychodu będzie zastosowana w rocznym rozliczeniu – zeznaniu (...)”.
Ponadto zaliczkę na podatek należy zmniejszyć o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (w 2012 r. – 46,33 zł), jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył zakładowi pracy oświadczenie PIT-2.
Natomiast od świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie należy opłacać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez względu na wysokość udzielonych świadczeń. Jest to zatem zasadnicza różnica w porównaniu do ograniczenia kwotowego, jakie przewiduje ustawa o pdof w zakresie udzielania nieopodatkowanych świadczeń m.in. z zfśs.
PRZYKŁAD
W styczniu 2012 r. z zfśs pracodawca przyznał pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym paczki i wyprawki do przedszkola dla jej dzieci. Wartość przyznanej pomocy wyniosła 850 zł. Pracownica nie korzystała w tym roku ze świadczeń z funduszu, ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożyła PIT-2. Rozliczenie świadczenia z zfśs powinno wyglądać następująco:
Lista płac za styczeń 2012 r.
| Pozycja | Kwota |
| Przychód (świadczenie z zfśs) | 850,00 zł |
| Przychód zwolniony z podatku | 380,00 zł |
| Przychód podlegający opodatkowaniu | 470,00 zł |
| Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe | 0,00 zł |
| Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%) | 0,00 zł |
| Składka na ubezpieczenia rentowe (1,5%) | 0,00 zł |
| Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe | 0,00 zł |
| Składka na ubezpieczenie chorobowe (2,45%) | 0,00 zł |
| Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 0,00 zł |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%) | 0,00 zł |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne (do odliczenia z podatku – 7,75%) | 0,00 zł |
| Koszty uzyskania przychodów | 111,25 zł |
| Ulga podatkowa | 46,33 zł |
| Podstawa opodatkowania | 359,00 zł (470,00 zł – 111,25 zł) |
| Podatek (18%) | 18,29 zł (359,00 zł x 18% – 46,33 zł) |
| Zaliczka na podatek do US | 18,00 zł |
Podstawa prawna:
- art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 22 ust. 2, art. 31, art. 32 ust. 3, ust. 3a i ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).