Dieta krajowa 2025 - jaka jest stawka dobowa w podróży służbowej? Jak liczyć posiłki, np. śniadanie i obiad, zapewnione przez pracodawcę? Do jakiej kwoty uprawnia delegacja powyżej 8 i 12 godzin? Na jakich zasadach odbywa się zwrot kosztów przejazdu i noclegu?
- Dieta krajowa 2025 – ile wynosi stawka?
- Dieta krajowa powyżej 12 godzin
- Dieta krajowa – kiedy nie przysługuje?
- Dieta krajowa 2025 - jak liczyć posiłki?
- Zwrot kosztów przejazdu - delegacja
- Dieta krajowa 2025 - nocleg
- Zwrot kosztów dojazdów miejscowych
- Zaliczka na niezbędne koszty podróży krajowej
Dieta krajowa 2025 – ile wynosi stawka?
Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej należy się pokrycie kosztów związanych z delegacją (art. 775 Kodeksu pracy). Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Dietę liczy się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej czyli od wyjazdu do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Aktualne stawki diet krajowych przedstawiają się następująco:
- podróż trwa poniżej 8 godzin - 0 zł
- podróż trwa od 8 do 12 godzin - 22,50 zł
- podróż trwa od 12 do 24 godzin - 45,00 zł
- podróż trwa dłużej niż dobę - 45,00 zł za każdą dobę + 22,50 zł za rozpoczętą dobę do 8 godzin lub 45,00 zł za rozpoczętą dobę ponad 8 godzin.
Dieta krajowa powyżej 12 godzin
Dieta krajowa za podróż służbową trwającą powyżej 12 godzin uprawnia do stawki dziennej. Nie trzeba więc przebywać 24 godziny w podróży, aby otrzymać pełną stawkę dzienną czyli 45 zł.
Dieta krajowa – kiedy nie przysługuje?
Nie zawsze za czas podróży służbowej pracownik otrzyma dietę. Jeśli ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, nie przysługuje mu dieta krajowa. Dieta nie należy się także za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku określonym w § 10 rozporządzenia. § 10 dotyczy zwrotu kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę w dniu wolnym od pracy w czasie podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni. Chodzi tu o przejazdy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. W takich dniach wolnych od pracy w trakcie trwającej podróży służbowej dieta nie przysługuje.
Dieta krajowa 2025 - jak liczyć posiłki?
Jak należy liczyć wysokość diety krajowej? Stosuje się zasady podane powyżej. Sytuacja komplikuje się, jeśli pracownik ma zapewnione częściowe bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. Przepisy prawa nakazują wówczas odpowiednio pomniejszać stawki diety. Przyjmuje się, że:
- śniadanie to 25% diety,
- obiad to 50% diety,
- kolacja to 25% diety.
Co ważne, zapewnienie tych posiłków przez hotel, w którym pracownik przebywa, również stanowi podstawę do obniżenia kwoty diety krajowej.
Zwrot kosztów przejazdu - delegacja
Zwrot kosztów przejazdów w delegacji to obowiązek pracodawcy. Pracownik musi w tym celu udokumentować ceny biletów środków transportu. Co więcej, na wniosek pracownika pracodawca może zgodzić się na przejazdy samochodem osobowym, (nawet motocyklem czy motorowerem), które nie są własnością pracodawcy. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów należy pomnożyć przez stawkę za 1 km przebiegu (stawka niewyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym).
Dieta krajowa 2025 - nocleg
Zwrot kosztów noclegu w delegacji powinien być poprzedzony przedstawieniem rachunku przez pracownika. Pracodawca nie zawsze zapłaci pełną kwotę noclegu. Przepisy limitują zwrot kosztów noclegu za dobę hotelową maksymalnie do dwudziestokrotności stawki diety za dobę podróży służbowej. Dokonując obliczenia 20 x 45,00 zł, otrzymujemy wynik 900,00 zł. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu przewyższających 900 zł w uzasadnionych przypadkach.
Jeśli pracodawca nie zapewnił noclegu i pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg, rozlicza się ryczałtowo. Kwota ryczałtowa to 150% stawki dziennej czyli 135,00 zł za nocleg trwający co najmniej 6 godzin (między godziną 21:00 a 7:00).
Należy mieć na uwadze, że zwrot kosztów noclegu nie będzie miał miejsca w przypadku przejazdów pracownika w porze nocnej oraz gdy zdaniem pracodawcy pracownik może wracać na noc do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.
Zwrot kosztów dojazdów miejscowych
Zwrot kosztów w delegacji dotyczy także komunikacji miejscowej, chyba że pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Ryczałt wynosi 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Zamiast tego pracownik może złożyć wniosek do pracodawcy o zgodę na zwrot kosztów udokumentowanych dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jeśli nie wyrazi zgody, stosuje się ryczałt.
Zaliczka na niezbędne koszty podróży krajowej
W § 11 rozporządzenia uregulowano możliwość otrzymania zaliczki od pracodawcy na niezbędne koszty delegacji. Pracownik składa do pracodawcy wniosek w tym celu, a wysokość zaliczki powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023, poz. 1465)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023, poz. 2190)
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022, poz. 2201)