Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika

Pracownikowi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, za odbytą podróż służbową przysługuje dieta, pokrycie wydatków stosownie do uzasadnionych potrzeb oraz zwrot kosztów za przejazd. W sytuacji gdy pracodawca np. nie posiada własnego środka transportu lub nie jest w stanie zapewnić innej możliwości przejazdu, na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością.

Rozliczenie na podstawie przejechanych kilometrów

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową pojazdem prywatnym przysługuje zwrot kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – zwanego dalej rozporządzeniem.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

Stawka maksymalna dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika wynosi:

• do 900 cm³ – 0,5214 zł,
• powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może przyznać pracownikowi ryczałt za wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych. W takich przypadkach miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalany jest przez pracodawcę. Pracodawca, ustalając limit, musi pamiętać o ograniczeniach zawartych w rozporządzeniu.

Rozporządzenie określa, że limit kilometrów jest zależny od liczby mieszkańców w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika i nie może być wyższy niż:

• 300 km – gdy liczba mieszkańców wynosi do 100 tys.,
• 500 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 100 tys. do 500 tys.,
• 700 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 500 tys.

Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu, takie jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz wskazywać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Należy pamiętać, że za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z przyczyn wymienionych wyżej oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą.

Przykład

Pracodawca zawarł z jednym ze swoich pracowników umowę, na podstawie której przyznał limit 500 km na jazdy lokalne samochodem o pojemności silnika 1,6 cm³.

Pracownik ten był nieobecny w miejscu pracy z powodu choroby przez 4 dni. Na początku grudnia wystąpił do pracodawcy o zwrot kosztów za przejazdy, przedkładając pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w listopadzie 2011 r., w którym przedstawił następujące rozliczenie:

500 km x 0,8358 zł = 417,90 zł (ryczałt miesięczny przyznany na jazdy lokalne),

4 dni x 1/22 x 417,90 = 75,98 zł (potrącenie wynikające z 4 dni nieobecności w pracy z powodu choroby z kwoty miesięcznego ryczałtu),

417,90 – 75,98 = 341,92 (należność wypłacona pracownikowi za listopad 2011 r.).

Rozliczanie podróży służbowych a przepisy wewnętrzne firmy

Warto zauważyć, że w przepisach rozporządzenia wskazano jedynie maksymalne limity stawek, których pracodawca nie może przekroczyć. A contrario pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem prywatnym pracodawca może wypłacić kwotę niższą niż wynikająca z przepisów. Kwestię wysokości stawki reguluje art. 77⁵ § 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca nienależący do sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej albo w układzie zbiorowym pracy, albo w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Należy dodać, że pracownik dochodzący zwrotu kosztów z tytułu podroży służbowej musi wcześniej znać kwoty ustalone przez pracodawcę.

Przykład

Pracodawca zapłacił jednemu ze swoich pracowników za przejazd w delegacji samochodem prywatnym kwotę niższą niż wynikająca z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Za przejechane 150 km samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm³ pracownik otrzymał 90 zł, zamiast 125,37 zł. Pracownik nie zgadzał się z wypłaconą kwotą, ponieważ – jak się okazało – zapomniał, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych zostały określone przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy, gdzie dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ ustalono stawkę wynoszącą 0,6 zł, a nie jak w rozporządzeniu 0,8358 zł.

Rozliczenie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Warto dodać, że pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub kwoty nieprzekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu. W tej sytuacji konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję prowadzi pracownik, jednak jej wpisy potwierdzane są przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca.

Dokument ten powinien zawierać m.in.:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania użytkownika pojazdu,
• numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd–dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• dane i podpis pracodawcy.

Przykład

Pracodawca polecił Janowi Kowalskiemu wyjechać w sprawach służbowych poza siedzibę firmy. Pracodawca wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem o pojemności silnika poniżej 900 cm³. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że przejechał on 187 km. Po powrocie pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę w wysokości 97,50 zł (obliczoną jako iloraz przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy,
• § 5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• § 2–4 rozporządzenia MI z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).