Jesteśmy firmą transportową i wykonujemy usługi transportowe na terenie
UE oraz poza nią. Jak rozliczyć delegację pracownika, gdy: otrzymuje
zlecenie na przewóz towarów na trasie Polska – Norwegia (transport
planowany z docelowym miejscem w Norwegii), a jednocześnie po
rozładowaniu w Norwegii otrzymuje kolejne zlecenie na przewóz towarów
na trasie Norwegia – Francja i po rozładowaniu kolejne na trasie
Francja – Holandia, i powrót do Polski? W jakiej walucie wyliczyć
delegację? Jaki kraj uznać za docelowy, w przypadku gdy w momencie
rozpoczęcia delegacji nie było wiadomo o dwóch kolejnych zleceniach?
RADA
Za kraj docelowy podróży służbowej należy uznać ten, w którym pracownik realizuje polecone mu zadanie służbowe. W sytuacji wskazanej w pytaniu krajów docelowych będzie więcej (Norwegia, Francja, Holandia). Dieta powinna być ustalona w wysokości i walucie obowiązującej dla każdego z krajów docelowych.
UZASADNIENIE
Regulacja prawna podróży służbowych jest bardzo ułomna. Wynika to z faktu, że nie odnosi się ona do wielu praktycznych zagadnień. W efekcie odpowiedzią na pojawiające się wątpliwości jest występowanie rozbieżnych, a czasami wręcz wzajemnie wykluczających się interpretacji urzędowych. Wskazuje to jednak, iż poszukiwanie możliwych rozwiązań może następować wyłącznie w oparciu o kryterium logiki i zdrowego rozsądku.
Odnosząc się do pytania Czytelnika, należy zwrócić uwagę, że w zakresie odbywania podróży służbowych przez kierowców organy podatkowe nadal nie zajmują jednolitego stanowiska.
Niemniej jednak zdaje się dominować wśród nich pogląd, że w przypadku pracownika zatrudnionego w charakterze kierowcy nie może być mowy o podróży służbowej (np. pismo IS w Olsztynie Ośrodek Zamiejscowy w Elblągu z 29 sierpnia 2006 r., sygn. PDF/E/4117-1-96/06, pismo IS w Poznaniu z 31 maja 2006 r., nr BD-F/415-5/06/Z). W konsekwencji pracownikowi zatrudnionemu jako kierowca nie przysługuje dieta.
Podstawą takiego stanowiska jest definicja podróży służbowej wynikająca z regulacji art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten wskazuje, że z podróżą służbową mamy do czynienia w przypadku, gdy pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Skoro w przypadku kierowcy istotą jego zatrudnienia jest odbywanie wyjazdów, zatem trudno jest w tej sytuacji mówić o podróży służbowej.
Należy jednak podkreślić, iż istnieją argumenty przemawiające za odmiennym stanowiskiem, obarczonym jednak ryzykiem podatkowym. W stanowisku tym decydujące jest stałe miejsce pracy kierowcy określone w umowie o pracę.
Wyjazdy odbywane poza to miejsce są podróżami służbowymi. W związku z różnymi interpretacjami organów w zakresie podróży służbowych kierowców warto wystąpić do właściwego dla Państwa naczelnika urzędu skarbowego z zapytaniem w tej sprawie.
Przyjmując jednak, że w przypadku wskazanym w pytaniu kierowca znajduje się w podróży służbowej, pojawia się kolejny problem. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju wskazuje, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
Powstaje pytanie, który z wymienionych krajów należy uznać za docelowy na potrzeby ustalania wysokości diety. W tym zakresie również brak jest precyzyjnej odpowiedzi w przepisach. Kierując się jednak definicją podróży służbowej, należałoby rozważyć dwie sytuacje.
Jeden kraj docelowy
Przejazd następuje przez kilka krajów z przesiadkami (tranzyt), ale zadanie służbowe realizowane jest wyłącznie w ostatnim kraju. W tym przypadku mamy do czynienia z jedną podróżą służbową i wysokość diety powinna być ustalona w wysokości obowiązującej dla ostatniego państwa podróży – kraju docelowego.
Przykład:
Pracownik spółki został oddelegowany do uczestnictwa w targach w Hiszpanii. Podróż odbywa samolotem z Warszawy do Paryża, a następnie z Paryża do Madrytu. W Paryżu ma miejsce wyłącznie przesiadka, a pracownik nie wykonuje żadnego zadania służbowego w tym miejscu.
W takim przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową z Warszawy do Madrytu, a krajem docelowym na potrzeby ustalania wartości diety jest Hiszpania.
W takim przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową z Warszawy do Madrytu, a krajem docelowym na potrzeby ustalania wartości diety jest Hiszpania.
Kilka krajów docelowych
Podróż realizowana jest etapami, ale po każdym etapie w państwie zakończenia danego etapu podróży pracownik wykonuje zadanie służbowe. W takiej sytuacji należy uznać, że chociaż faktycznie pracownik odbył jedną podróż, to jednak możemy wskazać kilka krajów docelowych, w których realizuje zadanie służbowe.
W sensie prawnym w ramach jednego faktycznego wyjazdu realizowanego etapami odbywa więc kilka podróży służbowych.
Przykład:
Pracownik spółki odbył podróż z Warszawy przez Berlin, Paryż, Madryt do Warszawy. W każdym z zagranicznych miast realizował zadanie służbowe polegające na spotkaniu z kontrahentami spółki, przeprowadzeniu negocjacji handlowych i podpisaniu kontraktu. W tym przypadku pracownik wykonywał zadania służbowe w każdym kraju, w którym się zatrzymał. W sensie prawnym, mimo że faktycznie odbył jedną podróż, wykonał zatem kilka podróży służbowych wyznaczonych poszczególnymi etapami wyjazdu. Wysokość diety w tym przypadku powinna zostać ustalona z zastosowaniem obowiązującego limitu dla państwa docelowego w danym etapie.
Wskazany przez Czytelnika problem świadczy, że w tej sytuacji mamy do czynienia z drugim przypadkiem. W rezultacie dla poszczególnych etapów wyjazdu należy ustalić wysokość diet o wartości obowiązującej dla kraju docelowego w danym etapie.
Dla Norwegii w przypadku wyjazdu z Polski do Norwegii, następnie dla Francji w przypadku podróży z Norwegii do Francji i dla Holandii w przypadku podróży z Francji do Holandii.
Dla Norwegii w przypadku wyjazdu z Polski do Norwegii, następnie dla Francji w przypadku podróży z Norwegii do Francji i dla Holandii w przypadku podróży z Francji do Holandii.
Podstawa prawna:
• art. 775 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).