Zajmuję się sprawami pracowniczymi w prywatnej firmie. Jeden z naszych
pracowników, zamieszkały i zatrudniony w Warszawie, wyjeżdża w podróż
służbową 24 kwietnia. Udaje się do Gdańska, gdzie spędzi 9 dni. 2 maja
przyjedzie do Warszawy, gdzie odbierze dokumenty z firmy i 4 maja uda
się do Krakowa na kolejne 4 dni. Do Warszawy wróci 8 maja wieczorem.
Czy mamy do czynienia z podróżą służbową trwającą co najmniej 10 dni i
czy pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu do Warszawy w celu
spędzenia z rodziną weekendu 5–6 maja?
RADA
Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów podróży, ponieważ nie pozostaje przez 10 dni w podróży służbowej (od 2 maja wieczorem do 4 maja rano przebywa w miejscu zamieszkania).
UZASADNIENIE
Przebywanie w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni uprawnia pracownika do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy do i z miejsca zamieszkania.
W omawianej sytuacji pracownik w związku z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscem zamieszkania i siedzibą firmy jest nieobecny w pracy łącznie przez 9 dni, natomiast poza miejscem zamieszkania przebywa przez 14 dni kalendarzowych (9 i 5 dni, z wyłączeniem 3 maja). Jeżeli w przepisie nie znajduje się wyraźne określenie „dni robocze”, oznacza to, że mamy do czynienia z dniami kalendarzowymi. Ustalmy więc, ile dni kalendarzowych trwa podróż służbowa pracownika.
Pracownik nie przebywa w podróży służbowej przez kolejne 14 dni. W związku z tym, że pracownik wraca do Warszawy 2 maja i wyjeżdża dopiero 4 maja, mamy do czynienia z dwiema następującymi po sobie podróżami służbowymi (od 24 kwietnia do 2 maja i od 4 maja do 8 maja).
Żadna z nich nie trwa co najmniej 10 dni kalendarzowych. Nie ma znaczenia fakt, iż 3 maja jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Aby doszło do zakończenia podróży służbowej, musi nastąpić powrót pracownika do miejsca zamieszkania i przebywanie w nim przynajmniej przez 1 dzień kalendarzowy przed rozpoczęciem następnej podróży. Ten dzień nie musi być dniem pracy pracownika.
Gdyby pracownik wrócił do Warszawy 3 maja i wyjechał 4 maja, to moim zdaniem mimo przebywania pracownika w miejscu zamieszkania, będziemy mieć do czynienia z nieprzerwaną podróżą służbową, ponieważ jest spełniony warunek spędzania przez pracownika kolejnych dni kalendarzowych w podróży – pracownik przebywa w podróży służbowej zarówno 3, jak i 4 maja, przynajmniej przez część dnia.
Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik wykonywał pracę 3 maja. Jeżeli nawet nie pracował tego dnia, to dokonany przez pracodawcę zwrot kosztów jest zwykłym zwrotem kosztów przejazdu w podróży służbowej z jednej miejscowości wykonywania zadań poza miejscem zamieszkania do drugiej miejscowości realizacji zadań służbowych, z „przesiadką” w miejscu zamieszkania.
Pracownik miałby prawo do zwrotu kosztów podróży do miejsca zamieszkania w dniu wolnym od pracy w trakcie podróży służbowej np. 28-29 kwietnia, 2 maja lub 5-6 maja.
Podstawa prawna:
• § 8 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).