Z czym wiąże się wykonywanie pracy zdalnej z terenu Polski dla zagranicznego pracodawcy? Występują konkretne skutki podatkowe i ryzyka związane z tzw. zakładem podatkowym. Przedstawiamy opracowanie doradcy podatkowego.
- Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy - skutki
- Zakład podatkowy
- Praca zdalna a zakład podatkowy
- Wynajęcie biura a zakład podatkowy
- Powstanie zakładu w Polsce - skutki podatkowe
- Powstanie zakładu w Polsce - skutki dla pracowników
- Workation a podatek
- Przykłady
- Wnioski
Praca zdalna dla zagranicznego pracodawcy - skutki
Wykonywana z terenu Polski praca na rzecz zagranicznego pracodawcy stała się dziś powszechnym i szeroko akceptowanym standardem. W związku ze zbliżającym się okresem urlopowym wielu pracowników może dodatkowo rozważać wykonywanie takiej pracy podczas tymczasowych pobytów w Polsce (workation). Taka elastyczność może jednak generować bardzo duże problemy podatkowe – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W związku z tym poniżej pokazujemy kluczowe obszary ryzyka, które wiążą się ze świadczeniem zdalnej pracy z terenu Polski.
Zakład podatkowy
W każdym ze scenariuszy istotnym pojęciem jest tzw. zakład podatkowy, czyli „stała placówka, przez którą prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa”. Zgodnie z wytycznymi OECD „zakład podatkowy” powstaje w sytuacji, w której określone pomieszczenie w sposób trwały jest wykorzystywane do prowadzenia działalności. W praktyce więc „zakład” jest związany z konkretnym miejscem, które jest wykorzystywane w związku z prowadzoną działalnością.
Praca zdalna a zakład podatkowy
Zgodnie z uniwersalnie przyjętym stanowiskiem polskich sądów administracyjnych w zdecydowanej większości przypadków wykonywanie pracy z własnego lokalu na rzecz pracodawcy zagranicznego nie skutkuje powstaniem po jego stronie zakładu podatkowego w Polsce. Wynika to m.in. z faktu, że pracodawca nie ma w takich sytuacjach żadnego tytułu prawnego do nieruchomości, w której pracownik wykonuje swoje zadania. Praca z domu może skutkować powstaniem zakładu podatkowego tylko w specyficznych sytuacjach, do których zaliczyć można np.:
- wykonywanie pracy przez osobę, która ma prawo podejmować kluczowe decyzje w imieniu pracodawcy i de facto działa jak jej lokalny przedstawiciel czy też
- podawanie przez pracodawcę adresu domowego pracownika jako adresu do korespondencji z pracodawcą.
W zdecydowanej większości przypadków praca z domu nie będzie więc obarczona ryzykiem powstania zakładu podatkowego pracodawcy w Polsce. Sytuacja zmienia się jednak diametralnie, gdy pracodawca zdecyduje się wynająć w Polsce biuro (lub inną nieruchomość) oraz np. udostępnić je pracującym w Polsce osobom.
Wynajęcie biura a zakład podatkowy
Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca zdecyduje się wynająć na terenie Polski lokal (na przykład biuro, w którym będą pracować zatrudnieni przez niego pracownicy), to z bardzo dużym prawdopodobieństwem spowoduje to powstanie na terenie Polski zakładu podatkowego. Taka sytuacja wiąże się z powstaniem po stronie pracodawcy całego szeregu obowiązków w Polsce.
Powstanie zakładu w Polsce - skutki podatkowe
Zgodnie z generalną zasadą dochody przedsiębiorstw są opodatkowane w kraju, w którym znajduje się ich siedziba. Jeżeli jednak przedsiębiorca posiada zakład podatkowy na terenie Polski, to osiągane przez ten zakład dochody powinny być opodatkowane także polskim podatkiem dochodowym. W praktyce powstanie zakładu podatkowego na terenie Polski skutkuje więc m.in.
- koniecznością uzyskania polskiego numeru podatkowego (NIP),
- stosowania się do polskich przepisów podatkowych czy też
- comiesięcznego rozliczania osiągniętych przez zakład dochodów z polskim urzędem skarbowym.
Powstanie zakładu w Polsce - skutki dla pracowników
Powstanie zakładu na terenie Polski wiąże się także z koniecznością zmiany sposobu rozliczania z zatrudnionymi w Polsce pracownikami. Od momentu powstania zakładu pracodawca powinien co miesiąc odprowadzać za swoich pracowników:
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (do polskiego urzędu skarbowego) oraz
- składki na ubezpieczenia społeczne (do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).
Brak wykonywania ww. obowiązków może skutkować m.in. nałożeniem na pracodawcę grzywny przez polskie organy skarbowe.
Workation a podatek
Opisane wyżej zasady mogą mieć zastosowanie także do osób przyjeżdżających do Polski na tzw. workation. W takich jednak przypadkach ryzyko jest zdecydowanie mniejsze, co wynika z tymczasowego charakteru takich wyjazdów. Oznacza to, że okazyjne wykonywanie pracy z terenu Polski nie powinno skutkować żadnymi konsekwencjami podatkowymi, zarówno po stronie pracodawcy, jak i po stronie pracowników.
Przykłady
Zakład podatkowy w Polsce nie powstanie, gdy:
- pracownik wykonuje pracę w Polsce z własnego lokalu, nie mając jednocześnie prawa do zawierania umów / podejmowania kluczowych decyzji w imieniu pracodawcy;
- pracownik tymczasowo wykonuje obowiązki z terenu Polski (np. w trakcie workation).
Zakład podatkowy w Polsce może powstać, gdy:
- pracownik wykonuje pracę w Polsce z lokalu wynajętego / opłacanego przez zagranicznego pracodawcę,
- pracownik wykonuje pracę z własnego lokalu w Polsce, lecz dysponuje pełnomocnictwami do zawierania kluczowych umów w imieniu pracodawcy.
Wnioski
Sam fakt wykonywania pracy zdalnej z terenu Polski sam w sobie nie musi wiązać się z powstaniem zakładu podatkowego w Polsce. Należy jednak uważać na sytuacje, w których:
- praca jest wykonywana z biura wynajętego (lub opłacanego) przez pracodawcę,
- praca jest wykonywana przez osobę, która ma prawo podejmować kluczowe decyzje w imieniu pracodawcy i/lub zawierać w jego imieniu istotne umowy (związane z istotą działalności pracodawcy), czy też
- adres, pod którym wykonywana jest praca jest podawany jako adres do korespondencji z danym pracodawcą.
Każda z nich może bowiem skutkować powstaniem w Polsce zakładu podatkowego, a co za tym idzie – m.in. koniecznością opodatkowania na terenie Polski części osiąganych przez danego pracodawcę dochodów.
Autor: Marek Michalski, doradca podatkowy