Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Całoroczny odpis podstawowy, oszacowany według przewidywanego średniorocznego stanu zatrudnienia, firmy muszą skorygować 31 grudnia na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym. Aby ją ustalić, należy wyliczyć średnią dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku otrzymamy, sumując przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i wartość tę dzieląc przez 12.
Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)
Porównując wysokość odpisu dokonanego na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisem ustalonym według stanu rzeczywistego, pracodawca otrzymuje informację o nadwyżce lub niedoborze środków na rachunku ZFŚS. Jeśli planowana liczba zatrudnionych jest niższa niż faktyczne zatrudnienie, to na 31 grudnia należy uzupełnić odpis i do tego dnia dokonać wpłaty brakującej kwoty na rachunek funduszu. Natomiast gdy na koniec roku rzeczywista liczba zatrudnionych jest niższa od planowanej, należy dokonać korekty. Jeżeli w jej wyniku powstanie nadwyżka, to pracodawca może wycofać ją z rachunku lub przeznaczyć na działalność socjalną w następnym roku. [przykład]
Co do zasady ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku. Jedynie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe mają obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych i nie mogą z niego zrezygnować (art. 3 ust. 2–3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111; dalej: ustawa). Zmiany stanu zatrudnienia w ciągu roku będą wpływały jedynie na wysokość należnego odpisu.
Ustawa przewiduje jednak możliwość rezygnacji z ZFŚS lub zmniejszenia odpisu na fundusz przez pracodawców prywatnych. Zależy to od liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty, a także od tego, czy w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo inne przepisy wewnętrzne.
Pracodawcy zatrudniający 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać go lub zwiększać), a także postanowić, że nie będzie on tworzony. W tym celu zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy powinny być dokonane zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W ostatnim przypadku, jeśli w firmie nie działa związek zawodowy, wymagana jest konsultacja z reprezentantem pracowników.
Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS. Mogą jednak utworzyć go dobrowolnie albo wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe. Mogą też samodzielnie zdecydować o jego nietworzeniu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Nie trzeba tu konsultacji z załogą. Jest jednak warunek do spełnienia. Do 31 stycznia danego roku pracodawcy muszą poinformować o tym swoich pracowników. Mogą to zrobić w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. poprzez ogłoszenie na tablicy, w sieci intranet lub wręczając każdemu pracownikowi informację na piśmie. Dotyczy to pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub niemających obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.
Dołącz do nas na Facebooku!
Brak powiadomienia pracowników oznacza, że w danym roku firma albo tworzy ZFŚS, albo wypłaca świadczenie urlopowe. Jeśli zawiadomi zatrudnionych wyłącznie o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, należy przyjąć, że decyduje się tworzyć fundusz socjalny. Natomiast informując tylko o nietworzeniu ZFŚS, decyduje się na wypłatę świadczeń urlopowych.
Jeśli pracodawca do 31 stycznia nie poinformuje pracowników o rezygnacji z ZFŚS, a jednocześnie nie będzie naliczać odpisu na fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowego, to może się narazić na mandat lub grzywnę.
Przykład
Przeciętna liczba zatrudnionych
Firma założyła, że w 2015 roku będzie zatrudniać średnio 42 osoby. Odprowadzono odpis na ZFŚS w kwocie 45 945,06 zł (42 x 1093,93 zł – odpis podstawowy na jednego pracownika). Na koniec roku ustalono, że zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło: styczeń – 42, luty – 42, marzec – 41, kwiecień – 41, maj – 46, czerwiec – 46, lipiec – 46, sierpień – 47, wrzesień – 47, październik – 48, listopad – 48, grudzień – 48. Faktyczna średnioroczna liczba zatrudnionych to 45,16. Ponieważ pierwotnie przewidywano niższy wskaźnik, należy zwiększyć podstawę naliczania odpisów i w efekcie kwotę odpisu.
45 x 1093,93 zł = 49 226,85 zł
49 226,85 – 45 945,06 = 3281,79 zł
Na rachunek ZFŚS na koniec roku należy przekazać więc jeszcze 3281,79 zł.