Z jakich środków można sfinansować wyprawkę przedszkolną/szkolną dla dziecka pracownika

Przeznaczeniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej zfśs) jest finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, dofinansowanie zakładowych obiektów o charakterze socjalnym i tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego (art. 1 ust. 1 ustawy o zfśs).

Do korzystania z funduszu uprawnieni są:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych, np. zleceniobiorcy (art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs).

Pracodawca ma możliwość przeznaczenia środków funduszu m.in. na zakup wyprawek szkolnych/przedszkolnych dla dzieci pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu. Należy mieć jednak na uwadze, że jeżeli wsparcie ma charakter ulgowy, powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs).

Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy, który w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) stwierdził, że: „(...) pracodawca, administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (...)”.

Stosowanie kryterium socjalnego wymaga od pracodawcy zebrania informacji m.in. o liczbie członków rodziny prowadzących z uprawnioną osobą wspólne gospodarstwo domowe oraz o wysokości przypadających na nich dochodów obejmujących każde przysporzenie majątkowe realnie wpływające na sytuację konkretnej rodziny.

PRZYKŁAD

Pracownik zamieszkujący z dwoma niepełnoletnimi synami, żoną prowadzącą działalność gospodarczą i ojcem przebywającym na rencie, zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o przyznanie mu dla obojga dzieci wyprawek szkolnych, które są wypłacane w zakładzie co roku pod koniec sierpnia. Pracodawca, zgodnie z postanowieniami regulaminu zfśs, zobowiązał pracownika do przedłożenia:

• oświadczenia o liczbie osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym (z podaniem wieku dzieci i nazwy szkół, do których uczęszczają, oraz źródeł przychodów uzyskiwanych przez każdego z domowników),
• zaświadczenia z urzędu skarbowego o wysokości dochodu za 2011 r. osiągniętego z działalności gospodarczej przez żonę pracownika,
• odcinków renty z ZUS zawierających informacje o wysokości otrzymywanego świadczenia przez ojca pracownika za okres ostatnich 6 miesięcy.

Niezłożenie ww. dokumentów będzie stanowiło uzasadnioną przyczynę odmowy przyznania wyprawek szkolnych. Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

Uwzględnianie kryterium socjalnego wyklucza przyznawanie świadczeń socjalnych:

• na podstawie przesłanek o charakterze pozasocjalnym, takich jak np. staż pracy, wymiar czasu pracy, przynależność pracownika do związku zawodowego lub określonej grupy zawodowej (wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182),
• wszystkim po równo, czyli bez zróżnicowania ich wysokości (wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r., I UK 121/09).

Zapis o możliwości uzyskania zapomogi na wyprawkę szkolną/przedszkolną lub wyprawki w formie rzeczowej powinien znaleźć się w zakładowym regulaminie gospodarowania środkami zfśs, obowiązującym u danego pracodawcy.

Taki zapis może wyglądać następująco:

„1. Pracownik lub emeryt lub rencista – były pracownik ma prawo ubiegać się raz w roku o zapomogę na wyprawkę szkolną dla pozostających na jego utrzymaniu i wychowaniu dzieci własnych, dzieci przysposobionych oraz przyjętych na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonków, do czasu ukończenia przez nie nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 18 lat.

2. Warunkiem ubiegania się o zapomogę na wyprawkę szkolną jest złożenie wniosku (według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego regulaminu) wraz z oświadczeniem o uczęszczaniu dziecka/dzieci do szkoły, wieku dziecka/dzieci oraz dokumentami potwierdzającymi dochód członków rodziny pozostającymi z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym.

3. Wysokość zapomogi na wyprawkę szkolną jest zróżnicowana ze względu na sytuację materialną pracownika i określa ją poniższa tabela:

Zapomogi przyznane na zakup podręczników i innych pomocy szkolnych dla dzieci pracowników lub świadczenia przekazane w formie rzeczowej finansowane ze środków zfśs są zwolnione z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł na pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), przy czym zwolnienie to obejmuje tylko pracowników. Nie dotyczy zatem innych uprawnionych, np. zleceniobiorców.

Ustalając roczny limit 380 zł pracodawca powinien brać pod uwagę przyznane uprawnionej osobie świadczenia sfinansowane z zfśs w danym roku, które były zwolnione z podatku. Przyznane wsparcie jest w całości wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS bez względu na jego wysokość i dotyczy wszystkich uprawnionych do otrzymania pomocy z zfśs wskazanych w regulaminie funduszu (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

WAŻNE!

Świadczenia przyznane zleceniobiorcom z zfśs są w całości opodatkowane, ale zwolnione ze składek ZUS.

Jeżeli pracodawca zdecydowałby o sfinansowaniu wyprawki szkolnej/przedszkolnej ze środków obrotowych, takie przysporzenie podlega w całości opodatkowaniu i stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podstawa prawna:

• art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592),
• art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 19, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).