Pracodawca, chcący podnosić kwalifikacje zawodowe zatrudnionych pracowników, może skorzystać z ułatwień, jakie zagwarantował ustawodawca, wprowadzając w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy możliwość tworzenia zakładowego funduszu szkoleniowego – zwanego dalej funduszem.
Pracodawca część posiadanych przez siebie środków może przeznaczyć na fundusz (art. 67 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.). Środki gromadzone przez pracodawcę na takim funduszu powinny być przeznaczone na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców.
Przepisy dotyczące tworzenia, funkcjonowania i likwidacji zakładowego funduszu szkoleniowego są mało precyzyjne i tylko ogólnie nakreślają te kwestie.
Fundusz może być tworzony przez jednego albo większą liczbę pracodawców, wówczas tworzenie i korzystanie z tego funduszu odbywa się w drodze porozumienia. Pracodawca jest decydentem w tej kwestii, a zatem do utworzenia funduszu dochodzi na zasadzie dobrowolności, a nie obowiązku pracodawcy.
Wprowadzenie w zakładzie pracy funduszu następuje w:
- postanowieniach układu zbiorowego pracy,
- regulaminie funduszu.
W przypadku utworzenia funduszu w drodze postanowień układu zbiorowego pracy sposób ich przyjęcia jest taki sam jak wszystkich innych uregulowań objętych układem zbiorowym. A zatem pracownicy mają możliwość udziału w pracach nad zasadami tworzenia i wykorzystywania funduszu, które zostaną wprowadzone do układu zbiorowego. Natomiast w przypadku trybu regulaminowego ustawodawca nie określił sposobu jego tworzenia. Należy jednak przyjąć, że jest dopuszczalna, a nawet wskazana, możliwość współpracy pracodawcy z załogą przy ustalaniu zasad funkcjonowania tego funduszu, np. w drodze konsultacji z reprezentantami załogi.
Ustawodawca wprost nie precyzuje, w jakiej formie i trybie powinien zostać przyjęty regulamin. Niemniej jednak przepisy ustawy przewidują możliwość żądania przez starostę wglądu do „dokumentu potwierdzającego istnienie funduszu szkoleniowego”. W związku z powyższym w przypadku pracodawcy, u którego nie ma układu zbiorowego, wskazane jest utworzenie takiego regulaminu i wprowadzenie go w życie. Szczególnie dotyczy to pracodawców korzystających z refundacji kosztów szkolenia pracowników przez starostwo.
Środki gromadzone w funduszu mogą pochodzić z wpłat pracodawców. Wysokość wpłat ustala się w regulaminie albo w układzie zbiorowym. Niemniej jednak nie mogą to być kwoty niższe niż 0,25% funduszu płac.
Przepisy nie precyzują również, co powinno się znaleźć w treści takiego dokumentu.
Ze względów praktycznych regulamin powinien zawierać m.in.:
- źródła i wysokość wpłat na fundusz,
- terminy dokonywania tych wpłat oraz konsekwencje ich niedotrzymania,
- sposoby przechowywania i gromadzenia środków,
- przeznaczenie środków funduszu,
- sposób wydatkowania środków.