Na początku każdego roku trudno jest ustalić przeciętną planowaną w danym roku liczbę osób zatrudnionych. Dlatego na koniec roku, tj. na 31 grudnia, każdy pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych powinien dokonać korekty odpisu na ten fundusz.
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: fundusz) mają pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat.
Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Coroczny podstawowy odpis na fundusz stanowi iloczyn planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w danym roku, i 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnie uciążliwych odpis wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, natomiast dla pracowników młodocianych, w zależności od roku nauki, od 5% do 7%.
Pracodawca może zwiększyć podstawowy odpis o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. O 6,25% może ulec zwiększeniu fundusz za każdego emeryta lub rencistę będącego byłym pracownikiem, który będzie uprawniony do korzystania z funduszu.
Termin dokonania korekty ZFŚS
Pracodawca naliczając na początku roku odpis na fundusz, powinien uwzględnić już w tym odpisie przewidywane dodatkowe zatrudnienie lub planowaną redukcję zatrudnienia. Zdarza się, że w trakcie roku mogą wystąpić dodatkowe okoliczności, które spowodują zmianę stanu zatrudnienia, np. indywidualne wypowiedzenia dokonane przez pracowników.
Dlatego na koniec roku, najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na fundusz do rzeczywistej, przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy.
Jeśli faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od przewidywanej, różnicę między odprowadzonym, a należnym odpisem należy odprowadzić na rachunek funduszu do 31 grudnia. Natomiast jeśli jest niższa, w roku następnym można odprowadzić odpis należny za ten rok pomniejszony o nadpłaconą kwotę.
Metody obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumuje się przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Taka zasada obowiązuje również w zakładzie pracy funkcjonującym krócej niż rok kalendarzowy.
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie precyzują, w jaki sposób pracodawcy powinni ustalić przeciętną liczbę osób zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.
W praktyce są stosowane następujące metody:
• średniej arytmetycznej, która polega na dodawaniu do siebie, na każdy dzień miesiąca, liczby zatrudnionych osób (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej sumy przez ilość dni kalendarzowych w danym miesiącu,
• uproszczona, polegająca na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz podzieleniu na dwa,
• średniej chronologicznej, polegającej na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu na dwa, a następnie dodaniu do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie podzieleniu na dwa.
Opis tych metod znajduje się w objaśnieniach do druku Z-06 (wzorów formularzy sprawozdawczych). Wybór metody należy do decyzji pracodawcy. Jednak przyjmuje się, że metodę średniej arytmetycznej należy stosować przy dużej płynności kadr, natomiast dwie pozostałe przy stabilnej sytuacji kadrowej.
Kogo należy uwzględnić w przeciętnej liczbie zatrudnionych
W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się:
• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, określony, próbny, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo, jak też powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy,
• pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,
• osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni,
• osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych,
• osoby zatrudnione w systemie robót publicznych,
• pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
• pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy),
• pracowników zatrudnionych w Polsce, a oddelegowanych do pracy za granicą.
Nie ujmuje się natomiast w przeciętnej liczbie zatrudnionych:
• osób, z którymi pracodawca zawarł jedynie umowy cywilnoprawne,
• osób uprawnionych do pobierania świadczeń lub zasiłków przedemerytalnych, gdyż został z nimi rozwiązany stosunek pracy,
• osób przebywających na urlopach bezpłatnych,
• poborowych odbywających u pracodawcy zastępczą służbę wojskową, gdyż nie łączą ich z pracodawcą indywidualne umowy o pracę,
• pracowników młodocianych ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu.
Korekta ZFŚS
Przykład:
Firma produkcyjna zatrudnia na dzień 1 stycznia 2006 r. 86 osób. Przy naliczaniu odpisu na ZFŚS firma uwzględniła następujące założenia:
1. Osoby zatrudnione w normalnych warunkach:
– 71 osób zatrudnionych na pełny etat,
– 4 osoby zatrudnione na 3/4 etatu,
– 2 osoby zatrudnione na 1/4 etatu,
w przeliczeniu na etaty jest to 74,5.
2. Osoby zatrudnione w warunkach szczególnie uciążliwych:
– 4 osoby zatrudnione na 3/4 etatu,
– 5 osób zatrudnionych na 1/2 etatu,
w przeliczeniu na etaty jest to 5,5.
3. W 2006 r. firma zaplanowała przyjąć 1 pracownika od 15 stycznia na pełny etat.
4. Firma nie przewidywała żadnej redukcji zatrudnienia.
Czyli – planowane zatrudnienie wynosi 81 etatów (74,5 + 5,5 + 1).
W 2005 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wyniosło 1977,20 zł, a w drugim półroczu 2005 r. wyniosło 2038,00 zł. Zgodnie więc z art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych to przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza stanowiło podstawę do naliczania obowiązkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2006 r.
Biorąc to pod uwagę, wysokość odpisu podstawowego na fundusz w 2006 r. na jednego pracownika wynosił 764,25 zł (37,5% wskazanego powyżej przeciętnego wynagrodzenia).
W przypadku pracowników młodocianych wysokość odpisu w 2006 r. wynosi odpowiednio:
• w pierwszym roku nauki – 101,90 zł (5% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia),
• w drugim roku nauki – 122,28 zł (6% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia),
• w trzecim roku nauki – 142,66 zł (7% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia).
Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2006 r. wynosił: 2038 zł × 50% = 1019,00 zł.
Na podstawie przedstawionych założeń firma naliczyła na początku roku odpis podstawowy w wysokości 63 305,38 zł (74,5 etatu × 764,25 zł + 5,5 etatu × 1019 zł + 1 etat nowy × 764,25 zł).
W 2006 r. doszło do następujących ruchów kadrowych:
1. Firma nie zatrudniła jednego pracownika od 15 stycznia, lecz dopiero od 1 czerwca przyjęła do firmy 3 pracowników na pełny etat, w tym dwóch ze znacznym stopniem niepełnosprawności.
2. Od 1 lipca przyjęto 4 pracowników na pełny etat.
3. Od września firma przyjęła 4 młodocianych (I rok nauki) w celu nauki zawodu.
4. Jedna pracownica księgowości przeszła na urlop macierzyński od 18 marca.
5. Dwóch pracowników produkcyjnych przeszło od 15 września na wcześniejszą emeryturę.
6. Jeden pracownik po złożeniu wcześniej wypowiedzenia, zakończył pracę z dniem 30 listopada.
Na koniec 2006 r. firma dokonała korekty odpisu na ZFŚŚ.
Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych firma postanowiła zastosować uproszczoną metodę.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Sumę średniego rocznego zatrudnienia, czyli 997 etatów, dzielimy przez 12 miesięcy = 83,08 etatu. Jest to przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku.
Następnie należy według tego stanu ponownie przeliczyć odpis z uwzględnieniem:
– pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych: 5,5 etatu × 1019,00 zł = 5604,50 zł
– młodocianych: 4 młodocianych na I roku nauki × 101,90 zł = 407,60 zł
– pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach: 83,08 etatu – 5,5 etatu pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych = 77,58 etatu – 2 etaty osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności = 75,58 etatu
– pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach: 83,08 etatu – 5,5 etatu pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych = 77,58 etatu – 2 etaty osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności = 75,58 etatu
75,58 etatu × 764,25 zł = 57 762,02 zł
– pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, ale niepełnosprawnych (odpis na tego pracownika to 37,5% + 6,25%, czyli 891,63 zł): 2 etaty × 891,63 zł = 1783,26 zł.
Firma postanowiła również dokonywać odpisów na każdego emeryta i rencistę (na każdego emeryta fundusz zwiększa się o 6,25%, czyli o 127,38 zł): 2 emerytów × 127,38 zł = 254,76 zł
W sumie odpis podstawowy naliczony w końcu roku wynosi 65 812,14 zł (5604,50 zł + 407,60 zł + 57 762,02 zł + 1783,26 zł + 254,76 zł).
Firma powinna więc do 31 grudnia dokonać wpłaty na rachunek ZFŚS w wysokości 2506,76 zł (65 812,14 zł – 63 305,38 zł).
Konsekwencje niedokonania korekty
Pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Pod pojęciem „niewykonywania przepisów ustawy” mieści się właśnie niedokonanie korekty odpisów.
W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od inspektora pracy w trybie określonym w dziale VII Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Podstawa prawna:
• art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 1 i § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.).
• § 1 i § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.).