Gospodarowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych utworzonego u pracodawcy podlega przepisom prawa. Ich naruszenie, czyli wydatkowanie środków niezgodne z przepisami, może spowodować określone prawem konsekwencje.
Podstawowym aktem prawa powszechnego zawierającym regulacje w zakresie sposobu wydatkowania środków ZFŚŚ jest ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm. – zwana dalej ustawą).
W art. 1 ustawy wskazuje się, że środki funduszu powinny być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej, przez którą rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej i rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy).
Ustawa wyklucza więc udzielanie pracownikom innych świadczeń w związku z zatrudnieniem, których przyznanie leżałoby w interesie pracodawcy, np. finansowanie kosztów przejazdu pracowników do pracy, finansowanie działalności stołówki zakładowej, dofinansowanie szkoleń i kursów dla pracowników.
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Konkretyzacja działalności socjalnej, czyli przyznawanie konkretnych usług i świadczeń z funduszu, następuje w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 8 ust. 2 zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie ze związkami zawodowym (art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych – zwanej dalej uzz).
Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Zgodnie z art. 27 ust. 2 uzz przyznawanie pracownikom (i innym osobom uprawnionym na podstawie postanowień regulaminu) świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (lub zakładowymi organizacjami związkowymi). Oznacza to, że każdy indywidualny przypadek przyznania osobie uprawnionej środków z funduszu, a także ustalenie wysokości, wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi.
Przykład:
Pracodawca przyznał samodzielnie świadczenia dla pracowników – pomoc rzeczową dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji. Czy takie działanie może spowodować konieczność zwrotu środków na rzecz funduszu?
Generalnie tak, pod warunkiem że związki zawodowe z takim żądaniem wystąpią. W praktyce, jeżeli związki zawodowe uznają, że decyzja pracodawcy (jednostronna) w zakresie przyznania środków była zgodna z prawem i konieczna w danej sytuacji, mogą w sposób następczy wyrazić swoją zgodę i odstąpić od żądania zwrotu środków.
Sankcje za nieprawidłowe wydatkowanie
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazuje, że związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3).
Ponadto, kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od inspektora pracy w trybie określonym w dziale VII Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 12 a).
Oznacza to, że jeżeli pracodawca jednostronnie rozdysponowuje środki funduszu – bez uzgodnienia ze związkami zawodowymi bądź przeznacza je na inny cel niż działalność socjalna – związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot środków, a pracodawcy jednocześnie grozi kara grzywny.
Zgodnie z tezą wyroku z 19 listopada 1997 r. (I PKN 373/97, OSNP 1998/17/507) dysponowanie przez pracodawcę środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot.
W przepisach prawa wskazano, że środkami funduszu administruje pracodawca (art. 10 ustawy). Oznacza to, że środki te są własnością pracodawcy i sprawuje on nad nimi „pieczę”, jednak w granicach określonych w ustawie i regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pomimo że środki te stanowią własność pracodawcy, to nie może on nimi swobodnie rozporządzać.
Potwierdzenie tego znajdujemy także w orzecznictwie sądowym. W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Należy zaznaczyć, że swoistego rodzaju sankcją za nieprawidłowe wydatkowanie środków może być także wszczęcie sporu zbiorowego przez związki zawodowe w zakładzie pracy. W ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych wskazano, że spór zbiorowy może dotyczyć także świadczeń socjalnych. Oczywiście jeżeli spór ten ma charakter zbiorowy, czyli nie dotyczy indywidualnego żądania pracownika.
Postępowanie w sprawie o zwrot środków
Ustawodawca w art. 8 ust. 3 ustawy dał związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy. Oznacza to, że tylko związki zawodowe mogą wystąpić do sądu z żądaniem zwrotu określonej kwoty na rzecz funduszu. Z powództwem nie może wystąpić ani cała załoga, ani delegat załogi – na gruncie ustawy zdolność procesową ma tylko związek zawodowy.
Legitymowanym biernie w takiej sprawie jest pracodawca (art. 3 k.p.), który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej (art. 460 § 1 k.p.c.). Czynnie legitymowana do wystąpienia z takim roszczeniem może być międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę.
Związek zawodowy wnosi sprawę do sądu pracy – rejonowego lub okręgowego w tym przypadku decyduje wartość przedmiotu sporu. Sąd okręgowy jest właściwy rzeczowo dla spraw o prawa majątkowe, w których wartość przedmiotu sporu przewyższa 75 tys. zł.
Związek zawodowy ma także prawo domagania się, oprócz kwoty głównej, także odsetek.