Granice wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) określa ustawa o tym funduszu. W praktyce wyznacza je przede wszystkim działalność socjalna.
Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Poza tym ze środków ZFŚS można dofinansowywać obiekty socjalne – oczywiście w tych zakładach pracy, które takie obiekty posiadają.
Regulamin gospodarowania środkami ZFŚS powinien wskazywać m.in. szczegółowo grupy wydatków i rodzaje działalności socjalnej, które u danego pracodawcy będą realizowane. Nie muszą to być wszystkie jej rodzaje wymienione w przepisach ustawy o ZFŚS. Pracodawca ma prawo je wybrać.
Finansowanie imprez zbiorowych
Większość regulaminów ZFŚS przewiduje możliwość finansowania z jego rachunku różnych zbiorowych imprez, wyjazdów itp. dla osób uprawnionych. Są to najczęściej wyjazdy integracyjne, wspólne ogniska, bale.
Kwalifikowane są jako działalność rekreacyjna lub organizowanie wypoczynku. Opierając się na wspomnianej wcześniej definicji działalności socjalnej, nie można takiej możliwości zakwestionować. Wydatki z funduszu nie muszą być zawsze wydatkami na potrzeby indywidualne konkretnej uprawnionej osoby. Ze względu na brak doprecyzowania w ustawie takich pojęć, jak działalność sportowo-rekreacyjna czy wypoczynek, nie można w konsekwencji nie zaliczyć do nich również imprez zbiorowych.
W większości publikacji dotyczących tego zagadnienia wskazuje się, że np. kolacja wigilijna nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej, a zatem nie może być finansowana ze środków ZFŚS.
Kryterium socjalne
Jedynymi kryteriami, od których uzależniane jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS, są:
- sytuacja życiowa,
- sytuacja rodzinna,
- sytuacja materialna.
Inaczej mówiąc, wobec osoby uprawnionej do korzystania z funduszu należy stosować tzw. kryterium socjalne.
Zasady ustalania kryterium socjalnego powinny zostać określone w regulaminie gospodarowania środkami funduszu. Najczęściej w tym celu pracodawca występuje do pracowników o złożenie oświadczeń majątkowych. Oświadczenie to powinno:
- dotyczyć dochodów wszystkich członków rodziny,
- obejmować pewien – dłuższy – okres czasu, a nie np. tylko ostatni miesiąc,
- odnosić się nie tylko do sytuacji materialnej (dochodów na członka rodziny), ale też rodzinnej i życiowej, np. informacja o wychowywaniu niepełnosprawnego dziecka w sposób istotny wpływa na ocenę sytuacji socjalnej danej osoby.
Różnicowanie sytuacji pracowników
W zdecydowanej większości opinii dotyczących finansowania imprez zbiorowych z funduszu socjalnego wskazuje się, że sfinansowanie np. wspólnego wyjazdu (w równej wysokości w stosunku do każdej uprawnionej osoby) narusza tę zasadę. Każdy z pracowników otrzyma bowiem w rezultacie świadczenie w tej samej wysokości (czyli kryterium socjalne nie będzie brane pod uwagę). Potwierdza to m.in. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNP/2003/14/331), gdzie czytamy, że „fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów”. Rozpatrywana przez SN sprawa dotyczyła talonów dla pracowników uprawniających ich na festynie do konsumpcji o tej samej wartości. W ocenie sądu wprowadzenie przez pracodawcę w odniesieniu do festynu innej zasady przyznawania świadczeń, według której każdy pracownik i wszyscy członkowie jego rodziny – z pominięciem kryterium socjalnego – otrzymali talony, naruszało zasadę powiązania funduszu z sytuacją osób uprawnionych oraz jego socjalnego charakteru.
Podobnie wypowiedział się WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (sygn. akt Wa 4283/06, M.Podat. 2007/10/420). Wskazał w nim, że zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z ZFŚS. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Nowe stanowisko sądu
Można powiedzieć, że takie stanowisko było już mocno ugruntowane, gdy pojawił się wyrok SN z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08, niepublikowany). Przedstawiono w nim diametralnie inną opinię na ten temat. Sąd Najwyższy wskazał, że kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, a nie wszystkich wynikających z całej działalności socjalnej pracodawcy. Zdaniem SN wyraźne brzmienie tego przepisu odnosi się wyłącznie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń, co powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu. W konsekwencji dopuścił w pełni finansowanie imprez integracyjnych z funduszu socjalnego, bez konieczności różnicowania sytuacji pracowników. Potwierdził jednocześnie, że działalność przejawiająca się w imprezach masowych, jak pikniki, andrzejki, organizowanie wycieczek – mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaju działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku.
Wyrok ten wskazuje, że ZFŚS nie może być postrzegany jako instytucja udzielająca pomocy wyłącznie osobom najuboższym lub znajdującym się w trudnych sytuacjach życiowych i rodzinnych. Sąd Najwyższy stwierdza, że pewne świadczenia z funduszu mogą być przyznawane na zasadach powszechnej i równej dostępności. Orzeczenie to może zmienić powszechne podejście do wydatkowania środków ZFŚS. Należy jednak pamiętać, że nadal za raczej powszechną opinię należy uważać tę, zgodnie z którą przy przyznawaniu jakichkolwiek świadczeń z funduszu powinna być brana pod uwagę sytuacja socjalna osób uprawnionych – osób, które z danego świadczenia korzystają.
Bezpieczniej jest jednak opierać się na powszechnej opinii o konieczności różnicowania także w takich przypadkach wysokości świadczeń dla poszczególnych osób uprawnionych. Przytoczony wyrok – na pewno interesujący – stanowi na razie osamotnioną opinię wśród tych, które ugruntowały odmienne stanowisko dotyczące tej kwestii. W przypadku wyjazdów integracyjnych itp. pracownicy (oraz inne osoby uprawnione) otrzymują świadczenie w postaci możliwości uczestnictwa w określonej imprezie, a co za tym idzie – podlega to pod zasadę „różnicowania socjalnego” ich sytuacji. Przy braku jakiejkolwiek możliwości takiego zróżnicowania warto przemyśleć finansowanie danej imprezy ze środków innych niż z ZFŚS.
Różnicowanie sytuacji poszczególnych osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS można w takich przypadkach osiągnąć poprzez dodatkowe świadczenia dla pracowników znajdujących się w trudniejszej sytuacji socjalnej.
PRZYKŁAD: Wydatki finansowane przez zamożniejszych pracowników
W firmie S często są organizowane wycieczki dla pracowników. Zakład pracy do nich dopłaca, aby dać szansę udziału w nich osobom mającym gorszą sytuację materialną. Zdecydowano jednocześnie, że pracownicy lepiej sytuowani mogą ponosić częściowe koszty pobytu. Tym niemniej pracodawca mógłby pokryć częściowo wydatki związane z uczestnictwem w wyjeździe tych pracowników ze środków obrotowych (innych niż środki ZFŚS).
Przy przyznawaniu jakichkolwiek świadczeń z funduszu powinna być brana pod uwagę sytuacja socjalna osób uprawnionych
W nowszym wyroku SN – z 16 września 2009 r. – podkreślono, że zgodnie z podstawową zasadą dysponowania środkami funduszu, określoną w art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu (sygn. akt I UK 121/09, INFOR LEX Biznes). Świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej zasady nie mogą być ocenione jako świadczenia socjalne i nie mogą być objęte uprawnieniami przyznanymi tym świadczeniom w systemie ubezpieczeń społecznych. Trzeba jednak wiedzieć, że ubiegłoroczny wyrok odnosił się do innego rodzaju świadczeń – do bonów towarowych.
Podstawa prawna
- Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1241.