Pracodawca jako administrator środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) jest gwarantem zarówno zgodnego z prawem gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i zgodności z prawem treści samego regulaminu.
Staż pracy
Częstym uregulowaniem pojawiającym się w regulaminie jest uzależnienie przyznania świadczeń od osiągnięcia przez pracownika u danego pracodawcy określonego stażu pracy.
Przykład
Pracownik złożył wniosek do pracodawcy o dofinansowanie kolonii dla dziecka. Spełnia wszystkie kryteria socjalne, tj. ma dochód na jednego członka rodziny wynoszący 800 zł, występuje o świadczenie po raz pierwszy w 2009 r. Pomimo to dofinansowanie nie zostało przyznane. Jako przyczynę podano, że pracownik nie przepracował roku w zakładzie i w związku z tym nie nabył jeszcze prawa do korzystania ze świadczeń socjalnych.
Takie działanie pracodawcy jest sprzeczne z przepisami o zfśs.
Przyznanie ulgowych świadczeń oraz dopłat finansowanych ze środków funduszu może nastąpić tylko na podstawie zbadanej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej osoby uprawnionej.
Dlatego też uzależnienie przyznania świadczeń od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy jest niedopuszczalne.
Niezgodność z prawem wskazanych powyżej działań pracodawcy zostało potwierdzone przez Sąd Najwyższy w wyroku z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05). Sąd w tym orzeczeniu stwierdził wprost, że wydatkowanie środków zfśs z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego, jest niezgodne z ustawą w rozumieniu art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Warto zauważyć, że wprowadzenie takich ograniczeń może narazić pracodawcę na odpowiedzialność – także za wykroczenie.
Wymiar zatrudnienia
Kolejnymi zapisami, które nie powinny znaleźć się w regulaminie przyznawania świadczeń socjalnych, są postanowienia uzależniające wysokość świadczeń socjalnych od wymiaru zatrudnienia. Tak samo niedopuszczalne i dyskryminujące jest przyznanie prawa do świadczeń tylko w przypadku, gdy podstawowym miejscem zatrudnienia pracownika jest dany zakład pracy, w którym funkcjonuje fundusz.
Przykład
Pracownica samotnie wychowująca dziecko w wieku szkolnym wystąpiła o przyznanie dofinansowania wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie dla siebie i córki. Przyznano jej to świadczenie, ale jego wysokość ograniczono do wymiaru zatrudnienia. Pracownicy, których dochód na jednego członka rodziny wynosi 1000 zł, otrzymywali dofinansowanie w wysokości 800 zł na osobę. Ponieważ pracownica zatrudniona była na 3/4 etatu, przyznano jej dofinansowanie w wysokości 1200 zł, a nie 1600 zł.
Dokumentowanie dochodów nie stanowi dyskryminacji
Nie naruszają natomiast przepisów prawa, jak też nie można ich uznać za dyskryminujące zapisy regulaminów, które nakładają na pracownika obowiązek udokumentowania dochodów przypadających na członka rodziny, przez przedstawienie zaświadczenia o wysokości zarobków współmałżonka.
Ponieważ przyznawanie świadczeń oraz ustalanie wysokości dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, pracodawca musi uzyskać takie dane dotyczące pracownika, a nawet jego rodziny. Jest to konieczne, aby ustalić prawo do świadczeń. Pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01).
Zasady wykonywania tego obowiązku powinny być dokładnie sprecyzowane w regulaminie funduszu świadczeń socjalnych.
WAŻNE!
W regulaminie należy ściśle określić, jakie dane należy przedstawić, albo wskazać rodzaj dokumentów, które pracownik ma obowiązek przedstawić pracodawcy w celu uzyskania świadczeń socjalnych.
Pozbawienie świadczeń członków rodziny pracownika
Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są:
- pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania oraz członkowie ich rodzin,
- pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,
- emeryci i renciści, byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin.
W regulaminach przyznawania świadczeń socjalnych można znaleźć zapisy pozbawiające możliwości korzystania z funduszu socjalnego przez członków rodzin pracowników i byłych pracowników, a zwłaszcza ich współmałżonków zatrudnionych w innych zakładach pracy. Zgodnie z tymi uregulowaniami ze środków funduszu socjalnego mogą korzystać wyłącznie pracownicy danego zakładu.
Przykład
Pracownik mający na utrzymaniu niepracującą żonę i dwójkę dzieci wystąpił o dofinansowanie wypoczynku letniego dla rodziny. Pracodawca przyznał mu to świadczenie jedynie na niego, mimo że jego dochód na członka rodziny był bardzo niski. Decyzję swoją uzasadnił tym, że fundusz tworzony jest dla pracowników, a przyznając świadczenia członkom rodzin, pozbawiłby możliwości otrzymania dofinansowania przez innych zatrudnionych pracowników.
Tego typu zapisy są zarówno niezgodne z obowiązującą ustawą, jak i dyskryminujące pracowników posiadających rodziny, których dochody są stosunkowo niewielkie. Nie powinny więc znajdować się w regulaminach zfśs.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- wyroki Sądu Najwyższego:
– z 16 sierpnia 2005 r. (I PK 12/05 OSNP 2006/11–12/182),
– z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).