W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym technologia odgrywa kluczową rolę, od działów HR oczekuje się, że będą nie tylko efektywne, ale także innowacyjne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jednym z obszarów, który zyskuje na znaczeniu, jest digitalizacja procesów dostarczania pasków wynagrodzeń i wysyłki deklaracji PIT.
- Przejrzysta komunikacja
- Zaufanie i motywacja
- Wymogi prawne
- Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów
Mimo że zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, pracodawca nie jest zobligowany do dostarczania pracownikom co miesiąc wyciągów z wynagrodzeniem, coraz więcej firm decyduje się na przekazywanie comiesięcznych pasków wynagrodzeń, często zapisując to w np. regulaminach wynagrodzeń.
Przejrzysta komunikacja
Udostępnianie szczegółowych informacji dotyczących składników wynagrodzenia stanowi strategiczny krok w kierunku otwartości i wyjaśnienia procesów związanych z obliczaniem zarobków, co koresponduje z dążeniem firm do podniesienia poziomu transparentności w relacjach pracodawca–pracownik.
Taka transparentność buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, tworząc atmosferę, w której obie strony rozumieją swoje role i oczekiwania. To z kolei sprzyja budowaniu trwałych relacji w miejscu pracy oraz wzmacnia pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy, który ceni i respektuje swój zespół.
Zaufanie i motywacja
Po drugie, przekazywanie pasków płacowych może być jednym z elementów realizacji strategii motywacyjnych. Pracownicy, mając dostęp do pełnego zestawienia składników wynagrodzenia, zyskują pełniejszą świadomość tego, jakie elementy kształtują ich zarobki. To nie tylko eliminuje niejasności, ale także umożliwia zrozumienie, jakie czynniki wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia na ich rachunku bankowym.
W ten sposób, udostępnienie szczegółowych informacji o wynagrodzeniach staje się kluczowym elementem wspierającym kulturę otwartości i zaufania w organizacji.
Wymogi prawne
Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza, dlatego coraz częściej pracodawcy decydują się na digitalizację wysyłki comiesięcznych pasków wynagrodzeń.
O ile w przypadku wyciągów z wynagrodzeniem na pracodawcy nie ciąży obowiązek comiesięcznego jego przekazywania, to przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy należy do obowiązków płatnika podatku. A płatnikiem podatku jest – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pracodawca, ponieważ to on jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników.
To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt, że przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Przepisy również nie nakładają wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11, ale – niezwykle istotne – to pracodawca będzie musiał udowodnić fakt doręczenia dokumentu w przypadku ewentualnego sporu.
Skoro wiemy, że „można”, a nawet więcej – że „warto” wybrać elektroniczną wysyłkę pasków wynagrodzeń i deklaracji PIT, to w takim razie „jak” to robić? Kluczowe jest właściwe wdrożenie procesu, przede wszystkim zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez odpowiednią platformę. Wybierając narzędzia do przesyłania takich dokumentów jak paski wynagrodzeń, czy deklaracje PIT, koniecznie trzeba uwzględnić: zgodność z przepisami oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, łatwość realizacji wysyłki i jej efektywność, intuicyjność „odbioru” (tak, by pracownicy nie musieli przechodzić dodatkowych szkoleń w tym zakresie), a przede wszystkim dopasowanie do kultury organizacyjnej i potrzeb firmy.
Narzędzia IT dostosowane do specyfiki procesów
Pamiętajmy, że narzędzia IT dostosowane do specyfiki firmy są bardziej skuteczne w usprawnianiu procesów operacyjnych. Jeśli komunikacja w firmie oparta jest przede wszystkim na poczcie elektronicznej, wówczas naturalnym jest, że elektroniczna wysyłka np. deklaracji PIT powinna wykorzystywać to narzędzie, co jest oczywiście dopuszczane przez organy skarbowe. Pracownicy powinni wyrazić zgodę na wysłanie im PIT-11 na wskazany przez nich adres e-mail, inaczej niż w przypadku udostępniania dokumentów na platformie pracodawcy.
Zgodnie z interpretacjami prawnymi, pracodawca nie jest zobowiązany do otrzymania od pracowników zgody na przesłanie formularza przez platformę, jeżeli korzystanie z niej jest ich codziennym obowiązkiem i wynika z wewnętrznych regulacji. W każdym przypadku pracodawca powinien być w stanie wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku dostarczenia pracownikom PIT-11 we właściwym terminie, dlatego ważne jest, by odpowiednie narzędzia IT oferowały funkcje monitorowania statusu przesyłki oraz generowania raportów dotyczących dostarczenia dokumentów.
Podsumowując, przed dokonaniem wyboru narzędzia, warto przeprowadzić dokładną analizę potrzeb organizacji i porównać dostępne opcje pod kątem wymienionych kryteriów. Ostateczny wybór powinien być zawsze dostosowany do konkretnych warunków i wymagań firmy, zapewniając jednocześnie efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.