Audyt wynagrodzeń – 5 najważniejszych korzyści z jego przeprowadzenia
W sytuacji modelowej audyt wynagradzania powinien być wprowadzony na etapie tworzenia systemu płac w firmie. W praktyce najczęściej na samym początku systemu jako takiego nie ma, powstaje wraz z rozwojem firmy. Jednak kiedy liczba pracowników wzrośnie, audyt wynagrodzeń staje się bardzo ważnym elementem strategii płacowej. Oto 5 powodów, dlaczego warto go przeprowadzać.
1. Poprawność listy płac
Generowanie listy płac wymaga uwzględnienia wielu czynników, jak choćby liczby przepracowanych godzin, dni urlopu, zwolnień lekarskich, nadgodzin itp. Im więcej pracowników, tym więcej zmiennych do uwzględnienia. Audyt pozwala na szybką weryfikację, czy naliczona w systemie lista płac jest poprawna, a pracownicy otrzymają wynagrodzenie w prawidłowej wysokości.
– Taki audyt należy przeprowadzać po wygenerowaniu każdej listy płac, nie powinien być działaniem sporadycznym. Tylko wówczas mamy pewność, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie zgodne ze stanem faktycznym, co pozwala też – i o tym warto pamiętać – uniknąć nieporozumień na linii pracownik – pracodawca – mówi Maciej Szymanek, Senior Konsultant SAP HCM w firmie Quercus.
2. Weryfikacja poziomu wynagrodzeń
Weryfikacja poprawności listy płac to jedno. Jednak audyt można też wykorzystać jako narzędzie zarządcze – np. do sprawdzenia, czy poziom płac odpowiada wytyczonym w firmie widełkom płacowym. Pozwala to zweryfikować również poziom płac na poszczególnych stanowiskach, a także – w pogłębionej analizie – zidentyfikować pracowników, którzy potencjalnie mogą być niezadowoleni z poziomu wynagrodzenia.
– Jeśli w firmie funkcjonują system wynagradzania i jasno określone widełki płacowe, sytuacje, że pracownik jest niezadowolony z poziomu płacy, bywają rzadsze. Po pierwsze dlatego, że rzadziej zdarzają się rażące dysproporcje pomiędzy stanowiskami o podobnym poziomie wymaganych kompetencji, po drugie – dzięki transparentności. Jednak życie dowodzi, że nawet w takiej sytuacji mogą znaleźć się niedopatrzenia. Dobrze przeprowadzony audyt pomaga je zidentyfikować i poprawić – twierdzi ekspert Quercus Sp. z o.o.
3. Weryfikacja błędów w bazie danych
Pierwszym etapem audytu wynagrodzeń jest analiza bazy danych, w oparciu o którą przygotowuje się listę płac. Analiza przeprowadzana jest pod kątem kompletności bazy danych pracowniczych – uwaga – za każdym razem przed wygenerowaniem listy. Dzięki temu znacznie spada ryzyko pojawienia się błędów mogących skutkować nieprawidłowo naliczonym wynagrodzeniem.
– System sprawdza szereg informacji, na przykład dane osobowe, organizacyjne, informacje podatkowe, dodatkowe obciążenia, wymiar czasu pracy i jego wycenę, itp. To jest naprawdę bardzo dużo elementów, które trzeba zweryfikować. Przy dużej liczbie pracowników comiesięczne (przy miesięcznym systemie wynagradzania) sprawdzanie w zasadzie nie byłoby możliwe. Oprogramowanie do audytu wynagrodzeń wyręcza w tym względzie dział kadr, zapewniając skuteczną weryfikację danych oraz gwarantując poprawność bazy, na podstawie której będzie naliczane wynagrodzenie – wyjaśnia Senior Konsultant SAP HCM w firmie Quercus – Maciej Szymanek.
4. Automatyczne uzgodnienie zbiorówki
W drugim etapie audytu wynagrodzeń, po naliczeniu listy płac, niezbędna jest jej weryfikacja obejmująca również uzgodnienie zbiorówki. Jeśli suma wynagrodzeń wszystkich pracowników jest nieprawidłowa, dzięki zaawansowanym narzędziom do audytu można w łatwy sposób zidentyfikować te rekordy (pracowników), w przypadku których pojawiają się błędy, więc wynagrodzenie się nie bilansuje.
– Przykładem sytuacji, która może wygenerować pozorny błąd, jest np. naliczenie wstecz podwyżki, która wypłacana jest zbiorczo w danym momencie. Jeśli taka sytuacja nastąpi – podczas audytu zostanie ujawniona, a listy płac wstecz odpowiednio skorygowane – tłumaczy Maciej Szymanek.
5. Identyfikacja sytuacji nietypowych
Przeprowadzany systematycznie audyt wynagrodzeń pozwala ponadto na identyfikację sytuacji nietypowych, które jednak mogą mieć wpływ na poziom wynagrodzenia. Są to na przykład dłuższe zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie czy tacierzyńskie, zmiana wymiaru czasu pracy, uzyskanie wieku emerytalnego czy przejście na wyższy próg podatkowy. Jak podkreśla ekspert Quercus Sp. z o.o., w tych przypadkach program przeprowadzający audyt wynagrodzeń w zasadzie wyręcza kadry – nie trzeba weryfikować dokumentacji, sprawdzać, przeliczać np. stażu pracy – te informacje są weryfikowane automatycznie i jedynie w przypadkach spornych należy je sprawdzić manualnie. Dzieje się tak najczęściej, kiedy należało uwzględnić czynniki, jakie nie zostały opisane w procedurze audytu.
– Tak naprawdę ilu pracowników, tyle przypadków. Nie da się przewidzieć każdej z możliwych sytuacji, choć dzięki doświadczeniu większość bierzemy pod uwagę, tworząc zaawansowane narzędzia do audytu wynagrodzeń. Jednak życie czasami i nas zaskakuje. Ważne, aby oprogramowanie umożliwiało dodanie takich „wyjątków” do listy elementów weryfikowanych podczas audytu – podsumowuje.
Błędy przy konwencjonalnym naliczaniu listy płac
Jakie błędy pojawiają się podczas konwencjonalnego naliczania listy płac? Ekspert Quercus jako typowe wymienia: brak wypłaty należnego wynagrodzenia, np. dodatkowej premii lub wynagrodzenia za nadgodziny, nieprawidłowo naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, źle obliczony podatek, nieodpowiednie potrącenia oraz błędną kwotę netto. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy 100 pracowników, a błąd pojawił się u wszystkich. Dzięki audytowi wynagrodzeń po pierwsze ograniczamy ryzyko wystąpienia takiej sytuacji, a po drugie – mamy szansę na łatwą identyfikację i automatyczne poprawienie błędu wszędzie tam, gdzie występuje. Efekt? Mniejszy stres i mniejsze obciążenie działu kadr.