Jak zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczenia chorobowego

Umowa zlecenia (a także umowa agencyjna oraz każda inna umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) stanowi, co do zasady, tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Gdy umowa zlecenia jest jedynym źródłem zarobkowania (tytułem do ubezpieczeń) zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Obowiązkowe jest dla niego również ubezpieczenie zdrowotne, a zleceniodawca musi – pod ustawowymi warunkami – opłacać za zleceniobiorcę również składki na Fundusz Pracy i FGŚP.

Zleceniobiorca, dla którego ubezpieczenia emerytalne i rentowe są obowiązkowe, ma prawo wnioskować o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Składka chorobowa, w wysokości 2,45% podstawy wymiaru, nie stanowi dodatkowego obciążenia dla zleceniodawcy – jest ona bowiem w całości finansowana ze środków ubezpieczonego. Podstawa wymiaru składki chorobowej dla osób ubezpieczonych dobrowolnie jest miesięcznie ograniczona do kwoty 250% przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (od 1 grudnia 2011 r. 8540 zł, tj. 250% z 3416 zł).

Termin objęcia ubezpieczeniem chorobowym

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem, jednak nie wcześniej niż od dnia wpływu wniosku do ZUS (art. 14 ustawy systemowej). Za wniosek zleceniobiorcy o objęcie ubezpieczeniem rozumie się złożenie dokumentu ZUS ZUA, w którym w bloku VIII, w punkcie 05, zostanie zaznaczone dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, natomiast w polu 06 zostanie wskazana data przystąpienia do tego ubezpieczenia. Dokument ten przesyła do ZUS płatnik składek, czyli zleceniodawca. Oryginał formularza jest jednak opatrzony własnoręcznym podpisem zleceniobiorcy, którym potwierdza on prawidłowość wszystkich danych zawartych w zgłoszeniu, również wolę przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego. Płatnik ma 7 dni na złożenie dokumentu zgłoszeniowego do ZUS. Tylko w przypadku, gdy termin ten zostanie dochowany, objęcie ubezpieczeniem chorobowym nastąpi od daty wskazanej w tym dokumencie. Gdyby płatnik nie dotrzymał 7-dniowego terminu, objęcie ubezpieczeniem dobrowolnym następuje od dnia wpływu wniosku do ZUS (czyli od daty wpływu formularza ZUS ZUA).

Spółka z o.o. zatrudnia zleceniobiorcę od 1 grudnia 2011 r. Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, wnioskował również o objęcie go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.

Wariant 1

Dokument ZUS ZUA za tego zleceniobiorcę wpłynął do ZUS 8 grudnia 2011 r., a zatem w ostatnim dniu ustawowego 7-dniowego terminu. Ponieważ zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego dokonano terminowo, zleceniobiorca podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu od dnia wskazanego we wniosku, czyli od 1 grudnia br.

Wariant 2

Dokument ZUS ZUA za zleceniobiorcę wpłynął do ZUS 12 grudnia 2011 r., a zatem po terminie przewidzianym przepisami ustawy. Ponieważ zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego dokonano po terminie, zleceniobiorca podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu od dnia wpływu dokumentu zgłoszeniowego do ZUS, czyli od 12 grudnia br.

Data objęcia ubezpieczeniem chorobowym ma w większości przypadków kluczowe znaczenie dla ewentualnej wypłaty zasiłków i innych świadczeń z tego ubezpieczenia. Świadczenia te są bowiem należne dopiero po tzw. okresie wyczekiwania, który w przypadku osób ubezpieczonych dobrowolnie wynosi 90 dni (poza wyjątkowymi sytuacjami, wskazanymi w art. 4 ust 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). W sytuacji przedstawionej w przykładzie prawo do zasiłku chorobowego pierwszy ubezpieczony nabywa od 29 lutego 2012 r., natomiast drugi ubezpieczony – dopiero od 11 marca 2012 r.

Może zdarzyć się, że ubezpieczony początkowo nie wnioskował o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Został zatem przez zleceniodawcę zgłoszony tylko do ubezpieczeń obowiązkowych (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego). Jeśli po pewnym czasie uzna, że z tytułu zawartej umowy chce podlegać dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, może zostać objęty tym ubezpieczeniem – jednak nie wcześniej niż od dnia, w którym został zgłoszony wniosek.

Zleceniobiorca, zatrudniony w firmie od 1 czerwca 2011 r., był dotychczas zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Od 1 stycznia 2012 r. chciałby zostać zgłoszony również do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Zmiana schematu podlegania ubezpieczeniom (czyli zmiana układu ubezpieczeń, któremu podlega ubezpieczony – w tej sytuacji będzie to rozszerzenie o dobrowolne ubezpieczenie chorobowe) zawsze wymaga wyrejestrowania ubezpieczonego, a następnie ponownego zarejestrowania – w nowym schemacie ubezpieczeniowym.

Płatnik składek powinien zatem:

• przyjąć oświadczenie zleceniobiorcy, w którym wyrazi on chęć przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego,
• złożyć dokument ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania od 1 stycznia 2012 r. (wyrejestrowanie z obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) w terminie do 7 stycznia włącznie (a zatem 7 dni od dnia ustania obowiązku ubezpieczeń w poprzednim schemacie podlegania),
• złożyć dokument ZUS ZUA z datą zarejestrowania od 1 stycznia 2012 r. (zarejestrowanie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego, do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego), w terminie do 9 stycznia 2012 r. (a zatem 7 dni od dnia objęcia ubezpieczeniami zgodnie z nowym schematem podlegania, z zastrzeżeniem, że termin upływający w niedzielę zostaje przesunięty na poniedziałek). Dane zawarte w formularzu ZUS ZUA zleceniobiorca potwierdza własnoręcznym podpisem.

Jeżeli płatnik złoży dokument ZUS ZUA w ustawowym terminie, zleceniobiorca będzie podlegał ubezpieczeniom od wnioskowanej daty, czyli od 1 stycznia 2012 r. Dokument ZUS ZWUA najlepiej wysłać w odstępie 2–3 dni przed wysłaniem zgłoszenia ZUS ZUA. Dzięki temu dokumenty te zostaną zapisane w systemie informatycznym ZUS w prawidłowej kolejności. Wówczas na indywidualnym koncie ubezpieczonego nie pojawią się błędy, które trzeba byłoby później wyjaśniać z ZUS.

Jeżeli zleceniobiorca przystępuje do ubezpieczenia chorobowego w trakcie miesiąca, składkę chorobową opłaca się za niego w pełnej wysokości, w wymiarze 2,45% podstawy składek emerytalno-rentowych i nie jest ona proporcjonalnie zmniejszana za część miesiąca, kiedy zleceniobiorca nie podlegał jeszcze ubezpieczeniu chorobowemu.

Zleceniobiorca od 1 października br. wykonuje umowę zlecenia, z której został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorca przystąpił od 8 listopada. Składkę na ubezpieczenie chorobowe za listopad płatnik składek powinien ustalić od pełnego wynagrodzenia wypłaconego w listopadzie, stanowiącego podstawę składek emerytalno-rentowych. Składki chorobowej nie należy proporcjonalnie zmniejszać o dni, kiedy zleceniobiorca nie podlegał jeszcze ubezpieczeniu zdrowotnemu (1–7 listopada).

Nieterminowe opłacenie składki za zleceniobiorcę

Do zleceniobiorców nie stosuje się przepisu, zgodnie z którym dobrowolne ubezpieczenie chorobowe ustaje od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono w terminie składki należnej na to ubezpieczenie (przepis ten dotyczy wyłącznie osób prowadzących pozarolniczą działalność, osób z nimi współpracujących oraz duchownych). Gdy zleceniodawca nie opłaci w terminie składek lub opłaci je w niepełnej wysokości, osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia nadal podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Jeżeli będzie wnioskował o wypłatę zasiłku, ZUS nie ma prawa odmówić mu jego wypłaty, podając jako przyczynę nieopłacenie składki w terminie. Ustanie ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorcy następuje:

• od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego (jednak nie wcześniej niż od dnia, w którym wniosek został złożony),
• z mocy ustawy – gdy zleceniobiorca przestaje z tytułu umowy zlecenia podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego może więc nastąpić tylko na bieżąco, nie można zrezygnować z niego z datą wsteczną.

Ubezpieczony wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej na okres od 1 października do 31 grudnia br. Został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego oraz przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Od 7 listopada ubezpieczony ten został zatrudniony w innej firmie na podstawie umowy o pracę, z miesięcznym wynagrodzeniem 2600 zł. W konsekwencji, z umowy zlecenia od 7 listopada nie podlega już obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (chociaż może przystąpić do tych ubezpieczeń dobrowolnie). Tym samym od 7 listopada z tytułu umowy zlecenia nie będzie także podlegał ubezpieczeniu chorobowemu. Ze względu na zmianę schematu podlegania ubezpieczeniom, płatnik powinien złożyć za ubezpieczonego:

• dokument ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego, chorobowego i zdrowotnego (z datą wyrejestrowania 7 listopada 2011 r.),
• dokument ZUS ZZA – zgłoszenie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego lub ZUS ZUA – zgłoszenie do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (z datę zarejestrowania 7 listopada 2011 r.).

Oświadczenie zleceniobiorcy

Ustalając zakres podlegania przez zleceniobiorcę ubezpieczeniom społecznym (zarówno obowiązkowym, jak i dobrowolnym) płatnik opiera się w zasadzie tylko na danych, które przekazuje mu ubezpieczony. Zleceniobiorca podpisuje oświadczenie, w którym m.in. wskazuje, czy w momencie podpisywania umowy zlecenia posiada inne tytuły do ubezpieczeń, a jeżeli tak – to jakie. W oświadczeniu płatnik może również zamieścić punkt, w którym zleceniobiorca będzie mógł jednoznacznie zadeklarować wolę przystąpienia – bądź nie – do ubezpieczeń dobrowolnych (w zależności od indywidualnej sytuacji – do ubezpieczeń emerytalno-rentowych lub do ubezpieczenia chorobowego). Przy zawieraniu umowy zlecenia warto dokładnie poinformować zatrudnianą osobę, jakim ubezpieczeniom będzie podlegać obowiązkowo, a do jakich może przystąpić dobrowolnie. Wyjaśnienie ubezpieczonemu jego sytuacji w tym zakresie pozwoli w przyszłości uniknąć nieporozumień, konfliktów i nieuzasadnionych roszczeń ze strony zleceniobiorcy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 9 ust. 1 i ust. 1a, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 14 ust. 1 i ust. 1 a, art. 20 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.),
• art. 4 ust 1 pkt 2, ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 10 listopada 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale 2011 r.