Jak poprawić błąd w dacie wyrejestrowania zleceniobiorcy?
Problem: Jedna z zatrudnionych przez nas osób była w okresie od 1 maja do 31 października 2021 r. zatrudniona na podstawie umowy zlecenia (pełne oskładkowanie). Od 1 listopada 2021 r. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Przez błąd osoby zajmującej się rozliczeniami kadrowymi została wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia z 31 października 2021 r. (zamiast 1 listopada 2021 r.). Zgłoszenia do ubezpieczeń ze stosunku pracy dokonaliśmy prawidłowo - od 1 listopada 2021 r. Jak skorygować w dokumentacji ZUS tę pomyłkę? W listopadzie 2021 r. wypłaciliśmy temu ubezpieczonemu wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wykonywanej w październiku br. oraz wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę za listopad 2021 r. Jak należy rozliczyć składki od takiego wynagrodzenia i jakie wykazać kody tytułu do ubezpieczeń? Czy najpierw powinniśmy skorygować dokumentację zgłoszeniową, czy też w pierwszej kolejności należy przesłać rozliczenie składek? - pyta Czytelniczka z Radomia.
Rada: Za byłego zleceniobiorcę należy złożyć formularz ZUS ZWUA w trybie korekty z poprawioną datą wyrejestrowania, a za listopad wykazać tę osobę w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu 30 00 xx i rozliczeniem należnych składek od wypłaconego zlecenia.
Uzasadnienie: Każda osoba posiadająca tytuł do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego najpierw podlega zgłoszeniu do odpowiednich ubezpieczeń, a potem - w razie wygaśnięcia tego tytułu (np. w wyniku rozwiązania umowy zlecenia bądź ustania stosunku pracy) - wyrejestrowaniu z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Zarówno zgłoszenie, jak i wyrejestrowanie należy do obowiązku płatnika składek (pracodawcy, zleceniodawcy).
Błąd w dokumencie zgłoszeniowym - zawiadomienie ZUS
W dokumentach zgłoszeniowych mogą pojawić się różnego rodzaju błędy, np. w kodzie tytułu do ubezpieczeń czy kodzie przyczyny wyrejestrowania. O wszelkich zmianach w danych wykazanych w zgłoszeniach, w tym w zgłoszeniu wyrejestrowania, płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Jeśli więc po złożeniu właściwego formularza płatnik zauważy błąd, powinien sporządzić i przesłać korektę tego dokumentu.
Korekta ZUS ZWUA
W przypadku obowiązku wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń oraz zgłoszenia korekty danych o tym wyrejestrowaniu należy wypełnić i przekazać formularz ZUS ZWUA.
W bloku IV Wyrejestrowanie z ubezpieczeń w polu 02 wpisuje się datę wyrejestrowania z danym kodem tytułu ubezpieczeń.
Przykład
Umowa o pracę uległa rozwiązaniu 26 października 2021 r. Pracodawca powinien w ciągu 7 dni złożyć ZUS ZWUA i wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń, wskazując jako datę wyrejestrowania 27 października 2021 r. (czyli pierwszy dzień, kiedy dana osoba nie podlegała już ubezpieczeniom z tytułu stosunku pracy). Ostatni dzień zatrudnienia jest jeszcze dniem pozostawania w ubezpieczeniach.
Jeśli korekta ZUS ZWUA dotyczy daty wyrejestrowania z ubezpieczeń, kodu przyczyny wyrejestrowania lub danych wykazanych w bloku V (blok V - Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego - dotyczy wyłącznie pracowników), płatnik powinien złożyć dokument ZUS ZWUA w trybie korekty, tzn. wpisać "X" w polu 02 bloku I Dane organizacyjne, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach, w tym właściwą datę wyrejestrowania.
Jeżeli umowa cywilnoprawna ze zleceniobiorcą rozwiązała się 31 października 2021 r., to wpisanie daty 31 października br. było nieprawidłowe. Płatnik składek powinien złożyć za tę osobę formularz ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania 1 listopada 2021 r. Zatem w sytuacji, o której mowa w problemie, należało w ciągu 7 dni od zidentyfikowania błędu złożyć korektę tego druku i w bloku IV w polu 02 (wyrejestrowanie z ubezpieczeń od dnia) wpisać prawidłową datę, tj. 1 listopada 2021 r.
Ważne!
Dokonanie korekty w zakresie daty wyrejestrowania z tytułu umowy zlecenia - nie ma wpływu na prawidłowo wykonane zgłoszenie do ubezpieczeń z tytułu stosunku pracy.
Osoba, która do końca października 2021 r. pracowała na umowę zlecenia, od 1 listopada 2021 r. została zatrudniona na umowę o pracę. Zmienił się jej status ubezpieczeniowy oraz kod tytułu ubezpieczeń. Powinna zostać zgłoszona do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA, z kodem 01 10 xx (wcześniej figurowała pod kodem 04 11 xx). Zgłoszenia należy dokonać od 1 listopada 2021 r. Płatnik powinien był przekazać formularz ZUS ZUA najpóźniej 8 listopada 2021 r.
Rozliczenie składek po rozwiązaniu umowy zlecenia
Pozostaje jeszcze kwestia rozliczenia ze składek wynagrodzeń wypłaconych w listopadzie 2021 r.: z umowy zlecenia, po wygaśnięciu tego tytułu do ubezpieczeń oraz z obecnie trwającej umowy o pracę.
Za listopad 2021 r. należy za tę osobę złożyć raport rozliczeniowy ZUS RCA, wypełniając 2 pozycje:
- ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu 01 10 xx, w którym zostanie wykazana podstawa wymiaru składek z etatu wraz z kwotami składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, oraz
- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 30 00 xx (Osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń), w którym zostanie rozliczony przychód z umowy zlecenia za październik 2021 r.
Przychód z tytułu umowy zlecenia, wypłacony ubezpieczonemu w listopadzie 2021 r., nie podlega w tym przypadku sumowaniu z przychodem z tytułu stosunku pracy. Zlecenie obejmowało bowiem okres, w którym nie został jeszcze zawarty stosunek pracy. Tym samym przepisy art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie mają zastosowania. Dotyczą one sytuacji, gdy umowa zlecenia została zawarta z aktualnym pracodawcą zleceniobiorcy i jest realizowana równolegle z umową o pracę.
Przykład
Firma ABC w listopadzie 2021 r. zatrudniała informatyka na podstawie umowy o pracę, za wynagrodzeniem w wysokości 8260 zł oraz na podstawie umowy zlecenia. Przedmiotem umowy o pracę jest obsługa IT. Na podstawie umowy zlecenia informatyk zrealizował szkolenie dla innych pracowników w zakresie nowych funkcjonalności firmowego oprogramowania. Zarówno wynagrodzenie z pracy etatowej, jak i z umowy zlecenia, należne za listopad 2021 r., wypłacono informatykowi 8 grudnia 2021 r.
Wariant I
Szkolenie odbyło się 2-3 listopada 2021 r. i na taki okres została zawarta umowa cywilnoprawna. Natomiast umowa o pracę trwała do 31 października 2021 r. (umowa na czas określony), a następna została zawarta od 5 listopada 2021 r. (umowa na czas nieokreślony).
W tej sytuacji przychód z tytułu umowy zlecenia powinien zostać rozliczony w odrębnej pozycji raportu ZUS RCA, na zasadach obowiązujących zleceniobiorców, bo nie była to umowa zawarta z własnym pracodawcą i nie była wykonywana na rzecz własnego pracodawcy - w okresie realizacji zlecenia informatyk nie pozostawał w stosunku pracy.
Wariant II
Szkolenie odbyło się 2-3 listopada 2021 r. i na taki okres została zawarta umowa cywilnoprawna. Natomiast umowa o pracę trwała do 31 października 2021 r. (umowa na czas określony), a następna została zawarta od 1 listopada 2021 r. (umowa na czas nieokreślony).
W tej sytuacji przychód z tytułu umowy zlecenia powinien zostać rozliczony w jednym raporcie ZUS RCA, po zsumowaniu go z przychodem ze stosunku pracy - jako umowa zlecenia zawarta z własnym (aktualnym) pracodawcą. Rozliczenia należało dokonać z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla pracownika, tj. 0110 xx.
Podstawa prawna:
art. 36 ust. 1, ust. 11, ust. 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1981),
§ 1 ust. 1 pkt 1, pkt 5, pkt 12, załączniki nr 1, 5, 12, 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 846).