Pracodawca a konieczność założenia profilu PUE ZUS
Gdy pracodawca jest zobowiązany do przekazywania elektronicznie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, ma obowiązek posiadania profilu PUE ZUS. W przypadku gdy płatnik nie ma takich zobowiązań, może profil utworzyć dobrowolnie. Oznacza to, że pracodawca, który zatrudnia do 5 pracowników i nie chce założyć konta PUE, otrzymuje każdorazowo wydruk e-ZLA, który lekarz przekazuje pracownikowi. Natomiast pracodawca rozliczający się za więcej niż 5 pracowników ma obowiązek założenia profilu na PUE. Przepisy nie przewidują jednak sankcji za brak konta na PUE. W takiej sytuacji pracodawca nie ma dostępu do zwolnień lekarskich swoich pracowników.
Pracodawca bez profilu PUE – obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników
Gdy dany pracodawca zdecyduje nie zakładać profilu PUE, wówczas musi poinformować na piśmie nowo zatrudnionych pracowników o konieczności dostarczenia do zakładu pracy wydruku zwolnienia lekarskiego, które lekarz wystawił w formie elektronicznej. Takiego zawiadomienia ze strony pracodawcy należy dokonać pierwszego dnia podlegania ubezpieczeniu chorobowemu przez pracownika.
Zgodnie z powyższym, jeśli pracodawca nie posiada profilu na PUE ZUS, pracownik dostarcza mu wydruk e- ZLA otrzymany od lekarza. Co istotne, płatnik nie ma obowiązku dostarczania wydruku do ZUS, ponieważ uwierzytelnienie podpisem elektronicznym E-ZLA na PUE przez lekarza jest równoznaczne z przekazaniem przez system zwolnienia do ZUS.
Zaświadczenie ZUS Z-3
W przypadku gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ma obowiązek przekazania do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3 lub Z-3a. Zaświadczenie powinno zawierać informacje niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku. Z-3 traktowany jest także jako wniosek pracownika o zasiłek. Zgodnie z przepisami płatnik ma 7 dni od otrzymania wydruku e-ZLA na dostarczenie Z-3 do ZUS.
Wniosek ZUS Z-15
Jeżeli przedmiotowe zwolnienie dotyczy opieki, konieczne jest również wypełnienie przez ubezpieczonego wniosku ZUS Z-15.
Zaświadczenie na formularzu wydrukowanym z systemu
Przewiduje się możliwość wystawienia zwolnienia na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Dotyczy to sytuacji, kiedy niemożliwe jest udzielenie zwolnienie w formie elektronicznej, np. z powodu braku dostępu do internetu. Jeśli lekarz nie zelektronizował tego zaświadczenia, osoba ubezpieczona dostarcza wydruk pracodawcy.
Polecamy książkę: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami + zmiany w Kodeksie pracy w 2018 r.
Konto tylko na osobę fizyczną!
Warto podkreślić, że profil PUE zakładany jest wyłącznie na osobę fizyczną. Zgodnie z Regulaminem Nowego Portalu Informacyjnego ZUS jeśli płatnik składek jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wówczas musi założyć konto PUE za pośrednictwem przedstawicieli ustawowych lub statutowych. W razie potrzeby można udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi zakładu.
Płatnik składek będący osobą fizyczną również może udzielić pełnomocnictwa do założenia profilu PUE ZUS. Wówczas profil można założyć i dla płatnika i pełnomocnika (innej osoby fizycznej) bądź tylko dla pełnomocnika.
Profil PUE zakłada się za pośrednictwem internetu. Wizyta w ZUS jest jednak konieczna, jeśli osoba zakładająca profil nie posiada certyfikatu kwalifikowanego ani profilu zaufanego ePUAP, dzięki którym można uwierzytelnić swoją tożsamość. Warto również zaznaczyć, że pełnomocnictwo musi być złożone w placówce ZUS. Można to zrobić osobiście bądź wysłać je pocztą. Ponadto istnieje możliwość elektronicznego udzielenia pełnomocnictwa. Służy temu formularz ZUS-PEL. W takim przypadku przesyła się je do ZUS z PUE przez płatnika-mocodawcę, który ma swój profil na PUE ZUS. Warto podkreślić, że w celu odbierania elektronicznych zaświadczeń lekarskich nie wystarczy zarejestrowanie upoważnienia ZUS-PEL tylko do korespondencji. Aby mieć wgląd w elektroniczne zwolnienia, konieczny jest dostęp do profilu płatnika składek, a tu ZUS wymaga upoważnienia w pełnym zakresie. Pełnomocnictwo udzielone na druku ZUS-PEL odwołuje się pisemnie.
Spółka prawa handlowego ma kilku właścicieli. Kto może zostać uprawniony do założenia profilu PUE i wglądu we wszystkie zwolnienia lekarskie? Właściciele mogą wspólnie wybrać osobę, która będzie upoważniona do czynności przed ZUS. Przepisy prawa nie narzucają, kto w takiej sytuacji powinien mieć dostęp do profilu płatnika składek na platformie.
Jeśli pracodawca/płatnik obsługiwany jest przez biuro rachunkowe, pełnomocnictwa do założenia profilu na PUE można udzielić pracownikowi wspomnianego biura.
W celu założenia profilu ZUE jedna osoba fizyczna może być pełnomocnikiem dowolnej liczby płatników składek.
Księgowa była upoważniona przez płatnika składek do założenia konta na PUE i wglądu we wszystkiego e-ZLA. Księgowa zwolniła się z pracy i nikt nie miał już dostępu do platformy. W celu uniknięcia takich sytuacji płatnik może upoważnić kilka osób do dostępu do profilu płatnika składek.
Korzyści dla pracodawcy
Pracodawca posiadający konto PUE ZUS ma ułatwioną pracę nad dokumentacją. Wszystkie zwolnienia lekarskie pracowników pojawiają się na profilu płatnika bezpośrednio po wystawieniu ich przez lekarzy. Znajdują się w wydzielonej części skrzynki ,,Dokumenty i wiadomości'' oraz w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”. Ma więc dostęp do zwolnień w formie dokumentów elektronicznych z podpisem lekarza oraz do wszelkich danych zawartych w tych zwolnieniach. Ponadto, zwolniony jest z obowiązku dostarczenia zwolnienia do ZUS. E-ZLA znajdujące się na platformie PUE są dowodem do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.
Co więcej, płatnik składek bezpośrednio pod danymi o elektronicznych zaświadczeniach lekarskich na PUE ma funkcję „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia". Po wybraniu tej możliwości formularz wniosku o kontrolę uzupełnia się odpowiednimi danymi dotyczącymi zaświadczenia lekarskiego. Wszystko to wpływa korzystnie na usprawnienie pracy zarówno pracodawcy jak i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.