Płatnicy muszą wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego dzieci pracowników, które ukończyły studia

Za zgłoszenie prawidłowych danych do ZUS dotyczących podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przez członków rodzin pracowników zawsze odpowiada płatnik składek. Członek rodziny zgłoszony do ubezpieczeń przez Państwa pracownika powinien zostać wyrejestrowany od dnia następującego po dniu, w którym ukończył studia wyższe. W tym dniu traci bowiem status członka rodziny, który dziecku pracownika powyżej 18. roku życia przysługuje tylko w sytuacji, jeżeli kontynuuje kształcenie. Osoba, która utraciła status członka rodziny lub uzyskuje inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, powinna zostać wyrejestrowana z tego ubezpieczenia (jako członek rodziny) w 7-dniowym terminie, za pomocą formularza ZUS ZCNA.

Pracownicy, którzy podlegają obowiązkowi ubezpieczenia społecznego, mają obowiązek zgłosić do tego ubezpieczenia członków swojej rodziny, którzy nie spełniają warunków do objęcia tym ubezpieczeniem z innego tytułu (art. 66 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

Członkami rodziny, którzy mogą zostać zgłoszeni do ubezpieczenia zdrowotnego przez osobę ubezpieczoną, są:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuk albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku,
• małżonek,
• wstępni pozostający z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym (ojciec, matka, babka, dziadek).

W niektórych sytuacjach ubezpieczony ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, mimo że ten posiada własny tytuł do objęcia tym ubezpieczeniem. Wówczas status członka rodziny ma pierwszeństwo przed własnym tytułem ubezpieczenia. Tak jest w przypadku osoby będącej m.in.:

• uczniem, studentem, uczestnikiem studiów doktoranckich lub słuchaczem zakładów kształcenia nauczycieli w rozumieniu przepisów o systemie oświaty,
• dzieckiem przebywającym w placówkach pełniących funkcje resocjalizacyjne, wychowawcze lub opiekuńcze, lub w domach pomocy społecznej, lub dzieckiem do czasu rozpoczęcia realizacji obowiązku szkolnego, które nie przebywa w wymienionych placówkach (art. 66 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

Osoby te posiadają własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli jednak jednocześnie posiadają status członka rodziny w rozumieniu art. 5 pkt 3 ustawy zdrowotnej, powinny zostać zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego jako członkowie rodzin.

PRZYKŁAD

Studentka (24 lata) 3. roku studiów stacjonarnych posiada tytuł do objęcia jej ubezpieczeniem zdrowotnym (status studenta). Ponieważ jednak jednocześnie spełnia warunki do uznania jej za członka rodziny osoby ubezpieczonej (zarówno ojciec, jak i matka studentki są pracownikami zgłoszonymi do obowiązkowych ubezpieczeń, w tym ubezpieczenia zdrowotnego), studentki do ubezpieczenia zdrowotnego nie zgłasza uczelnia, lecz jeden z rodziców.

Dla obowiązku podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu bycia członkiem rodziny osoby ubezpieczonej istotne znaczenie ma fakt zakończenia studiów przez dziecko pracownika. Osoba powyżej 18. roku życia może bowiem zostać uznana za członka rodziny tylko wówczas, gdy dalej się kształci – aż do ukończenia 26. roku życia. Wyjątkowo status członka rodziny po ukończeniu 18 lat zachowują dzieci, które posiadają orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub orzeczenie równorzędne bez względu na to, czy nadal się uczą. Studiujące dziecko pracownika nie może być ubezpieczone jako członek rodziny, jeżeli w czasie studiów podjęło działalność zarobkową skutkującą obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego (np. zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, prowadzenie własnej działalności pozarolniczej).

PRZYKŁAD

Pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego dwoje swoich dzieci, które studiują w systemie studiów niestacjonarnych. Córka pracownika (24 lata) 30 maja ukończyła studia (obroniła pracę licencjacką) i po okresie około miesiąca poszukiwania pracy podjęła etatowe zatrudnienie od 1 lipca br. Syn pracownika (25 lat) jest nadal studentem (5. rok studiów), ale od września planuje przystąpić do spółki partnerskiej, z którego to tytułu będzie objęty zarówno obowiązkiem ubezpieczeń społecznych, jak i ubezpieczenia zdrowotnego. Pracodawca ma obowiązek wyrejestrowania dzieci pracownika na formularzach ZUS ZCNA wskazując jako datę wyrejestrowania:

• 31 maja – w przypadku córki pracownika,
• 1 września – w przypadku syna pracownika (oczywiście, jeśli faktycznie przystąpi on do spółki, a tym samym uzyska własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, mający pierwszeństwo zarówno przed ubezpieczeniem jako studenta, jak i jako członka rodziny).

Jeżeli dziecko pracownika zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny przestaje spełniać warunki do podlegania temu ubezpieczeniu (np. kończy 26 lat – starszych studentów do ubezpieczenia zdrowotnego zgłasza uczelnia albo przerywa naukę) lub uzyskuje inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego (np. podejmuje pracę), wówczas płatnik składek ma obowiązek wyrejestrowania takiej osoby z ubezpieczenia zdrowotnego. Musi dokonać wyrejestrowania na druku ZUS ZCNA w terminie 7 dni, licząc od dnia ustania uprawnień do podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu.

O konieczności wyrejestrowania członka rodziny ubezpieczony pracownik powinien powiadomić pracodawcę. Pracownik bowiem ma obowiązek – za pośrednictwem płatnika składek – zarówno zgłaszać członków swojej rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, jak i wyrejestrowywać ich z tego ubezpieczenia. Natomiast za przekazywanie do ZUS prawidłowych i zgodnych ze stanem faktycznym danych dotyczących osób ubezpieczonych zawsze odpowiada płatnik (art. 98 ustawy systemowej). Jeżeli ubezpieczony nie powiadomi płatnika o utracie uprawnień członka rodziny do podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, wówczas płatnik nie jest w stanie przekazać do ZUS prawidłowego, a przede wszystkim terminowego wyrejestrowania. Tym samym naraża się na karę grzywny nawet do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej).

Zagrożenia (–)

Płatnik składek, który nie zgłasza danych lub zgłasza nieprawdziwe dane do ZUS, może zostać ukarany karą grzywny do 5000 zł.

Warto zatem wypracować w spółce takie procedury, które zminimalizują ryzyko niezamierzonego uchybienia obowiązkom wobec ZUS. Można to uczynić przez przyjmowanie od pracowników pisemnych oświadczeń, w których zobowiążą się do informowania o wszelkich zmianach mających wpływ na podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu członków ich rodzin. Można również okresowo przeglądać dane osób zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego przez zatrudnionych i na bieżąco wyjaśniać z pracownikami, które z tych osób nadal posiadają tytuł do podlegania ubezpieczeniu.

Podstawa prawna:

• art. 98 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 1, pkt 17–20, ust. 2, art. 67 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).