Jak po zmianie stanowiska ZUS skorygować dokumenty rozliczeniowe za osoby na urlopach wychowawczych

Obecnie podstawę wymiaru składek za osoby na urlopach wychowawczych stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu. W przypadku gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Za „pełny miesiąc kalendarzowy" należy uznać także miesiąc, w którym pracownik został zatrudniony od pierwszego dnia roboczego. Ustalona podstawa nie może być jednak wyższa od kwoty 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (za styczeń i luty 2012 r. nie mogła być wyższa niż 2049,60 zł, za marzec, kwiecień i maj nie mogła być wyższa niż 2152,05 zł, a za czerwiec, lipiec i sierpień nie mogła być wyższa niż 2187,65 zł). Kwota ograniczenia do 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale w nowej wysokości obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału (art. 18 ust. 5b i 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej ustawa o sus).

W komunikacie z 23 stycznia 2012 r. (dostępny na www.zus.pl) ZUS poinformował, że przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy należy przyjmować analogiczne zasady jak przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, określone w art. 36–46 ustawy zasiłkowej, ale bez pomniejszania podstawy wymiaru o kwoty składek w części finansowanej przez pracownika. Dodatkowo Zakład wskazał, że w tym zakresie należy stosować odpowiednio wyjaśnienia zawarte w komentarzu do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zakresie dotyczącym ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego dla osób będących pracownikami. Ponieważ w tym zakresie wytyczne ZUS były zbyt ogólne, w praktyce sposób ustalania przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy stanowił problem dla płatników. Dlatego 27 marca 2012 r. ZUS zamieścił na swojej stronie internetowej wyjaśnienia dotyczące zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, w których doprecyzował swoje stanowisko w tej sprawie. Z wyjaśnień tych wynika, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek dla osób na urlopach wychowawczych nie należy stosować wszystkich przepisów ustawy zasiłkowej odnoszących się do zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków. W efekcie wskazane jest, aby płatnicy sprawdzili, a w razie potrzeby skorygowali dokumenty rozliczeniowe wysłane do ZUS za styczeń i kolejne miesiące br.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy należy uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika.

Oznacza to, że przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy uwzględniać wszystkie oskładkowane przychody bez względu na to, czy podlegają one uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Zatem przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy wliczać składniki, które nie są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, tj.:

• składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku chorobowego zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, które są wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (np. dodatek stażowy wypłacany w pełnej wysokości za okres absencji chorobowej),
• składniki wynagrodzenia, które są przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę okres pobierania zasiłku nie ma wpływu (np. jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie, wartość szczepień ochronnych pracowników, finansowanych przez pracodawcę, wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników, nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły czy studiów, koszt wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę, dopłata pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych ryzyk, bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji np. uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy, jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika itp.),
• składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane niezależnie od absencji pracownika.

WAŻNE

Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe dla osoby na urlopie wychowawczym należy wliczać składniki, które nie są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego.

PROBLEM

Jednej z naszych pracownic udzieliliśmy urlopu wychowawczego od 15 listopada 2011 r. do 14 listopada 2012 r. Ustalając obowiązującą od 1 stycznia 2012 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym dla tej pracownicy uwzględniliśmy wynagrodzenie zasadnicze, natomiast nie uwzględniliśmy dodatku stażowego, ponieważ jest to składnik nieuwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń chorobowych (na podstawie obowiązujących u nas przepisów płacowych składnik ten jest wypłacany za okres choroby). Ponadto nie uwzględniliśmy wartości szczepienia ochronnego przeciwko grypie, które sfinansowaliśmy pracownicy w październiku 2011 r., a od którego naliczyliśmy składkę na ubezpieczenie chorobowe. Ustalona w ten sposób podstawa wyniosła 1680 zł. O stanowisku ZUS dowiedzieliśmy się w czerwcu br. Z dodatkiem stażowym i wartością szczepienia podstawa wyniosłaby 1920 zł. Czy powinniśmy dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych składanych od stycznia br.?

ROZWIĄZANIE

Zarówno dodatek stażowy, jak i wartość szczepienia przeciwko grypie powinni Państwo uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownicy na urlopie wychowawczym. Ustalona ponownie podstawa nie przekracza maksymalnej podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych, tj. 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. W dokumentach rozliczeniowych do ZUS jako podstawę składek powinni Państwo wykazać 1920 zł. Ponieważ za miesiące od stycznia do maja br. wykazali Państwo niższą podstawę wymiaru (1680 zł), powinni Państwo sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe korygujące za wskazany okres w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie.

Podstawa wymiaru składek, jeżeli przed urlopem wychowawczym pracownik pobierał świadczenia chorobowe

W praktyce urlop wychowawczy zwykle rozpoczyna się po okresie niezdolności do pracy i pobierania świadczeń chorobowych. Zdarza się również, że między zakończeniem pobierania zasiłku macierzyńskiego a rozpoczęciem urlopu wychowawczego pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego. Pracodawcy mają wówczas wątpliwości, jak ustalić podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, skoro w okresie 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego przez większość miesięcy, a czasami przez wszystkie miesiące (jeśli pracownik nie korzysta po urlopie macierzyńskim z urlopu wypoczynkowego tylko z urlopu wychowawczego) pracownik nie przepracował ani jednego dnia. W odniesieniu do powyższego zastosowanie mają ogólne zasady, jakie w tym przypadku obowiązują przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. W efekcie, jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jednocześnie, jeżeli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie te miesiące po uzupełnieniu. W tym przypadku należy brać pod uwagę wszystkie miesiące, w których pracownik przepracował choćby jeden dzień. Jeżeli natomiast w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy pracownik w żadnym miesiącu nie przepracował ani jednego dnia (z urlopu wychowawczego skorzystał bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a przed urlopem macierzyńskim pobierał zasiłek chorobowy), wówczas podstawę wymiaru składek należy ustalać z miesiąca, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy, ale po uprzednim uzupełnieniu.

Przerwa między pobieraniem zasiłków krótsza niż 3 miesiące

W zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy stosować większość przepisów ustawy zasiłkowej. Płatnicy ustalający tę podstawę często mają wątpliwości, czy w tym zakresie ma zastosowanie art. 43 ustawy zasiłkowej, stanowiący, że podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. W praktyce bowiem często zdarza się, że między okresem ostatnio pobieranego zasiłku (najczęściej macierzyńskiego) a rozpoczęciem urlopu wychowawczego przerwa jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

Wskazany przepis nie ma zastosowania przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym w sytuacji, kiedy między okresem pobierania zasiłku (najczęściej macierzyńskiego) a rozpoczęciem urlopu wychowawczego przerwa jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Podstawę wymiaru składek stanowi w takim przypadku przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego.

Powyższy przepis ma natomiast zastosowanie w sytuacji, kiedy w okresie przebywania na urlopie wychowawczym wystąpi przerwa (związana z powrotem do pracy) krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Natomiast jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym wystąpi przerwa (związana z powrotem do pracy), która trwała co najmniej 3 miesiące kalendarzowe, wówczas podstawę wymiaru składek należy ponownie obliczyć.

PROBLEM

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy przebywa na urlopie wychowawczym od 20 sierpnia 2011 r. W okresie poprzedzającym urlop wychowawczy:

• od 17 maja 2010 r. do 18 grudnia 2010 r. pobierała wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy,
• od 19 grudnia 2010 r. do 21 maja 2011 r. (154 dni) przebywała na urlopie macierzyńskim i dodatkowym na urlopie macierzyńskim,
• od 22 maja 2011 r. do 19 sierpnia 2011 r. przebywała na urlopie wypoczynkowym.

Czy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tej pracownicy za okres od 1 stycznia br. powinniśmy ustalić z okresu 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, tj. z okresu od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r., czy z okresu 12 miesięcy poprzedzających absencję chorobową, tj. z okresu od maja 2009 r. do kwietnia 2010 r.? Przerwa między zakończeniem pobierania zasiłku macierzyńskiego a rozpoczęciem urlopu wychowawczego wynosiła 2 miesiące kalendarzowe.

ROZWIĄZANIE

Podstawę wymiaru składek za okres od 1 stycznia br. na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania Państwa pracownicy na urlopie wychowawczym należy ustalić z okresu od sierpnia 2010 r. do lipca 2011 r. Niezależnie od długości przerwy, jaka wystąpiła między okresem (okresami) ostatnio pobieranego zasiłku a rozpoczęciem urlopu wychowawczego, podstawę wymiaru składek dla osób podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie tego urlopu. Przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego (w okresie 12-miesięcznym) często występują okresy pobierania świadczeń z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby i macierzyństwa, co skutkuje tym, że w praktyce liczba uwzględnianych miesięcy będzie mniejsza niż 12. Należy przy tym pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownica świadczyła pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego. W sytuacji Państwa pracownicy wynagrodzenie za maj 2011 r. nie podlega uwzględnieniu, ponieważ w tym miesiącu pracownica przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy. Uwzględnieniu nie podlega również wynagrodzenie za sierpień 2011 r., ponieważ w tym miesiącu rozpoczął się urlop wychowawczy. Ustalając podstawę wymiaru składek powinni Państwo zatem uwzględnić wynagrodzenie za czerwiec i lipiec 2011 r. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku Państwa pracownicy będzie to wynagrodzenie osiągnięte za czerwiec i lipiec 2011 r. podzielone przez 2.

Umowa o pracę zawarta w trakcie miesiąca a urlop wychowawczy w następnym miesiącu

W celu ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego. Nie należy zatem brać pod uwagę miesiąca, w trakcie którego urlop się rozpoczął. Wyjątek stanowi sytuacja, w której umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a urlop rozpoczął się w następnym miesiącu. W takim przypadku podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym ten urlop rozpoczął się, po uprzednim uzupełnieniu.

PROBLEM

16 kwietnia br. zatrudniliśmy pracownicę, która wystąpiła z wnioskiem o udzielenie jej urlopu wychowawczego na okres jednego roku od 21 maja br. Wynagrodzenie pracownicy zostało określone w stałej miesięcznej wysokości 2300 zł. Pracownica nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń społecznych, nie ma też ustalonego prawa do emerytury ani renty. W jaki sposób powinniśmy ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu urlopu wychowawczego dla tej pracownicy?

ROZWIĄZANIE

Podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania Państwa pracownicy na urlopie wychowawczym stanowi jej wynagrodzenie za maj br., a zatem wynagrodzenie za miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy, po uprzednim uzupełnieniu. Gdyby pracownica przepracowała cały maj, otrzymałaby wynagrodzenie w kwocie 2300 zł. Ustalona podstawa nie może być jednak wyższa niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, a zatem w maju 2012 r. nie może być wyższa niż 2152,05 zł. Podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego za maj stanowiła kwota 763,63 zł, tj. proporcjonalnie pomniejszona kwota 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (2152,05 zł : : 31 dni x 11 dni urlopu wychowawczego = 763,63 zł). Powyższe wyliczenie wynika z tego, że kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy zmniejszać proporcjonalnie w przypadku, gdy tytuł do ubezpieczeń, jakim jest przebywanie na urlopie wychowawczym, powstał lub ustał w trakcie miesiąca. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy podstawa odpowiada 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, minimalnemu wynagrodzeniu lub kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Wpływ zmiany wymiaru czasu pracy na podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych

Inaczej niż przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy zasiłkowej. Oznacza to, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywa od 15 lutego 2012 r. na urlopie wychowawczym udzielonym na okres 2 lat. Do 31 grudnia 2011 r. pracownik był zatrudniony na 1/2 etatu, a od 1 stycznia 2012 r. – w pełnym wymiarze czasu pracy. Do ustalenia podstawy wymiaru składek pracodawca powinien przyjąć wynagrodzenie za okres od 1 lutego 2011 r. do 31 stycznia 2012 r., a więc obejmujące również wynagrodzenia sprzed zmiany wymiaru czasu pracy.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe a minimalna podstawa wymiaru zasiłku

Artykuł 45 ustawy zasiłkowej odnoszący się do minimalnej podstawy wymiaru zasiłku ma odpowiednie zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a tym samym miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2012 r. – 1500 zł, a w pierwszym roku pracy – 1200 zł, tj. 80% z 1500 zł). W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy w umowie o pracę mieli zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi ta kwota wynagrodzenia.

PROBLEM

Pracownik zatrudniony u nas od kilku lat w pełnym wymiarze czasu pracy wystąpił z wnioskiem o udzielenie urlopu wychowawczego na okres 2 lat, tj. od 1 maja 2012 r. do 30 kwietnia 2014 r. W okresie 12 miesięcy poprzedzających maj pracownik otrzymywał wyłącznie minimalne wynagrodzenie. W efekcie podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wyniosła 1424 zł, tj.: (1386 zł x 8 m-cy) + (1500 zł x 4 m-ce) : 12 m-cy. Taką podstawę wykazaliśmy w dokumentach rozliczeniowych złożonych do ZUS za maj br. Czy postąpiliśmy prawidłowo?

ROZWIĄZANIE

W przypadku Państwa pracownika podstawa wymiaru składek za okres od maja 2012 r. do zakończenia urlopu wychowawczego będzie równa kwocie minimalnego wynagrodzenia, obowiązującego w danym okresie. Od 1 maja do grudnia br. będzie to 1500 zł. Zatem wykazana przez Państwa podstawa wymiaru składek w dokumentach złożonych za maj jest nieprawidłowa. Powinni Państwo sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe korygujące, w których należy wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe 1500 zł i składki naliczone od tej podstawy.

PROBLEM

Od 1 czerwca 2011 r. zatrudniamy pracownika na 1/2 etatu, legitymującego się kilkuletnim pracowniczym stażem pracy. Od 1 grudnia 2011 r. pracownik przebywa na urlopie wychowawczym. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca do listopada 2011 r., tj. za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia poprzedzające urlop wychowawczy, wyniosło 693 zł. Ile w przypadku tego pracownika powinna wynosić podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym za poszczególne miesiące, począwszy od stycznia br.?

ROZWIĄZANIE

W przypadku Państwa pracownika podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, począwszy od 1 stycznia 2012 r. wynosi 750 zł (1500 zł x 1/2 etatu).

Przychód z umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą w podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych

W przypadku umów agencyjnych, zlecenia, o świadczenie usług albo umów o dzieło zawartych z pracodawcą, z którym osoba pozostaje w stosunku pracy, lub w ramach których praca jest wykonywana na rzecz tego pracodawcy – wykonywanych w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym – wynagrodzenie uzyskiwane z tych umów należy uwzględnić w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, bez uzupełniania, w kwocie faktycznie wypłaconej.

PRZYKŁAD

W okresie uwzględnianym przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownica przez 3 miesiące wykonywała umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą i z tego tytułu uzyskała wynagrodzenie w wysokości 3000 zł (1000 zł za każdy miesiąc wykonywania umowy zlecenia). Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracodawca powinien uwzględnić, obok wynagrodzenia za pracę, wynagrodzenie z umowy zlecenia.

Składniki wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano w trakcie urlopu wychowawczego

Jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego ustanie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, przysługującego, w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy, do określonego terminu (np. dodatek stażowy) uwzględnionego w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu albo gdy nastąpi zaprzestanie wypłaty takiego składnika wynagrodzenia, pracodawca nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Analogiczna zasada obowiązuje w odniesieniu do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia, czy składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik przebywa na urlopie wychowawczym udzielonym na okres od 1 października 2011 r. do 30 września 2012 r. Podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracodawca ustalił z okresu od października 2010 r. do września 2011 r. W tej podstawie została uwzględniona premia regulaminowa, której wypłaty zaprzestano, począwszy od 1 czerwca 2012 r., w wyniku zmiany przepisów płacowych. W tej sytuacji pracodawca nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Nie należy bowiem wyłączać z podstawy wymiaru premii regulaminowej, mimo zaprzestania jej wypłaty. Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy należy uwzględnić wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Odnosząc się do powyższych wyjaśnień, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym i podlegania z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, z uwzględnieniem zastrzeżeń, że w podstawie wymiaru składek:

• uwzględnia się składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego (np. premie, nagrody, dodatki wypłacane za okresy absencji chorobowej),
• uwzględnia się składniki wynagrodzenia, przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika (np. wartość szczepień ochronnych),
• uwzględnia się składniki wynagrodzenia, których wysokość nie była uzależniona od indywidualnego wkładu pracy pracownika,
• w przypadku zmiany wymiaru czasu pracy uwzględnia się wynagrodzenie uzyskane zarówno za okres przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy,
• w podstawie wymiaru składek uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu lub których wypłaty zaprzestano,
• uwzględnia się przychód z umowy cywilnej zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy.

W efekcie pracodawca, który, ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym za okres od stycznia br., w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu wypłaconym pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (lub odpowiednio za krótszy okres ubezpieczenia) poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, nie uwzględnił powyższych różnic, powinien ponownie ustalić podstawę wymiaru tych składek, a następnie sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych poczynając od stycznia 2012 r.

Podstawa prawna:

• art. 36 – 46 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.)
• art. 14, art. 18 ust. 5b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)