Przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nakładają na płatnika składek obowiązek informowania ubezpieczonego o danych przekazywanych w imiennych raportach miesięcznych do jednostki terytorialnej ZUS.
Informacje te zawierają m.in.:
- numery identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; w przypadku płatników składek - numery NUSP i NIP),
- wymiar czasu pracy,
- tytuł ubezpieczenia,
- podstawę wymiaru składek,
- kwoty składek,
- rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek itd.
Z reguły informacje te są przekazywane pisemnie na formularzu ZUS RMUA.
Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie nowelizacji art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każdy ubezpieczony może taką informację otrzymać w formie elektronicznej. Jednak uwarunkowane jest to zgodą pracownika oraz posiadaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Aprobata ubezpieczonego
Ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca) musi wyrazić zgodę na taką formę przekazywania mu wskazanych informacji. Prawdopodobnie w pierwszym okresie obowiązywania tego przepisu możliwość taka nie będzie często wykorzystywana. Powołany przepis nie reguluje szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Może to być zatem zgoda ustna. Jednak uważam, że pracodawca we własnym, dobrze pojętym interesie powinien zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Wskazane jest podanie w takim oświadczeniu adresu e-mailowego, na który chce otrzymywać informacje. Może to być zarówno skrzynka prywatna, jak i służbowa. Pracownik powinien gromadzić te informacje w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może również pliki te drukować i gromadzić w formie papierowej. Powyższe informacje przekazywane są ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Każdorazowo po otrzymaniu tej informacji pracownik powinien ją sprawdzić, szczególnie w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwoty potrąconych składek na te ubezpieczenia. Elementy te są istotne, gdyż wywierają wpływ na wysokość przyszłego świadczenia.
E-podpis
Wszystkie dokumenty elektroniczne (nie tylko formularz ZUS RMUA) zgodnie z nowym brzmieniem przepisów muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Podpis ten jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do instytucji. Z praktyki wiadomo, że duże zakłady pracy są już wyposażone w takie podpisy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracownikom przesyłać wskazane informacje tą drogą. W ten sposób zakłady pracy unikną drukowania i roznoszenia ogromnej liczby dokumentów i zaoszczędzą sporo czasu.
Inna sytuacja występuje w małych zakładach pracy. Płatnicy odprowadzający składki ubezpieczeniowe maksymalnie za 5 osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą zatem przesyłać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 stycznia 2009 r. mogła jeszcze w korespondencji z jednostkami terytorialnymi ZUS posługiwać się certyfikatami klucza publicznego, które ZUS wydawał do 2008 r. Nie wszyscy jednak zakupili bezpieczne podpisy elektroniczne. Nie oznacza to, że zatrudnieni w takich firmach pracownicy są pozbawieni możliwości otrzymywania formularza ZUS RMUA drogą elektroniczną. Wystarczy, że zakład pracy zleci rozliczanie składek instytucji rachunkowej. Jeżeli pracownik biura rachunkowego posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, wówczas pracownik zlecającej firmy może (za swoją zgodą) otrzymywać te informacje drogą elektroniczną. Jeżeli jednak płatnik składek sam się rozlicza z ZUS na papierze, to zatrudnieni przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie druku ZUS RMUA e-mailem.
Certyfikaty ZUS
Nowelizacja ustawy systemowej z 17 października 2008 r. odnosi się również do składania dokumentów ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż 5 ubezpieczonych.
Od 1 stycznia 2009 r. są oni zobowiązani przesyłać do ZUS:
- zgłoszenia do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA),
- imienne raporty miesięczne,
- deklaracje rozliczeniowe,
- inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty,
- używając bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wyjątek od tej zasady dotyczy tych płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS.
Jednak należy pamiętać, że od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy składek rozliczający się z ZUS elektronicznie będą zobowiązani (obowiązek obligatoryjny) posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Przechowywanie dokumentów w formie papierowej
Wobec nowelizacji wspomnianych przepisów zachodzi pytanie, czy przekazywanie pracownikowi formularza ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (czy dokument ten jest jednym z tych, które trzeba przechowywać przez okres 50 lat).
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego, przez okres 50 lat. Może się zdarzyć, że to właśnie formularz ZUS RMUA będzie dla pracownika stanowił jedyny dowód potwierdzający wysokość opłacanych za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem można sądzić, że dokumenty te powinny być przechowywane również w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne od niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje rozliczeniowe ZUS. Podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.
Podstawa prawna:
- ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
- ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 220, poz. 1418).