Zaświadczenie ZUS Rp-7 - kiedy należy je wydać

Pracodawca, który zatrudnił pracownika po 1998 roku, na ogół nie musi mu wystawiać zaświadczenia na druku ZUS Rp-7. Zobowiązany jest jednak to zrobić, gdy zamierza on ubiegać się o rentę z tytułu niezdolności do pracy lub o emeryturę w związku z ukończeniem wymaganego wieku do końca 2014 r., a także w każdym przypadku, gdy pracownik tego zażąda.

Pracodawca zatrudniający pracownika ubiegającego się o emeryturę lub rentę ma wobec niego określone obowiązki przewidziane w art. 125 oraz w art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z FUS (dalej: ustawa emerytalna). Na podstawie tych przepisów jest on zobowiązany m.in. do wystawiania zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości innych składników wliczanych do podstawy wymiaru świadczeń. Najlepiej, gdy w celu sporządzenia tego dokumentu skorzysta ze wzoru przygotowanego przez ZUS (tj. formularza ZUS RP-7).

W określonych przypadkach pracodawca nie musi jednak wystawiać pracownikowi zaświadczenia potwierdzającego wypłacone wynagrodzenia. Wszystko zależy od tego, o jaki rodzaj świadczenia z ZUS ubezpieczony zamierza się ubiegać, daty jego urodzenia oraz od tego, czy pracował u tego pracodawcy przed 1 stycznia 1999 r.

>>> Warsztaty z istotnych zmian w prawie pracy

Kiedy nie obędzie się bez zaświadczenia

Przewidziany w ustawie obowiązek wystawienia przez pracodawcę zaświadczenia potwierdzającego wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych przez pracownika związany jest ze sposobem obliczania przez ZUS świadczeń emerytalno-rentowych. Kwota tych zarobków decyduje bowiem o wysokości:

• emerytury ustalanej na tzw. dotychczasowych zasadach (przysługującej głównie osobom urodzonym przed 1949 r., a także osobom urodzonym po 1948 r., które spełniły warunki wymagane do przyznania wcześniejszej emerytury, np. emerytury górniczej lub emerytury bez względu na wiek przysługującej na podstawie Karty Nauczyciela),
• renty z tytułu niezdolności do pracy (bez względu na datę urodzenia osoby uprawnionej).

Ustalając wysokość wymienionych świadczeń, ZUS oblicza podstawę ich wymiaru. W tym celu wnioskodawca wskazuje wynagrodzenia z wybranych lat kalendarzowych, np.:

• z 10 kolejnych z ostatniego 20-lecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku o świadczenie lub
• z 20 dowolnych lat z całego okresu ubezpieczenia.

Wynagrodzenia z tych lat ZUS porównuje następnie do przeciętnej płacy w poszczególnych latach, wyliczając procentowe wskaźniki, a następnie wyciąga z nich średnią, otrzymując wskaźnik wysokości podstawy wymiaru świadczenia. Wskaźnik ten mnoży następnie przez aktualną kwotę bazową, ustalając tym samym podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Kwota zarobków uzyskiwanych przez pracownika przed 1 stycznia 1999 r. wpływa również w znacznej mierze na wysokość nowej emerytury, przysługującej osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r. Jest to związane z tym, że jednym ze składników takiego świadczenia jest kapitał początkowy, odzwierciedlający przebieg kariery zawodowej osoby ubezpieczonej przed 1999 r. i obliczany na podobnych zasadach jak ,,stara" emerytura.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika wynagrodzeń wliczanych do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego jest zaświadczenie pracodawcy. Obowiązujące obecnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe nie przewiduje urzędowego wzoru takiego zaświadczenia. Wskazane jest jednak, aby pracodawcy korzystali z takiego wzoru opracowanego przez ZUS pod rządami poprzedniego rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (druk ZUS Rp-7). Wypełnienie opracowanego przez ZUS formularza pozwala bowiem na przekazanie wszystkich danych niezbędnych do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 może wystawić, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma jednak również następca prawny pracodawcy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego utworzona po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). ZUS uznaje także zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.

Jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

Dane potwierdzane zaświadczeniem

Formularz ZUS Rp-7 składa się z nagłówka oraz kilku części (oznaczonych punktami). Przed ich wypełnieniem pracodawca powinien zapoznać się z ,,Informacją" zamieszczoną na druku formularza.

Najważniejszą częścią formularza ZUS Rp-7 jest tabelka zamieszczona w punkcie 3. Pracodawca podaje w niej wynagrodzenia pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych w rozbiciu na poszczególne rodzaje tych składników. Na jednym formularzu może wykazać jego zarobki maksymalnie z 10 lat. Jeśli jednak pracownik był zatrudniony przez dłuższy okres, pracodawca powinien podać wynagrodzenia wypłacone we wszystkich latach zatrudnienia, dołączając drugi egzemplarz formularza ZUS Rp-7.

Wypełniając kolejne kolumny tabelki (2-5) pracodawca zobowiązany jest uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia, które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Nie ma przy tym znaczenia, czy od danego składnika składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe faktycznie została opłacona. Z drugiej strony pracodawca musi pominąć te składniki przychodu, od których nie było obowiązku opłacenia składki, nawet jeśli taką składkę opłacił wbrew obowiązującym przepisom.

Przepisy regulujące zasady oskładkowania poszczególnych składników przed 1 stycznia 1999 r. ulegały na przestrzeni lat licznym zmianom. Pracodawca zatrudniający pracownika przed tą datą powinien więc w razie wątpliwości skorzystać z informatora zamieszczonego na stronach internetowych ZUS ,,Składniki przychodu pracowników podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego" (http://www.zus.pl/baza-wiedzy/biblioteka-zus/poradniki/swiadczenia). Jeśli i tam nie znajdzie pomocy, wówczas nie powinien wykazywać określonego składnika w tabeli zamieszczonej w pkt 3 zaświadczenia, lecz podać w pkt 6 ,,dodatkowe uwagi" kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres, za jaki przysługiwał.

Jeśli pracownik przekroczył w danym roku kalendarzowym roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, pracodawca powinien wpisać w kolumnie 2 tabeli wysokość tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie.

Wszystkie składniki wynagrodzenia pracodawca zobowiązany jest doliczyć do roku, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jeśli jednak nie jest możliwe ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje, należy doliczyć ją do roku, w którym została wypłacona.

W kwietniu 2017 r. pracownik zwrócił się o wystawienie zaświadczenia ZUS Rp-7 (za lata 2009-2016) do pracodawcy, który zatrudnia go od 1 stycznia 2009 r. Zgodnie z umową o pracę, w styczniu każdego roku zatrudnienia wypłacał on pracownikowi, oprócz wynagrodzenia za styczeń, również nagrodę roczną za poprzedni rok kalendarzowy. Od tej nagrody miał obowiązek opłacenia składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Sporządzając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien zaliczyć nagrodę roczną do przychodu za dany rok, za który przysługiwała (tj. np. nagrodę wypłaconą w styczniu 2010 r. do przychodu za 2009 r., nagrodę wypłaconą w styczniu 2011 r. do przychodu za 2010 r., itd.).

Pracownica zwróciła się o wystawienie zaświadczenia na druku ZUS Rp-7 do pracodawcy, u którego jest zatrudniona jako księgowa od marca 2010 r. W lutym 2011 r. pracodawca ten wypłacił jej, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, premię bilansową. Ze względu na charakter tej wypłaty, nie było możliwe ustalenie okresu, za który ta premia przysługiwała. W związku z tym, wypełniając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien uwzględnić kwotę premii w przychodzie za rok, w którym została wypłacona, tj. za 2011 rok.

Kiedy zaświadczenie nie jest potrzebne

Po wejściu w życie reformy emerytalnej od 1 stycznia 1999 r. ZUS ewidencjonuje na indywidualnych kontach osób ubezpieczonych dane o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zasady tej ewidencji przewidują jednak przypisywanie tej podstawy do miesiąca, w którym dany składnik wynagrodzenia został wypłacony. Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych ZUS przyporządkowuje zaś poszczególne składniki przychodu pracownika do roku, za który przysługują (np. wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu następnego roku uwzględnia się w przychodzie grudniowym). Dlatego też pracodawcy zobowiązani są poświadczać pracownikom wynagrodzenia również za lata przypadające po 1998 roku - zawsze dla celów przyznania renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury obliczanej według tzw. starych zasad. Poświadczenia te nie zawsze są jednak istotne przy ubieganiu się pracownika o emeryturę z systemu zreformowanego, a więc obliczaną według nowych zasad. Jest ona obliczana dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. i stanowi wynik podzielenia podstawy jej obliczenia przez średnie dalsze trwanie życia właściwe dla wieku przejścia na to świadczenie. Na podstawę obliczenia emerytury składa się:

• zwaloryzowany kapitał początkowy (za okres przypadający przed 1 stycznia 1999 r.) oraz
• suma zwaloryzowanych składek emerytalnych zgromadzonych na koncie ubezpieczonego oraz środków zewidencjonowanych na subkoncie (z pewnymi wyjątkami, kiedy środki te nie są uwzględniane np. przy ustalaniu wysokości wcześniejszej emerytury) za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r.

Na bardzo podobnych zasadach obliczana jest emerytura pomostowa oraz nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, a więc świadczenia przyznawane w systemie zreformowanym osobom, które pracowały w szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze, a także nauczycielom.

Sposób obliczenia nowej emerytury skutkuje tym, że osoba ubiegająca się o to świadczenie musi przedłożyć dokumenty potwierdzające uzyskiwane wynagrodzenia wyłącznie wtedy, kiedy podlegała ubezpieczeniu społecznemu przed 1 stycznia 1999 r. - dla celów ustalenia kapitału początkowego. Jeśli natomiast wnioskodawca rozpoczął pracę dopiero po 1998 r., ZUS obliczy mu nową emeryturę, emeryturę pomostową lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne wyłącznie na podstawie stanu indywidualnego konta ubezpieczonego.

Jednak i od tej zasady przewidziany jest wyjątek. Dotyczy on emerytur obliczanych według tzw. mieszanych zasad, tj. w określonej części po staremu (w oparciu o wynagrodzenia z wybranych lat kalendarzowych) oraz częściowo według nowych zasad (tj. w oparciu o stan konta ubezpieczonego). Mieszany sposób obliczenia wysokości emerytury dotyczy osób które:

• wiek emerytalny (powszechny lub uprawniający do wcześniejszej emerytury na podstawie art. 184 ustawy emerytalnej) ukończyły w latach 2009-2014 oraz
• nie przystąpiły do OFE (lub zgłosiły wniosek o przekazanie środków zgromadzonych w OFE, za pośrednictwem ZUS, na dochody budżetu państwa).

W zależności od roku ukończenia wieku emerytalnego emerytura powszechna lub wcześniejsza stanowi dla tych osób określony procent świadczenia obliczonego według starych oraz według nowych zasad (np. dla osób, które wiek emerytalny ukończyły w latach 2013-2014 - odpowiednio 20% według starych zasad i 80% według nowych). Fakt, że wysokość emerytury mieszanej zależy częściowo od wysokości wynagrodzeń (zarówno uzyskanych w latach przypadających przed 1999 r., jak i po 1998 r.), pracodawca zatrudniający pracownika ubiegającego się o to świadczenie zobowiązany jest mu wystawić zaświadczenie potwierdzające uzyskiwane wynagrodzenia w poszczególnych latach zatrudnienia.

Reasumując, można stwierdzić, że osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., które do końca 2014 r. nie osiągnęły powszechnego wieku emerytalnego i nie spełniają warunków wymaganych do przyznania wcześniejszej emerytury obliczanej na tzw. starych zasadach (np. emerytury z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, emerytury nauczycielskiej czy też emerytury górniczej) nie muszą przedkładać w ZUS zaświadczenia o wynagrodzeniu za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. Emerytura dla tych osób zostanie bowiem ustalona w całości według nowych zasad, a więc nie będzie uzależniona od wysokości zarobków uzyskanych w poszczególnych latach kariery zawodowej przypadających po 1998 roku. Osoby te, jeśli pracowały przed 1 stycznia 1999 r. muszą natomiast przedłożyć zaświadczenie potwierdzające uzyskane w tym czasie wynagrodzenia (ZUS Rp-7) w celu ustalenia kapitału początkowego, stanowiącego jeden ze składników podstawy obliczenia nowej emerytury.

Należy jednak podkreślić, że nawet wtedy, gdy zaświadczenie o wynagrodzeniu nie jest konieczne do obliczenia przez ZUS wysokości świadczenia, pracownik może i tak zażądać od pracodawcy sporządzenia takiego zaświadczenia, a pracodawca nie może mu tego odmówić (art. 125a ust. 3 ustawy emerytalnej). Nie ma w tym przypadku znaczenia, do jakich celów pracownikowi potrzebne jest takie zaświadczenie i czy posłuży ono do obliczenia przez ZUS wysokości emerytury lub renty.

Anna G. urodziła się w grudniu 1953 r. Powszechny wiek emerytalny przewidziany dla kobiet urodzonych w IV kwartale 1953 r. (60 lat i 4 miesiące) ukończyła w kwietniu 2014 r. Dotychczas nie wystąpiła z wnioskiem o emeryturę (ani też o ustalenie kapitału początkowego z tytułu pracy przed 1999 r.), ale zamierza to zrobić w sierpniu 2017 r. Emerytura, którą przyzna ZUS, będzie mogła być obliczona w całości według nowych zasad albo częściowo po nowemu i częściowo według starych zasad, w zależności od tego, co będzie dla pani Anny korzystniejsze. W tym celu zamierza zwrócić się do pracodawcy o wystawienie zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskane zarówno przed 1 stycznia 1999 r., jak i po 31 grudnia 1998 r. Pracodawca zobowiązany będzie wystawić taki dokument.

Pan Marek urodził się w styczniu 1953 r. Powszechny wiek emerytalny (od 1 października 2017 r. - 65 lat dla mężczyzn) ukończy w styczniu 2018 r. W 2012 r. zgłosił wniosek o ustalenie kapitału początkowego i na jego podstawie ZUS go ustalił. Obecnie Pan Marek zwrócił się do pracodawcy o wystawienie zaświadczenia potwierdzającego zarobki z lat 2007-2016 w celu obliczenia emerytury, która mu będzie przysługiwała z tytułu ukończenia powszechnego wieku emerytalnego. Pracodawca powinien przekonać pracownika, że takie zaświadczenie nie będzie potrzebne do obliczenia wysokości emerytury, gdyż ZUS ma wiedzę o wysokości tych zarobków. Jeśli jednak pracownik nie przyjmie tej argumentacji, pracodawca będzie musiał spełnić żądanie pracownika, wystawiając druk ZUS Rp-7.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 15, art. 25-26, art. 53, art. 125, art. 125a, art. 183 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 887; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 715),

• § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412).