Państwa pracownica poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej swojego byłego, zlikwidowanego zakładu powinna rozpocząć od ustalenia jego dokładnej nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Mogą do tego służyć zachowane dokumenty, takie jak wszelkiego rodzaju pisma, notatki, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej itp. Następnie należy ustalić, do którego archiwum została przekazana dokumentacja osobowa i płacowa tego zakładu. Szczegóły w uzasadnieniu.
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:
- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego mają obowiązek zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą. Niektóre z nich przekazują ją firmom zajmującym się odpłatnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej na zasadzie prowadzenia działalności gospodarczej w tym zakresie.
Do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej zobowiązany jest likwidator spółki. Informacji o tym, kto nim był, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych. Natomiast w przypadku firm prywatnych informację o byłym właścicielu powinny zawierać rejestry właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałów organów administracji państwowej.
Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, że nie można zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a nie ma podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.
Obowiązujące przepisy umożliwiają zwrócenie się byłego pracodawcy o przejęcie dokumentacji przez archiwa państwowe w związku z brakiem środków na pokrycie zobowiązań finansowych, powstałych wobec przejmującego dokumentację prywatnego przechowawcy. Uniknięcie kosztów przechowywania dokumentacji może nastąpić wyłącznie na podstawie postanowienia sądu rejestrowego, który potwierdzi niemożność zapewnienia przez byłego przedsiębiorcę środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników. Wniosek o wydanie stosownego postanowienia może jednak złożyć tylko ten pracodawca, który był wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej. Zatem brak wpisu w jednym z rejestrów uniemożliwi starania o przejęcie dokumentacji, za której przechowywanie pracodawca będzie zmuszony ponosić odpłatność we własnym zakresie.
WAŻNE!
Podmiot wpisany do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS może uniknąć kosztów przechowywania dokumentów pracowniczych, jeżeli w postanowieniu sądu rejestrowego zostanie potwierdzony brak środków na przechowywanie tej dokumentacji.
W przypadku upadłości i likwidacji państwowego zakładu pracy, dokumentację pracowniczą powinien przejąć organ nadrzędny, z reguły właściwy minister lub wojewoda (§ 11 rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r.). Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.
Jeżeli organem założycielskim był minister, informacji o tym, gdzie znajdują się akta zlikwidowanego zakładu, należy szukać w obecnym Ministerstwie Gospodarki.
Jeżeli organem założycielskim był wojewoda, dokumentacja osobowa i płacowa zlikwidowanego zakładu powinna się znajdować w archiwach przejściowych przy byłych urzędach wojewódzkich. Ich adresy można uzyskać w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej. Ośrodek ten nie posiada żadnej dokumentacji pracowniczej, może natomiast udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Istnieje również możliwość prześledzenia bazy danych, którą Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zamieściła na stronie internetowej http://ewidencja.archiwa.gov.pl.
W przypadku wszelkiego rodzaju zlikwidowanych spółdzielni, ich likwidatorzy mieli obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej związkowi rewizyjnemu, w którym te spółdzielnie były zrzeszone, lub w przypadku braku takiego związku – Krajowej Radzie Spółdzielczej.
Pisemną informację o losach zlikwidowanego zakładu pracy można również uzyskać w Centralnym Rejestrze Sądowym w Warszawie. W Rejestrze tym można uzyskać informację o tym, kto na mocy decyzji Sądu Gospodarczego wykonywał obowiązki syndyka masy upadłości, a także o tym, komu syndyk zlecił przejęcie dokumentacji osobowo-płacowej pracowników zlikwidowanego zakładu pracy.
Od 1 czerwca 2004 r. działalność prowadzi Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Archiwum to jest specjalistycznym archiwum o zasięgu ogólnopolskim. Archiwum przyjmuje na przechowanie dokumentację o czasowym okresie przechowywania likwidowanych i postawionych w stan upadłości pracodawców oraz firm przechowalniczych w razie braku środków na koszty dalszego jej przechowania. Do tego archiwum mogą zgłaszać się byli pracownicy zlikwidowanych firm i instytucji poszukujący dokumentów do celów emerytalnych i rentowych. Archiwum administruje ogólnopolską internetową bazą danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.
Istnieje również możliwość skorzystania z opracowanej przez ZUS, na podstawie informacji z urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych, bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Baza zawiera aktualizowane na bieżąco i ułożone w porządku alfabetycznym informacje na temat zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy. Jest ona dostępna do wglądu w każdym oddziale, a także na stronie internetowej ZUS.
Podstawa prawna:
- art. 51p–51z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375),
- rozporządzenie Ministra Kultury z 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej (Dz.U. Nr 142, poz. 1503).