Pracodawca może być ukarany karą grzywny tylko za niektóre naruszenia przepisów prawa pracy. Należą do nich m.in. naruszenia przepisów o czasie pracy, stosowanie innych kar porządkowych niż przeidziane w przepisach prawa pracy, zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach kiedy powinna być zawarta umowa o pracę.
Okresy rozliczeniowe
Okres rozliczeniowy to okres, dla którego dokonuje się ustalenia, czy planowany czas pracy pracownika mieści się w granicach obowiązujących pracownika norm czasu pracy w przyjętym systemie czasu pracy oraz czy nie zostanie przekroczona przeciętnie 5-dniowa norma czasu pracy, a także okres, po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy tego pracownika.
Podstawowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy, z tym że pracodawca może także ustalić okres rozliczeniowy jako 1-miesięczny, 2-miesięczny, 3-miesięczny (art. 129 k.p.). Pracodawca może określić długość okresu rozliczeniowego w tygodniach, pod warunkiem że nie przekroczy on maksymalnej dopuszczalnej długości tego okresu.
Okres rozliczeniowy określony w miesiącach rozpoczyna się z początkiem pierwszego dnia pierwszego miesiąca i kończy się z upływem ostatniego dnia ostatniego miesiąca danego okresu rozliczeniowego. Nie ma tu znaczenia liczba dni w poszczególnych miesiącach. Dowolny miesiąc roku może być początkiem okresu rozliczeniowego.
Okresy rozliczeniowe powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (art. 150 k.p.). Okres rozliczeniowy nie może być dowolnie zmieniany.
W trakcie kontroli czasu pracy inspektor pracy w pierwszej kolejności sprawdza, w jaki sposób w przepisach wewnątrzzakładowych określono systemy i rozkłady czasu pracy, a także okresy rozliczeniowe. Jest to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, związany z organizacją czasu pracy. To uzależnia dalszy przebieg kontroli, gdyż dopiero po uzyskaniu powyższych informacji inspektor może analizować przestrzeganie norm czasu pracy oraz występowanie godzin nadliczbowych.
Sprawdzeniu podlega też kwestia, czy pracodawca wprowadził system czasu pracy we właściwy sposób. To pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłową organizację czasu pracy zatrudnionych pracowników. Informacja, który system czasu pracy będzie stosował pracodawca, musi zostać określona w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w przypadku gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub też nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu.
Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wprowadzenie systemów czasu pracy tylko w treści umów o pracę pracowników. Natomiast jedynie system pracy weekendowej oraz system skróconego tygodnia pracy wprowadza się w umowie o pracę (art. 150 § 3 k.p.). Pozostałe systemy wprowadza się w przepisach wewnątrzzakładowych.
Określenie systemu czasu pracy polega na jednoznacznym wskazaniu systemu, który obowiązuje u pracodawcy. Pracodawca nie powinien więc wprowadzać danego systemu czasu pracy, zastrzegając jednocześnie, że w przypadku określonych okoliczności będzie mógł stosować inny system. Jest to błąd często popełniany przez pracodawców.
WAŻNE!
Pracodawca nie może zrobić zastrzeżenia, że w szczególnych okolicznościach będzie stosować inny system czasu pracy niż obowiązujący w firmie.
Inna nieprawidłowość często ujawniana w czasie kontroli to stosowanie równoważnego systemu czasu pracy, podczas gdy w treści wewnątrzzakładowych źródeł prawa przepisano treść art. 129 k.p., tj., że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Skutki takiego stanu rzeczy są poważne i w przypadku kontroli inspektor pracy uzna, że pracownicy świadczą pracę w podstawowym systemie czasu pracy i każde przekroczenie 8-godzinnej normy dobowej będzie traktował jako nadgodziny dobowe.
Niektórzy pracodawcy stosują kilka systemów czasu pracy, z uwagi na zatrudnianie różnych grup zawodowych pracowników. Jest to dozwolone, ale w tej sytuacji należy pamiętać, aby w aktach wewnątrzzakładowych (np. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy) dokładnie określić, w jakim systemie pracują poszczególne grupy pracowników.
Podczas kontroli inspektor pracy sprawdza także, czy pracodawca określił obowiązujące pracowników rozkłady czasu pracy przez wskazanie dni pracy, dni wolnych od pracy oraz godzin pracy pracowników.
Bardzo istotnym zagadnieniem dla dalszego przebiegu kontroli jest ustalenie przyjętego u pracodawcy okresu rozliczeniowego. Na podstawie uzyskanych w tym zakresie informacji inspektor określi przedział czasu, który zostanie objęty kontrolą, a następnie sprawdzi, czy wprowadzony okres rozliczeniowy nie przekracza maksymalnej dopuszczalnej długości oraz czy istniały przesłanki do wprowadzenia dłuższych niż standardowe okresów rozliczeniowych.
Normy i wymiar czasu pracy
Normą czasu pracy jest przyjęta granica – maksimum czasu pozostawania pracownika do dyspozycji pracodawcy w obrębie doby pracowniczej i tygodnia pracy.
Co do zasady pracownik nie powinien pracować więcej niż 8 godzin na dobę. Jednak po spełnieniu określonych przesłanek pracodawca może wprowadzić dla pracowników inny niż podstawowy system czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego czy tygodniowego czasu pracy ponad ww. normy.
Normy czasu pracy mogą być ustalone w ustawie, rozporządzeniu, układzie zbiorowym pracy, regulaminie, obwieszczeniu, w rozkładzie czasu pracy, a także w umowie o pracę. Rozkład czasu pracy może regulować normę czasu pracy pracownika na dany dzień w ramach systemu czasu pracy, w którym pracownik został zatrudniony.
Oprócz dobowej normy czasu pracy istnieje również norma tygodniowa. Norma ta co do zasady obowiązuje we wszystkich systemach czasu pracy i zakazuje planowania czasu pracy ponad przeciętnie 40 godzin w tygodniu w obowiązującym okresie rozliczeniowym. Należy podkreślić, że norma ta jest wielkością średnią. Pracodawca może zatem planować pracownikowi pracę w niektórych tygodniach pracy w wymiarze wyższym niż 40 godzin, pod warunkiem że w innych tygodniach tego samego okresu rozliczeniowego zaplanuje im mniejszą liczbę godzin pracy w ten sposób, aby na przestrzeni całego tego okresu przeciętna liczba godzin pracy w tygodniu nie przekroczyła 40 godzin.
Maksymalny dobowy wymiar czasu pracy oceniany jest zawsze w odniesieniu do doby pracowniczej, która nie zawsze pokrywa się z dobą astronomiczną. Przez dobę pracowniczą rozumiemy kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczął pracę zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.
Pracodawca nie może planować pracy w danej dobie o godzinie wcześniejszej, niż była zaplanowana w dobie poprzedniej.
Przykład
Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy rozpoczął pracę we wtorek o godzinie 7.00 i pracował do godziny 15.00. Następnego dnia pracodawca zaplanował pracownikowi pracę w godzinach od 6.00 do 14.00. W związku z tym praca w środę od godz. 6.00 do godz. 7.00 przypadała jeszcze we wtorkowej dobie pracowniczej. W konsekwencji pracownik w tej dobie przepracował łącznie 9 godzin, a więc jedna z tych godzin stanowiła pracę nadliczbową. Takie planowanie pracy stanowi naruszenie doby pracowniczej i jest nieprawidłowe.
Długość czasu pracy – obowiązująca pracownika – jest ustalana dla różnych przedziałów czasowych. Biorąc pod uwagę okres, dla którego ustalany jest wymiar czasu pracy, wyróżnia się dobowy, przeciętny tygodniowy oraz wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Dobowy wymiar czasu pracy ustalany jest dla doby pracowniczej. Przeciętny tygodniowy wymiar czasu pracy rozliczany jest w obrębie okresu rozliczeniowego.
Ustawodawca dzieli dobowy wymiar czasu pracy na 8-godzinny, który obowiązuje w podstawowym czasie pracy, i przedłużony, który obowiązuje w systemie czasu pracy w ruchu ciągłym oraz w równoważnym czasie pracy.
Termin „przedłużony dobowy wymiar czasu pracy” oznacza obowiązujący pracownika dobowy czas pracy, który pracodawca może mu zaplanować w celu zapewnienia normalnych, dających się przewidzieć potrzeb zakładu pracy w równoważnym czasie pracy lub w czasie pracy w ruchu ciągłym.
Wymiar czasu pracy oblicza się dla całego okresu rozliczeniowego. W dłuższych okresach rozliczeniowych pracodawca nie musi kierować się wymiarem na poszczególne miesiące tego okresu, tylko wymiarem dla całego okresu rozliczeniowego.
Norma 5-dniowego tygodnia pracy odnosi się do wszystkich systemów czasu pracy, a więc dotyczy także pracowników, których czas pracy określony został wymiarem ich zadań, pracowników, których obowiązują skrócone normy czasu pracy, oraz pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych.
Norma 5-dniowego tygodnia pracy ma charakter powszechny i dotyczy również pracowników objętych przepisami szczególnymi. Sytuacja taka dotyczy m.in. pracowników zakładów opieki zdrowotnej.
Norma 5-dniowego tygodnia pracy jest normą przeciętną dla danego okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że niektóre tygodnie pracy mogą być 6-dniowe, a niektóre 4-dniowe, tak aby w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownik pracował przeciętnie 5 dni w tygodniu. Drugim poza niedzielą dniem wolnym od pracy w tygodniu może być dowolny dzień, np. poniedziałek czy czwartek.
Przekroczenie przeciętnej 5-dniowej normy czasu pracy należy traktować jako pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli więc pracodawca zatrudniałby pracownika w danym okresie rozliczeniowym w wymiarze nieprzekraczającym obowiązującej go tygodniowej normy czasu pracy, ale liczba dni, przez które pracownik ten świadczył pracę, przekroczyłaby średnio 5, to powstałyby w ten sposób godziny nadliczbowe, które należałoby wliczyć do rocznego limitu godzin nadliczbowych.
Wystąpienie święta będącego dniem wolnym od pracy w innym niż niedziela lub dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy powoduje w okresie rozliczeniowym odpowiednie zmniejszenie liczby godzin, a tym samym dni pracy. Oznacza to, że w niektórych okresach rozliczeniowych, ze względu na święta przypadające w innych dniach niż niedziela oraz dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, zaplanowana liczba dni pracy będzie mniejsza niż przeciętnie 5 dni w tygodniu.
Przeprowadzając kontrolę, inspektor pracy musi ustalić, czy pracodawca przestrzega dobowej normy czasu pracy oraz maksymalnych dobowych wymiarów czasu pracy. Pracownik nie powinien bowiem pracować więcej niż 8 godzin na dobę, chyba że został wprowadzony inny niż podstawowy system czasu pracy, który dopuszcza przedłużenie dobowego czy tygodniowego czasu pracy ponad wymienione wyżej normy.
Pracodawca, planując czas pracy pracowników, musi pamiętać również o przestrzeganiu średniotygodniowej 40-godzinnej normy czasu pracy, która obowiązuje co do zasady we wszystkich systemach czasu pracy i wprowadza zakaz planowania czasu pracy ponad przeciętnie 40 godzin w tygodniu w obowiązującym okresie rozliczeniowym.
Kontroli inspektora podlega również prawidłowość ustalenia obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy. Zaplanowana liczba godzin pracy dla poszczególnych pracowników nie może go przekraczać.
Często popełnianym przez pracodawców błędem jest sposób obliczenia wymiaru czasu pracy. Pracodawcy, obliczając wymiar czasu pracy, ustalają liczbę „czarnych” dni kalendarzowych (tzn. dni powszednich), odejmując od niej liczbę świąt i mnożąc wynik przez dobową normę czasu pracy, tj. przez 8. Ten sposób powoduje liczne błędy w obliczeniu w okresach, w których przypadają święta, gdyż pracodawcy odejmują niejako „podwójnie” święta przypadające w niedziele. W konsekwencji takich pomyłek następuje nieprawidłowe ustalenie wymiaru czasu pracy, prowadzące do zaplanowania pracy w wymiarze zbyt niskim lub zbyt wysokim.
WAŻNE!
Planowanie pracy w wymiarze zbyt wysokim jednocześnie oznacza planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, co jest naruszeniem przepisów prawa pracy.
Inspektor pracy zbada też przestrzeganie zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. W ramach tego zagadnienia sprawdzi, czy liczba dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy jest równa liczbie pełnych tygodni pracy przypadających w danym okresie rozliczeniowym.
Praca w godzinach nadliczbowych
W ramach kontrolowania nadgodzin inspektor sprawdzi prawidłowość sposobu zrekompensowania tych godzin oraz ustalenia, czy zrekompensowanie pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych nastąpiło w odpowiednim czasie, a ponadto czy nie przekroczono zakazów lub ograniczeń takiej pracy. Sprawdzeniu będą podlegały również limity godzin nadliczbowych (dzienny, tygodniowy, roczny) – czy nie zostały one naruszone.
Sprawdzeniu w czasie kontroli podlega również wysokość wynagrodzenia za godziny nadliczbowe – czy pracownik otrzymał zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatek z tego tytułu.
Należy przypomnieć, że za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatek z tego tytułu. Normalne wynagrodzenie za pracę to wynagrodzenie, które pracownik w związku z wiążącym go stosunkiem pracy otrzymuje stale, systematycznie i w zwykłych terminach płatności (wyrok SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140).
Pracodawcy często popełniają błąd polegający na zaliczaniu do normalnego wynagrodzenia jedynie wynagrodzenia zasadniczego. Normalne wynagrodzenie obejmuje natomiast zarówno wynagrodzenie zasadnicze, wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, jak i inne dodatkowe, stałe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, np. dodatek stażowy, funkcyjny itp.
Nie wlicza się natomiast do normalnego wynagrodzenia nagród i premii, którym nie można przypisać charakteru stałości, czyli wypłacanych według uznania pracodawcy, mających w rzeczywistości charakter nagród (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77). Do normalnego wynagrodzenia wlicza się zaś premie regulaminowe, które są stałym składnikiem wynagrodzenia, zgodnie z postanowieniami umowy o pracę, regulaminu wynagradzania czy układu zbiorowego pracy. W sytuacji gdy premia jest wynikowa (zadaniowa), czyli uzależniona od efektu pracy pracownika, to nie ma ona charakteru stałego składnika wynagrodzenia i nie wchodzi w skład podstawy do obliczenia stawki normalnego wynagrodzenia za pracę.
Jeśli inspektor stwierdzi pracę w godzinach nadliczbowych, wówczas zbada, czy pracodawca wypłacił za te nadgodziny odpowiednie dodatki i czy prawidłowo ustalił ich wysokość.
Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia ustalonego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, które stanowi podstawę wyliczenia dodatku za pracę nadliczbową, oznacza godzinową lub miesięczną stawkę za pracę określonego rodzaju lub na konkretnym stanowisku (wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 455/00, OSNP 2002/11/268 oraz uzasadnienie uchwały SN z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07).
Natomiast w przypadku pracodawcy, który nie wypłacił dodatku za nadgodziny, inspektor sprawdzi prawidłowość udzielenia za nie czasu wolnego od pracy – czy pracodawca zrobił to w odpowiednim stosunku i w odpowiednim czasie. W związku z tym inspektor sprawdzi, czy pracownik złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny i następnie, czy za każdą z nadgodzin dostał jedną godzinę wolną od pracy, a jeśli pracownik nie złożył wniosku – sprawdzi, czy za każdą godzinę nadliczbową pracownik otrzymał 1,5 godziny wolnej od pracy oraz czy czas wolny został udzielony nie później niż do końca okresu rozliczeniowego.
Przy kontroli oddania czasu wolnego za nadgodziny inspektor ustala także, czy pracodawca prawidłowo wypłacił pracownikowi normalne wynagrodzenie za miesiąc, w którym przypadały nadgodziny, oraz za miesiąc, w którym był oddawany czas wolny. Trzeba tutaj zaznaczyć, że oddanie czasu wolnego zwalnia pracodawcę z wypłaty dodatku z tego tytułu, nie zwalnia jednak z wypłaty normalnego wynagrodzenia, które przysługuje za każdą godzinę pracy, także nadliczbowej.
Praca w soboty, niedziele i święta
Zasadą jest, że niedziele i święta są dla pracownika dniami wolnymi od pracy. Ponadto pracownik w każdym okresie rozliczeniowym powinien mieć odpowiednią liczbę dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Jednak przepisy prawa pracy od pierwszej i drugiej zasady przewidziały wyjątki. W tym zakresie inspektor w czasie kontroli sprawdzi, czy taka dodatkowa praca została w prawidłowy sposób zrekompensowana, a jeśli występowała praca w niedziele lub w święta, czy jej polecanie było zgodne z przepisami. Konsekwencją stwierdzenia przez inspektora pracy w niedzielę i święto będzie sprawdzenie, czy praca ta została w prawidłowy sposób zrekompensowana przez udzielenie dnia wolnego od pracy albo odpowiednim dodatkiem oraz czy zostało to uczynione we właściwym czasie.
W przypadku stwierdzenia wezwania pracownika do pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy inspektor sprawdzi, czy praca w tym dniu została w prawidłowy sposób zrekompensowana, tj. czy pracodawca udzielił pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem.
WAŻNE!
Jeśli inspektor ustali, że nie udzielono dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a udzielenie takiego dnia było możliwe w danej sytuacji, wówczas stwierdzi popełnienie wykroczenia.
Pracodawca nie popełni natomiast wykroczenia, jeśli nieudzielanie dnia wolnego za pracę w 6. dniu (sobotę) spowodowane było obiektywnym brakiem takiej możliwości. W takim przypadku nie można przypisać pracodawcy winy. Okoliczności takie będą miały miejsce, gdy praca w 6. dniu przypada na dzień, po którym pracownik nie miał już do końca okresu rozliczeniowego stawić się w pracy lub gdy po tej pracy pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim lub korzystał z urlopu wypoczynkowego i nie zgodził się na odebranie w tym czasie dnia wolnego oraz gdy pracodawca i pracownik nie porozumieli się co do terminu odebrania dnia wolnego.
Ma to również miejsce w sytuacji, gdy pracodawca wypłacił pracownikom dodatki za tę pracę – co jest błędem, gdyż przepisy nie przewidują alternatywnej formy rekompensaty w postaci wypłaty wynagrodzenia.
Dobowy i tygodniowy odpoczynek
Kolejnymi zagadnieniami badanymi przez inspektora są dobowe i tygodniowe okresy odpoczynku.
Inspektor sprawdzi, czy w każdej dobie pracownicy mieli zapewnione nieprzerwane odpoczynki dobowe oraz czy były one udzielone w odpowiednim wymiarze. Jeśli stwierdzi w jakimś przypadku nieudzielenie lub skrócenie takiego odpoczynku, sprawdzi, czy istniały przesłanki do jego nieudzielenia lub skrócenia oraz czy został on zrównoważony.
Sprawdzając zapewnienie odpoczynku tygodniowego, inspektor podzieli okres rozliczeniowy na pełne tygodnie pracy i sprawdzi, czy w każdym z tych tygodni pracownik miał 35 kolejnych godzin wolnych od pracy, czyli zagwarantowany odpoczynek tygodniowy. Często pracodawcy popełniają błąd, udzielając odpoczynków tygodniowych w tygodniach kalendarzowych, czego skutkiem jest brak takiego odpoczynku w tygodniu pracy liczonym jako 7 dni, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.
Natomiast w razie skrócenia odpoczynku tygodniowego inspektor sprawdzi, czy takie skrócenie było uzasadnione oraz czy mimo tego pracownikowi zapewniono nie mniej niż 24 godziny takiego odpoczynku, ponieważ jest to niezbędne minimum.
Kontroli inspektora będzie podlegać także kwestia udzielenia odpoczynku tygodniowego w niedzielę, z wyjątkiem sytuacji, kiedy praca w takim dniu jest dozwolona.
Nie jest możliwe skrócenie odpoczynku dobowego lub jego przerwanie na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy.
W każdym tygodniu pracownikowi przysługuje nieprzerwany 35-godzinny odpoczynek. Przez tydzień należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Okres 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego obejmuje 11-godzinny odpoczynek dobowy przypadający w danym dniu.
WAŻNE!
Często pracodawcy popełniają błąd polegający na udzielaniu odpoczynków tygodniowych w tygodniach kalendarzowych, czego skutkiem jest brak takiego odpoczynku w tygodniu pracy liczonym jako 7 dni, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.
Należy pamiętać, że odpoczynek tygodniowy to nie zawsze 35 kolejnych godzin wolnych od pracy. Jego długość jest uzależniona od długości odpoczynku dobowego, który ma wejść w jego skład. Będzie on więc dłuższy w systemach równoważnego czasu pracy z wydłużeniem dniówki roboczej do 16 lub 24 godzin.
Przykład
Pracownik w danej dobie pracował 16 godzin, a potem miał przejść na inną zmianę i rozpocząć odpoczynek tygodniowy. Odpoczynek ten będzie obejmował 40 godzin, na które składa się 16 godzin odpoczynku dobowego i 24 godziny właściwego odpoczynku.
Istnieje możliwość skrócenia odpoczynku tygodniowego. Skrócenie to jest dopuszczalne w przypadkach uzasadniających skrócenie odpoczynku dobowego oraz w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym dla niego harmonogramem czasu pracy. Tak więc przy łamaniu zmian możliwe jest już na etapie tworzenia harmonogramu planowanie w nim skróconych odpoczynków tygodniowych.
Praca w porze nocnej
Przystępując do kontroli pracy w porze nocnej, inspektor sprawdzi w regulaminie pracy lub, jeśli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, w informacji o warunkach zatrudnienia, czy pracodawca wskazał konkretne 8 godzin spośród przedziału czasowego określonego w Kodeksie pracy – na które przypada w jego zakładzie pora nocna.
Ponadto inspektor sprawdzi prawidłowość zatrudniania pracowników wykonujących prace szczególnie niebezpieczne lub związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym i zatrudnionych w porze nocnej. Inspektor w czasie kontroli sprawdzi wykaz takich prac. Ponadto jeśli inspektor stwierdzi istnienie pisemnego wniosku pracownika pracującego w nocy o przekazanie do PIP informacji dotyczącej faktu zatrudniania pracowników pracujących w nocy, sprawdzi także, czy zgłoszenie takie zostało przez pracodawcę przekazane do właściwego okręgowego inspektoratu pracy.
Kontroli inspektora będzie też podlegać kwestia, czy pracodawca przestrzega bezwzględnego zakazu zatrudniania w porze nocnej kobiet w ciąży oraz czy pracownicy opiekujący się dziećmi w wieku do 4 lat wykonujący pracę w porze nocnej wyrazili na to zgodę, która powinna znajdować się w aktach osobowych tych pracowników.
Inspektor sprawdzi także zrekompensowanie pracownikowi pracy w porze nocnej odpowiednim dodatkiem do wynagrodzenia.
Limit godzin pracy pracownika niepełnoetatowego
Inspektor ustala, czy pracodawca zatrudnia pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz skontroluje, czy w umowach o pracę tych pracowników został określony limit godzin ponadwymiarowych. Jeśli pracodawca nie określił limitu godzin ponadwymiarowych, wówczas za pracę ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, nieprzekraczający norm czasu pracy, pracownikowi przysługuje tylko normalne wynagrodzenie bez żadnych dodatków. W takim przypadku inspektor, stwierdzając naruszenie w postaci braku określenia takiego limitu, może sprawdzić tylko, czy pracownik otrzymał takie wynagrodzenie za pracę ponad umówiony wymiar etatu.
Ewidencja czasu pracy
Każdy pracodawca ma obowiązek w stosunku do zatrudnionych przez siebie pracowników prowadzić ewidencję czasu pracy. Ewidencja ta jest podstawą rozliczania czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym, a także podstawą do obliczania przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Inspektor sprawdzi zatem, czy ewidencja czasu pracy jest prowadzona i czy prowadzona jest w sposób prawidłowy.
Bez względu na system czasu pracy czy też organizację, w jakiej są zatrudnieni pracownicy, ich czas pracy musi być rejestrowany przez pracodawcę w ewidencji czasu pracy. Na każdym pracodawcy spoczywa obowiązek w stosunku do zatrudnianych pracowników tworzenia i wypełniania ewidencji czasu pracy, gdyż dokument ten jest podstawą rozliczenia czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym, a w związku z tym jest również podstawą do rozliczenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy także pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, a także tych, którym przysługuje ryczałtowa forma wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej. W stosunku do tych pracowników pracodawca nie ma jedynie obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w poszczególnych dniach pracy.
Ewidencja czasu pracy obejmuje swoim zakresem wszystkie informacje potrzebne pracodawcy do rozliczenia czasu pracy, a więc i do naliczania wynagrodzenia pracownika za dany okres.
Obowiązkiem pracodawcy jest zamieszczenie w ewidencji czasu pracy następujących danych, które obejmują: pracę w poszczególnych dobach roboczych, z rozdzieleniem jej na pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, dyżury.
Przykład
Pracodawca zaznaczył w ewidencji czasu pracy, że pracownik w danej dobie pracował 10 godzin. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. Takie prowadzenie ewidencji jest nieprawidłowe, gdyż pracodawca powinien także wskazać, ile z tych godzin przypadło w porze nocnej, ile stanowiło pracę w godzinach nadliczbowych, czy też była to praca w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
W ewidencji należy również oznaczyć inne niż praca okoliczności, jak np. urlopy, zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie. Przy udzielaniu czasu wolnego za nadgodziny czy dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto czy dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy pracodawca powinien zaznaczyć w ewidencji, z jakiego tytułu ten czas wolny lub też dzień wolny przysługuje. Jest to istotne również z punktu widzenia kontroli, gdyż bez takich oznaczeń inspektor pracy nie ma możliwości dokonania oceny, np. które godziny nadliczbowe zostały zrekompensowane czasem wolnym czy też praca, w którym dniu wolnym została zrekompensowana.
Oznaczenie poszczególnych zdarzeń w ewidencji czasu pracy może być dokonywane w dowolnej formie, np. przez przyporządkowanie określonych liter danemu zdarzeniu, takich jak: UW – urlop wypoczynkowy, ZW – zwolnienie lekarskie itp.
Można też wprowadzać takie oznaczenia przez wskazanie konkretnych przepisów, które są w ramach tego wydarzenia realizowane, np. art. 188 k.p. – dzień opieki nad dzieckiem itp. Istotne jest, aby do ewidencji dołączona była legenda używanych oznaczeń, tak aby w przypadku kontroli inspektor nie miał problemów z jej odczytaniem.
W przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej w ewidencji czasu pracy należy wpisać długość trwania jego czasu pracy w takiej podróży, a nie tylko oddzielny symbol oznaczający podróż służbową. Jeśli takiej informacji nie będzie, nie jest wówczas możliwe rozliczenie czasu pracy wynikającego z ewidencji.
Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik takie wnioski składa. W sytuacji gdy podczas kontroli inspektora okaże się, że wniosków takich nie ma, a pracownikowi za każdą godzinę pracy udzielono jednej godziny czasu wolnego, inspektor uzna to za nieprawidłowość w rekompensacie. Bez pisemnego wniosku pracownika o zrekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym od pracy, pracodawca ma obowiązek oddania pracownikowi za każdą godzinę nadliczbową 1,5 godziny wolnej od pracy. Czas wolny bez wniosku pracownika musi być natomiast udzielony nie później niż do końca okresu rozliczeniowego.
Termin wypłaty wynagrodzenia
Inspektorzy pracy kontrolują także kwestię miejsca, terminu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia.
Termin wypłaty powinien być wskazany w sposób konkretny i precyzyjny w regulaminie pracy lub w informacji o warunkach zatrudnienia. Często spotykanym błędem jest określanie terminu wypłaty wynagrodzenia jako: „do 10. dnia następnego miesiąca”. Zapis taki zawsze zostanie podważony przez inspektora, gdyż jest nieprecyzyjny. Pracodawca powinien określić bowiem konkretny termin wypłaty wynagrodzenia, np. ostatni dzień miesiąca.
Często też w regulaminach pracy brakuje określenia czasu i miejsca wypłaty wynagrodzenia. Pracodawcy tłumaczą się wówczas, że wszystkim pracownikom wynagrodzenie jest przelewane na konto i uważają, że formalności związane z podaniem terminu wypłaty wynagrodzenia są zbędne. Może jednak zdarzyć się, że pracownik zrezygnuje z możliwości przekazywania mu wypłaty na konto, a wówczas nie będzie wiadomo, gdzie i w jakich godzinach pracownik ma odebrać wynagrodzenie.
Wypłata wynagrodzenia
Wynagrodzenie przysługuje co do zasady za czas przepracowany. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa tak stanowią, np. wynagrodzenie za czas choroby, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy itp.
Prawo pracownika do wynagrodzenia jest niezbywalne. Oznacza to, że nawet dobrowolnie pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia lub też przenieść go na inną osobę.
Wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić do rąk pracownika, a w innej formie może nastąpić tylko wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę na piśmie lub też dana forma wypłaty wynika z zapisów układu zbiorowego pracy.
Wypłata wynagrodzenia za pracę odbywa się w miejscu, terminie, czasie i z częstotliwością wskazaną w regulaminie pracy lub w informacji o warunkach zatrudnienia udzielonej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy nieposiadającemu regulaminu pracy. Wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić co najmniej raz w miesiącu z dołu po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca, a jeśli dzień wypłaty jest wolny, to w dniu poprzedzającym.
WAŻNE!
Błędem często spotykanym w części regulaminów pracy jest również brak określenia czasu i miejsca wypłaty wynagrodzenia, w sytuacji gdy wszyscy pracownicy wskazali rachunki bankowe w celu przekazywania na nie należnych świadczeń.
Plan urlopów
Jeśli pracodawca był zobowiązany do utworzenia planu urlopów, inspektor pracy sprawdzi, czy taki plan został sporządzony oraz prawidłowość zamieszczonych w nim informacji. Częstym błędem pracodawców jest zobowiązywanie pracowników do planowania również 4 dni urlopu na żądanie. Inspektor zwróci także uwagę, czy zaplanowane urlopy obejmują co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, a także czy uwzględniono w planie dodatkowe urlopy przysługujące niektórym kategoriom pracowników.
Istotną informacją dla inspektora będzie również to, czy plan urlopów został podany do wiadomości pracowników.
Wymagania dotyczące akt osobowych
Wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej określają przepisy rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Właściwe prowadzenie akt osobowych powinno opierać się na następujących zasadach:
- w aktach osobowych powinny znajdować się dokumenty dotyczące tylko jednego pracownika,
- dokumenty, które znajdują się w aktach, powinny zostać podzielone na trzy części: A – dotyczące rekrutacji, B – dotyczące stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, C – dotyczące ustania zatrudnienia,
- dokumenty w każdej części powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane, każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów,
- w aktach osobowych powinny być przechowywane zasadniczo tylko kopie i odpisy dokumentów, poza dokumentami wskazanymi poniżej.
W aktach osobowych powinny być przechowywane następujące dokumenty:
- umowa o pracę,
- wszelkie zmiany umowy, dokonywane zarówno za porozumieniem stron w formie aneksów do umowy, jak i za wypowiedzeniem zmieniającym,
- pisemne potwierdzenie zapoznania się z:
– treścią regulaminu pracy lub obwieszczeniem dotyczącym rozkładu czasu pracy,
– informacją wynikającą z art. 29 § 3 k.p.,
– przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy,
– zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących przepisach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
- pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę (tzw. angaż lub zakres obowiązków),
- orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami profilaktycznymi,
- zaświadczenie o ukończeniu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do 4 lat o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich,
- wnioski pracownika dotyczące:
– czasu pracy,
– urlopów wychowawczych,
– urlopów bezpłatnych,
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
W zakresie dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy w rozporządzeniu wymienione są jedynie przykładowe dokumenty, dlatego też możliwe jest przechowywanie w tym miejscu innych dokumentów, jak np. zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe.
Zdarza się, że pracodawcy tworzą dodatkową część akt osobowych, w których przechowują inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, takie jak: ewidencja czasu pracy, dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego, dokumenty przesyłane do urzędu skarbowego itp.
Okres przechowywania akt osobowych
Dokumentacja osobowa oraz wynagrodzeniowa powinna być przechowywana przez 50 lat. W skład dokumentacji osobowej wchodzą również akta osobowe pracowników tworzone w formie papierowej. Z tego względu powinny być szczególnie chronione przed zdarzeniami mogącymi spowodować ich zniszczenie lub uszkodzenie, takimi jak np. zalanie wodą czy pożar.
Przykład: Pracodawca przechowuje akta osobowe w kartonowych pudełkach, na zapleczu wśród zmagazynowanych towarów. Jednocześnie do tego pomieszczenia ma dostęp wielu pracowników firmy, a także osoby dostarczające towary z zewnątrz. Takie postępowanie pracodawcy jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami, gdyż grozi uszkodzeniem akt lub nawet kradzieżą.
Najczęściej występujące nieprawidłowości
Wyniki kontroli przeprowadzanych przez inspektorów pokazują, że do najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu i prowadzeniu akt osobowych należą:
- brak podziału dokumentów przechowywanych w aktach na wymagane trzy części: A, B i C,
- umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części akt,
- brak chronologii w przechowywanych dokumentach,
- brak numeracji na niektórych, a czasem na wszystkich kartach,
- przechowywanie zamiast kserokopii oryginałów dokumentów,
- nieusuwanie z akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych udzielonych pracownikom, mimo że upłynął rok ich nienagannej pracy.
Badania lekarskie
Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest poddawanie się wstępnym, okresowym, kontrolnym i innym zleconym badaniom lekarskim oraz stosowanie się do wskazań lekarskich. Pracownik, odmawiając poddania się badaniom, narusza podstawowe obowiązki pracownicze, co może stanowić nawet podstawę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.
Obowiązki pracodawcy w zakresie badań pracowników
Na pracodawcy ciąży obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na zajmowanym stanowisku. Jeżeli zatem pracownik odmawia poddania się badaniom, pracodawca nie może dopuścić go do pracy, przy czym za czas niewykonywania pracy z tego powodu pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie (wyrok SN z 23 września 2004 r., I PK 541/03, OSNP 2005/7/94).
Pracodawca dopuszczający pracownika do pracy bez aktualnych badań narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy. W tej sytuacji może na niego zostać nałożona kara grzywny.
Badania wykonuje się na podstawie pisemnej umowy zawartej między pracodawcą a podstawową jednostką służby medycyny pracy, a koszty ich przeprowadzenia ponosi pracodawca. Każdy pracodawca prowadzący działalność na terenie Polski ma obowiązek zawarcia pisemnej umowy o świadczenie usług w zakresie medycyny pracy.
Profilaktyczne badania lekarskie przeprowadza się w godzinach pracy. Za czas wykonania badań pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli z wykonaniem badania łączy się konieczność podróży do innej miejscowości, pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty przejazdu.
Pracownika na badania lekarskie kieruje pracodawca, wydając mu w tym celu skierowanie. Skierowanie powinno określać:
- jakiego rodzaju badanie ma być wykonane (np. wstępne, okresowe),
- na jakim stanowisku praca będzie lub jest wykonywana,
- informację o czynnikach szkodliwych lub warunkach uciążliwych występujących na danym stanowisku pracy wraz z aktualnymi wynikami badań i pomiarów czynników szkodliwych wykonanych na tym stanowisku.
Orzeczenie lekarskie wydane w rezultacie badania lekarskiego stwierdza, czy istnieją przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku czy też takich przeciwwskazań brak.
WAŻNE!
Wszystkie zaświadczenia lekarskie uzyskane przez pracownika w ramach profilaktycznych badań lekarskich powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.
Jeżeli pracownik lub pracodawca nie zgadza się z treścią wydanego zaświadczenia lekarskiego, może wystąpić w ciągu 7 dni od wydania zaświadczenia o przeprowadzenie ponownego badania. Wniosek taki składa się za pośrednictwem lekarza, który wydał zaświadczenie. Ponowne badanie przeprowadza wojewódzki ośrodek medycyny pracy w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Orzeczenie wydane na podstawie ponownego badania jest ostateczne i na jego podstawie lekarz wydaje zaświadczenie.
Badania wstępne
Badaniom wstępnym podlegają osoby przyjmowane do pracy, pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowisko pracy albo pracownicy przenoszeni na stanowisko pracy, na którym występują czynniki szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia. Zwolnieni z tego obowiązku są pracownicy, którzy są ponownie przyjmowani do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Badania okresowe
Badaniom okresowym podlegają wszyscy pracownicy. Szczególnym przypadkiem badań okresowych są badania pracowników zatrudnionych w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Takich pracowników należy skierować na badania okresowe po zaprzestaniu przez nich pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami.
Na badania lekarskie powinien również zostać skierowany pracownik, któremu pracodawca zamierza powierzyć inną rodzajowo pracę niż określona w umowie o pracę, w trybie art. 42 § 4 k.p. Nie ma tutaj znaczenia, że praca ma być wykonywana jedynie czasowo.
Obowiązek wykonania badań kontrolnych powstaje w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni. Ich celem jest ustalenie, czy pracownik po chorobie zdolny jest wykonywać pracę na swoim stanowisku. Badania te należy przeprowadzić, nawet jeśli pracownik posiada aktualne badania okresowe. Należy jednak zauważyć, że pracownik powracający z choroby nie ma obowiązku sam dostarczyć orzeczenia lekarskiego o zdolności do pracy. To pracodawca powinien go skierować na takie badania niezwłocznie po jego powrocie do pracy (wyrok SN z 21 czerwca 2005 r., II PK 319/04, OSNP 2006/3–4/49).
Kontrola w zakresie badań lekarskich
W czasie kontroli zagadnień profilaktycznych badań lekarskich inspektor sprawdza przede wszystkim, czy pracodawca zawarł pisemną umowę z jednostką medycyny pracy, która ma sprawować kontrolę nad zdrowiem pracowników przez m.in. wykonywanie badań lekarskich.
Sprawdzeniu podlega również przechowywanie zaświadczeń lekarskich. Inspektor bada, czy zaświadczenia te znajdują się w aktach osobowych pracownika. Orzeczenia lekarskie wydane w ramach badań wstępnych powinny być przechowywane w części A akt osobowych, natomiast orzeczenia wydane w wyniku przeprowadzonych badań okresowych i kontrolnych powinny być wpięte w części B akt osobowych.
Inspektor kontroluje, czy zaświadczenia lekarskie są wydane przez jednostkę medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę o współpracy.
W trakcie kontroli tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy inspektor sprawdza, czy pracownicy nie wykonują pracy bez ważnych orzeczeń lekarskich, ponieważ przepisy zabraniają wykonywania pracy przez pracowników niemających aktualnych badań lekarskich. Należy podkreślić, że orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracownik musi uzyskać przed rozpoczęciem pracy – odnosi się to do wstępnych i kontrolnych badań lekarskich lub przed upływem ważności poprzedniego badania – w przypadku okresowych badań lekarskich.
Inspektor sprawdza również przestrzeganie przez pracodawców przepisów w zakresie kontrolnych badań lekarskich dotyczących pracowników, których niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni. W takiej sytuacji pracownik przed powrotem i dopuszczeniem do pracy powinien zostać skierowany na kontrolne badania lekarskie w celu otrzymania orzeczenia dopuszczającego go do pracy na zajmowanym stanowisku.
Kontrolę omawianej tematyki inspektor prowadzi, sprawdzając następujące dokumenty:
- umowę współpracy z jednostką medycyny,
- akta osobowe pracowników, w których powinny znajdować się aktualne zaświadczenia od właściwego lekarza medycyny pracy.
W trakcie kontroli z zakresu badań lekarskich pracowników najczęściej występujące nieprawidłowości to:
- brak pisemnej umowy z jednostką medycyny pracy, która ma sprawować opiekę medyczną nad pracownikami,
- wydawanie zaświadczeń lekarskich pracownikom przez lekarzy medycyny pracy, z którymi pracodawca nie ma podpisanej umowy,
- obciążanie pracowników kosztami badań lekarskich,
- niekierowanie pracowników na badania lekarskie w przypadku przenoszenia ich na inne stanowisko, gdzie jest wykonywana inna rodzajowo praca,
- dopuszczanie do pracy pracowników, którzy pomimo otrzymania skierowania na badania lekarskie nie poddają się im,
- dopuszczanie do pracy na różnych stanowiskach tego samego pracownika, pomimo że pracownik posiada orzeczenie lekarskie tylko na jedno z tych stanowisk,
- nieżądanie przez pracodawców aktualnych badań lekarskich, od wykonujących prace na terenie zakładu pracy należącego do pracodawcy, od osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w formie samozatrudnienia,
- niekierowanie pracowników na badania kontrolne po nieobecności w pracy z powodu choroby, która trwała co najmniej 30 dni.
Służba bezpieczeństwa i higieny pracy
Obowiązek tworzenia służby bhp mają pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż 100 pracowników. Mniejsi pracodawcy mogą zlecać zadania służby bhp osobom z zewnątrz lub też mogą powierzać je osobom zatrudnionym przy innej pracy, a w określonych warunkach zadania służby bhp może wykonywać sam pracodawca.
Liczbę specjalistów służby bhp ustala pracodawca, uwzględniając stan zatrudnienia oraz występujące w zakładzie warunki pracy i związane z nimi zagrożenia zawodowe, a także uciążliwości pracy.
Przepisy wskazują minimalne wymogi co do liczebności komórki bhp, w zależności od stanu zatrudnienia, i tak:
- pracodawcy zatrudniający od 100 do 600 pracowników mogą:
– utworzyć wieloosobową lub jednoosobową komórkę bhp albo
– zatrudnić w tej komórce pracownika służby bhp w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- pracodawcy zatrudniający powyżej 600 pracowników są zobowiązani zatrudnić minimum 1 pracownika służby bhp na każdych 600 pracowników.
Wszystkie osoby zajmujące się sprawami bhp, a więc pracownicy służby bhp, pracodawca wykonujący zadania tej służby, osoba zatrudniona przy innej pracy czy specjalista spoza zakładu pracy – muszą posiadać aktualne szkolenia bhp dla pracowników służby bhp, które są prowadzone przez firmy zewnętrzne.
Pracownik kierujący wieloosobową komórką organizacyjną powinien co najmniej posiadać kwalifikacje wymagane dla specjalisty ds. bhp. Z kolei pracownik zatrudniony w jednoosobowej komórce organizacyjnej musi posiadać co najmniej kwalifikacje dla starszego specjalisty ds. bhp.
Również w przypadku zatrudnienia specjalistów z zewnątrz powinni oni spełniać wymogi kwalifikacyjne do wykonywania zadań służby bhp, tj. posiadać wyższe wykształcenie o kierunku lub specjalności w zakresie bhp albo studia podyplomowe w zakresie bhp oraz co najmniej 1 rok stażu pracy w służbie bhp albo zatrudnieni przez 5 lat na stanowisku inspektora pracy.
Pracodawca może też prowadzić samodzielnie sprawy bhp, jeśli spełnia wymogi wskazane dla stanu zatrudnienia oraz posiada szkolenie okresowe bhp dla pracodawców samodzielnie wykonujących zadania służby bhp.
Zakres kontroli inspekcji pracy
Problematyka tworzenia służby bhp oraz wykonywanie zadań przez pracowników służby bhp jest kontrolowana przez inspektorów pracy w ramach ukierunkowanych kontroli.
W trakcie kontroli inspektor ustala stan zatrudnienia u kontrolowanego pracodawcy, gdyż ustalenie tej informacji uzależnia to, czy pracodawca ma obowiązek utworzenia służby bhp przez pracodawcę. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych uwzględnia się wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, również tych pracowników, którzy zatrudnieni są w oddziałach lub filiach na terenie całego kraju (jeśli oddziały te nie mają statusu odrębnego pracodawcy).
Inspektor kontroluje, czy służba bhp została powołana oraz czy pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje do wykonywania zadań tej służby, a także, czy pracownicy są zatrudnieni na stanowiskach pracy, które odpowiadają posiadanym przez nich kwalifikacjom.
Jeśli pracodawca zatrudniający mniej niż 100 pracowników powierzył zadania służby bhp osobie zatrudnionej przy innej pracy albo specjaliście spoza zakładu pracy, inspektor w takim wypadku może żądać dokumentów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje i szkolenia do pełnienia obowiązków z zakresu bhp.
Przepisy określają przypadki, gdy pracodawca może sam wykonywać zadania służby bhp lub powierzyć je osobie zatrudnionej przy innej pracy. W związku z tym odpowiednio do stanu zatrudnienia inspektor oceni, czy spełnione są warunki wymagane przepisami prawa do wykonywania zadań służby bhp przez pracodawcę lub pracownika zatrudnionego przy innej pracy.
Należy zaznaczyć, że pracodawca może sam wykonywać zadania służby, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo zatrudnia do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
W ramach kontrolowania tematu działania służby bhp u pracodawców inspektorzy najczęściej ujawniają błędy polegające na:
- powierzaniu zadań służby bhp specjaliście ds. bhp spoza zakładu pracy przez pracodawców zatrudniających więcej niż 100 pracowników,
- powierzaniu pracownikom zatrudnionym przy innej pracy zadań służby bhp, w przypadkach gdy stan zatrudnienia powoduje już obowiązek tworzenia takiej służby w ramach oddzielnej komórki organizacyjnej,
- tworzeniu służby bhp składającej się z mniejszej liczby pracowników, niż wymagana jest przepisami prawa pracy,
- obciążaniu pracowników służby bhp dodatkowymi zadaniami niewynikającymi z przepisów, np. do prowadzenia akt osobowych, obsługi magazynów, prowadzenia księgowości,
- braku odpowiednich kwalifikacji osób wykonujących zadania służby bhp lub zatrudnionych w tej służbie.