Opłacanie składek na Fundusz Emerytur Pomostowych – instrukcja

Składkę na FEP za dany miesiąc należy opłacić za pracowników, którzy łącznie spełniają następujące warunki: urodzili się po 31 grudnia 1948 r. oraz wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z definicją tych prac zawartą w ustawie o emeryturach pomostowych.

Ponadto składkę na FEP należy również opłacać za:

• pracowników wykonujących prace górnicze, którzy uzyskali prawo do emerytury pomostowej, za okres wykonywania przez nich prac górniczych, ale nie wcześniej niż za okres od 1 stycznia 2010 r.,

• żołnierzy zawodowych oraz funkcjonariuszy Policji, Urzędu Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Służby Więziennej i Państwowej Straży Pożarnej, którzy nie spełniają warunków do nabycia prawa lub utracili prawo do emerytury określonej w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób.

Za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach uważa się także tancerzy zawodowych wykonujących prace związane z bardzo ciężkim wysiłkiem fizycznym, ubezpieczonych z tytułu działalności twórczej lub artystycznej. Osoby te same opłacają składki na swoje ubezpieczenia i same muszą pamiętać o tym, by odprowadzić za siebie składkę na FEP.

Krok 1. Ustal, za kogo trzeba opłacić składkę na FEP

Informacja, za których pracowników należy opłacać składkę na FEP, powinna jednoznacznie wynikać z prowadzonej przez płatnika składek ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Nie ma specjalnej instrukcji, jak tworzyć taką ewidencję. Ewidencja pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP, powinna jednak zawierać – zgodnie z art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy o emeryturach pomostowych – następujące dane tych pracowników:

• nazwisko i imię,

• datę urodzenia,

• numery PESEL i NIP,

• serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

Składki na FEP należy opłacać od dnia rozpoczęcia wykonywania przez pracownika powyższych prac do dnia zaprzestania ich wykonywania. Jest to okres od dnia zatrudnienia pracownika na stanowisku pracy, na którym praca ta jest wykonywana, do dnia ustania zatrudnienia na tym stanowisku pracy. Przy czym składki te należy naliczać od przychodów, jakie zostały wypłacone pracownikom lub postawione do ich dyspozycji po 31 grudnia 2009 r.

Słowniczek:

Prace w szczególnych warunkach – prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku.

Prace o szczególnym charakterze – prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się.

Wymiar etatu bez znaczenia

Składka na FEP powinna być opłacana za wszystkich pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r., którzy wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, bez względu na wymiar czasu pracy.

Zapis, zgodnie z którym za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze rozumie się pracowników wykonujących tę pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, ma znaczenie jedynie przy ubieganiu się o ustalenie prawa do emerytury pomostowej (art. 3 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych). Tylko okres pracy wykonywanej w pełnym wymiarze czasu pracy może zostać zaliczony do wymaganego szczególnego stażu pracy, od którego zależy uzyskanie emerytury pomostowej.

Zapis ten nie ma natomiast znaczenia przy kwalifikowaniu przez płatnika prac jako prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na potrzeby prowadzenia ewidencji pracowników. Ewidencja ta powinna obejmować wszystkich pracowników, za których istnieje obowiązek odprowadzania składek na FEP, niezależnie od wymiaru etatu.

W przypadku gdy pracownika łączą z pracodawcą dwie odrębne umowy o pracę, z których tylko jedna dotyczy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, obowiązek odprowadzania składek na FEP obejmuje wyłącznie przychody osiągane z tytułu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia pracownika na podstawie dwóch umów o pracę: 1/2 etatu na stanowisku kierowcy autobusowego w transporcie publicznym i 1/2 etatu na stanowisku mechanika zaplecza technicznego. Obowiązek opłacania składek na FEP dotyczy tylko przychodów osiągniętych z umowy o pracę, w ramach której pracownik wykonuje pracę o szczególnym charakterze – zakwalifikowaną w załączniku nr 2 pod pozycją 08 jako praca kierowców autobusów, trolejbusów oraz motorniczych tramwajów w transporcie publicznym.

Składka na FEP a prawo do emerytury pomostowej

Na obowiązek opłacania składki na FEP nie ma wpływu to, czy pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze uzyska prawo do emerytury pomostowej. Składki te trzeba odprowadzać również za osoby, które nie wykonywały takich prac przed 1 stycznia 1999 r. i nie będą mogły się starać o emeryturę pomostową.

Krok 2. Wylicz wysokość składki na FEP

Stopa procentowa składki na FEP wynosi 1,5% podstawy jej wymiaru. Podstawą wymiaru tej składki jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składka za pracownika

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz na FEP za pracownika jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie wymiaru tych składek nie należy uwzględniać:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,

• zasiłków,

• składników przychodu, które są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawą wymiaru składek na FEP za dany miesiąc jest przychód wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika w tym miesiącu. Nie ma znaczenia, za jaki okres przysługuje ten przychód.

Jeśli rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nastąpi w trakcie miesiąca, składkę na FEP należy obliczać od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za część miesiąca, w której prace te były wykonywane. Oznacza to, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ten miesiąc będzie inna niż podstawa wymiaru składki na FEP.

PRZYKŁAD

Pracownica wykonywała pracę w szczególnych warunkach do 21 lutego 2010 r. Od następnego dnia została przeniesiona do innej pracy w związku z dostarczeniem zaświadczenia od lekarza o przeciwwskazaniach do wykonywania dotychczasowej pracy w okresie ciąży. Podstawa wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe za luty 2010 r. wynosiła 4200 zł. Natomiast podstawa wymiaru składki na FEP należnej za tę ubezpieczoną wyniesie 3150 zł, po proporcjonalnym jej obniżeniu do okresu, w jakim była wykonywana praca w szczególnych warunkach:

4200 zł (przychód) : 28 (liczba dni kalendarzowych w lutym br.) x 21 (liczba dni wykonywania pracy w szczególnych warunkach) = 3150 zł.

Gdy z pracownikiem zawarto dodatkową umowę cywilną

Jeżeli pracownik dodatkowo pracuje na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo na podstawie umowy o dzieło zawartej:

• z własnym pracodawcą,

• z obcym podmiotem, ale na podstawie umowy wykonuje pracę dla własnego pracodawcy,

do celów ubezpieczeń emerytalnego i rentowych uważa się, że dodatkowy przychód z umowy cywilnej jest przychodem ze stosunku pracy. W takim przypadku od przychodu z umowy cywilnej są naliczane składki na zasadach obowiązujących pracowników. Jeśli taka sytuacja dotyczy pracownika, za którego jest opłacana składka na FEP, składkę na ten fundusz należy naliczyć również od przychodu z umowy cywilnej. Nie ma znaczenia, czy przedmiotem takiej umowy jest wykonywanie prac określonych przez płatnika jako prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, czy w ramach dodatkowej umowy cywilnej wykonywana jest zupełnie inna praca.

PRZYKŁAD

Henryk K., urodzony w 1960 r., pracuje w garbarni przy obróbce mokrych skór. Miesięcznie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 3200 zł. Dodatkowo na podstawie umów o dzieło wykonuje drobne naprawy i prace konserwatorskie maszyn w garbarni. Z tego tytułu miesięcznie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości uzależnionej od liczby zleconych prac. W lutym 2010 r. Henryk K. otrzymał z tytułu umowy o dzieło 480 zł. Podstawą wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne i FEP jest suma przychodów z obydwu umów, tj. 3680 zł. Nie ma znaczenia, że tylko praca przy obróbce skór jest pracą w szczególnych warunkach.

Składki na FEP za tancerza zawodowego, twórcę lub artystę

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tancerzy zawodowych oraz osób ubezpieczonych z tytułu działalności twórczej lub artystycznej jest zadeklarowana kwota, nie niższa niż 60% prognozowanego na dany rok przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Ustalona kwota składki na te ubezpieczenia obowiązuje przez cały rok kalendarzowy. W 2010 r. jest to kwota 1887,60 zł. Ta sama kwota jest podstawą wymiaru składek na FEP opłacanych przez te osoby. Podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia jest proporcjonalnie niższa za miesiące, w trakcie których nastąpi objęcie ubezpieczeniem, ustanie ubezpieczeń lub w których wystąpi niezdolność do pracy z prawem do zasiłku.

Roczna podstawa wymiaru składki na FEP

Przy ustalaniu składek na FEP ma zastosowanie roczne ograniczenie tej podstawy do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (art. 36 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). W 2010 r. jest to kwota 94 380 zł. Jeśli przychód przekroczy tę kwotę, nie należy opłacać składek zarówno na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak i składki na FEP od nadwyżki ponad ten limit. Ustalając, czy został przekroczony ten limit, należy również uwzględnić przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres, w którym za pracownika nie były opłacane składki na FEP.

PRZYKŁAD

Pracownik wykonuje od 1 marca 2010 r. pracę o szczególnym charakterze – na stanowisku kontrolera lotniczego. Wcześniej pracował na lotnisku przy pracy niebędącej pracą o szczególnym charakterze. W styczniu 2010 r. otrzymał nagrodę z zysku za 2009 r. Przychód wypłacony mu w 2010 r. łącznie z wynagrodzeniem za kwiecień 2010 r. wyniesie 96 200 zł. W związku z tym składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na FEP za kwiecień br. powinny być opłacone tylko od kwoty 1820 zł (96 200 zł – 94 380 zł). Nie ma znaczenia, że składki na FEP w 2010 r. zostały opłacone tylko od wynagrodzenia za marzec i za część kwietnia 2010 r. Od maja 2010 r. nie należy za tego pracownika opłacać ani składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ani składki na FEP.

Krok 3. Opłać składkę na FEP

Składka na FEP jest finansowana w całości przez płatnika składek. Należy ją opłacać co miesiąc w terminie obowiązującym płatnika przy opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (art. 37 ust. 3 ustawy o emerytach pomostowych).

Składkę na FEP należy wpłacać odrębną wpłatą na rachunek: 68 1010 1023 0000 2613 9540 0000 (rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS).

Od nieopłaconych w terminie składek na FEP płatnik ma obowiązek opłacić odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej, jeżeli wysokość odsetek przekracza 6,60 zł (art. 40 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych).

Płatnik, który nie opłaca składek na FEP albo opłaca je w zaniżonej wysokości, naraża się na karę ze strony ZUS, który może mu w tej sytuacji wymierzyć dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek (art. 40 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych).

Krok 4. Wykaż składkę na FEP w dokumentach rozliczeniowych

Składek na FEP nie należy wykazywać w raportach rozliczeniowych ZUS RCA składanych za pracowników, za których jest opłacana ta składka (raporty te należy składać z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx). Zbiorczą kwotę składek za wszystkich pracowników należy wykazywać jedynie w deklaracji ZUS DRA (art. 37 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych).

W deklaracji za dany miesiąc trzeba wykazać sumę składek na FEP za wszystkich pracowników, za których pracodawca musi je opłacić za ten miesiąc. W tym celu należy wypełnić blok IX ZUS DRA „Zestawienie należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych”:

• w polu 01 – wpisać liczbę pracowników, za których jest opłacana składka na FEP,

• w polu 02 – wpisać liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

• w polu 03 – wpisać sumę należnych składek na FEP. Program Płatnik nie wspomaga w wypełnianiu bloku IX deklaracji rozliczeniowej, dlatego kwotę składek należy wyliczyć samodzielnie jako sumę składek wyliczonych osobno za poszczególnych pracowników, za których płatnik jest zobowiązany do opłacania składek na FEP za dany miesiąc.

Dane do wypełnienia bloku IX deklaracji ZUS DRA pracodawca powinien czerpać z:

• wykazu stanowisk pracy, na których są u niego wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

• ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP.

Prowadzenie wykazu stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz ewidencji pracowników wykonujących takie prace jest obowiązkiem pracodawcy, u którego są wykonywane tego rodzaju prace (art. 41 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych).

Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, wpisana w polu 01 deklaracji ZUS DRA, powinna wynikać z prowadzonej przez płatnika składek ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP. Płatnik składek jest zobowiązany powiadomić pracowników o dokonaniu wpisu do ewidencji. W przypadku nieumieszczenia w ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP, pracownikowi przysługuje skarga do Państwowej Inspekcji Pracy (art. 41 ust. 5 i 6 ustawy o emeryturach pomostowych).

Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wpisana w polu 02 deklaracji ZUS DRA, powinna wynikać z prowadzonego przez płatnika składek wykazu stanowisk pracy, na których są wykonywane takie prace.

Krok 5. Wykaż okresy pracy szczególnej w informacji ZUS ZSWA

Do 31 marca każdego roku pracodawca, który opłaca składkę na FEP, musi przekazać do ZUS informację o okresach wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przez poszczególnych pracowników w minionym roku. Taką informację składa na druku ZUS ZSWA (art. 38 ust. 1 i 2 oraz art. 41 ust. 8 ustawy o emeryturach pomostowych).

Pierwszą informację należy złożyć w ZUS dopiero do 31 marca 2011 r. Wyjątkowo trzeba będzie w niej podać nie tylko okresy pracy szczególnej w 2010 r., ale i w 2009 r. (art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o emeryturach pomostowych).

WAŻNE!

W pierwszej informacji ZUS ZSWA, którą trzeba złożyć w 2011 r., należy podać okresy pracy szczególnej w dwóch poprzednich latach (2009 r. i 2010 r.).

Wykazanie w dokumencie ZUS ZSWA okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wykonywanej w 2009 r. nie rodzi obowiązku opłacenia za ten okres składek na FEP. Obowiązek opłacania tych składek został wprowadzony od 1 stycznia 2010 r. i obejmuje przychody wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników po 31 grudnia 2009 r.

Formularza ZUS ZSWA nie należy składać w trakcie roku, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

• pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej,

• płatnik składek ogłosił upadłość lub likwidację.

W pierwszym przypadku – gdy pracownik wystąpił z wnioskiem o emeryturę pomostową – informację ZUS ZSWA o okresach wykonywania przez niego pracy szczególnej w roku kalendarzowym, w którym został złożony wniosek o emeryturę, należy przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia tego wniosku (art. 38 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych).

PRZYKŁAD

Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach złożył wniosek o emeryturę pomostową 30 lipca 2010 r. W terminie 7 dni od tej daty pracodawca ma obowiązek złożyć w ZUS formularz ZUS ZSWA, w którym poda okresy wykonywania przez niego pracy w szczególnych warunkach w 2009 i 2010 r. Za pozostałych pracowników płatnik składek złoży formularz ZUS ZSWA w terminie do 31 marca 2011 r.

Jeżeli wniosek o emeryturę zostanie złożony do 31 marca danego roku kalendarzowego i w związku z tym pracodawca nie złożył jeszcze informacji ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, to ma obowiązek złożyć to zgłoszenie – zarówno za poprzedni, jak i za bieżący rok kalendarzowy – w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku o emeryturę (art. 38 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych).

W drugiej sytuacji – tj. w razie upadłości lub likwidacji płatnika składek – płatnik składek musi przekazać ZUS ZSWA z danymi o okresach wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w bieżącym roku kalendarzowym przez poszczególnych pracowników najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek ZUS ZWPA. Jeżeli jednak upadłość lub likwidacja płatnika składek nastąpi przed przekazaniem zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy (przed 31 marca), płatnik ma 7 dni na przekazanie do ZUS informacji zarówno za poprzedni, jak i za bieżący rok kalendarzowy (art. 38 ust. 5 i ust. 6 ustawy o emeryturach pomostowych).

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 35–41, art. 50 oraz załącznik nr 1 i załącznik nr 2 do ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. Nr 237, poz. 1656),

• art. 18 ust. 1–2 i ust. 8, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• załącznik nr 15 i załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• rozporządzenie Ministra Finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 202, poz. 1561).