Pracodawca, który posiada status zakładu pracy chronionej, jest zobligowany na mocy art. 33 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.; dalej: ustawa o rehabilitacji) do utworzenia zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (DzU nr 245 poz. 1810 ze zm.; dalej: rozporządzenie w sprawie ZFRON) szczegółowo określa cele, na jakie mogą zostać przeznaczone środki zgromadzone na zakładowym funduszu rehabilitacji.
Środki ZFRON z puli pomocy indywidualnej mogą zostać przekazane m.in. na pokrycie kosztów przejazdu w obie strony i pobytu na wczasach lub wypoczynku zorganizowanym w innych formach (§ 2 ust. 1 pkt 11 lit. f tiret drugie rozporządzenia w sprawie ZFRON).
Przez pojęcie wczasów lub wypoczynku zorganizowanego w innych formach należy rozumieć wypoczynek zorganizowany przez pracownika we własnym zakresie. Z zakresu tego pojęcia ustawodawca wyłączył wprost turnusy rehabilitacyjne stanowiące osobny cel, na który mogą zostać przeznaczone środki ZFRON w ramach pomocy indywidualnej. Samo pojęcie „wczasów” Słownik Języka Polskiego PWN definiuje jako wypoczynek, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, wyżywienie, a niekiedy także rozrywki. Dużo większych problemów interpretacyjnych dostarcza natomiast użyty w rozporządzeniu w sprawie ZFRON zwrot „wypoczynek zorganizowany w innych formach”.
Zgodnie ze stanowiskiem Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych (BON), za wypoczynek zorganizowany w innych formach należy uznać formę wypoczynku mającą charakter kilku- lub kilkunastodniowego pobytu na łonie natury, który nie jest związany z zakwaterowaniem w ośrodku takim jak dom wczasowy lub podobna placówka. Potocznie taką formę wypoczynku określa się mianem „wczasów pod gruszą”. Pracownik ubiegający się o pomoc indywidualną na ten cel może wnioskować jedynie o pokrycie kosztów takiego wypoczynku. Należy jednak pamiętać, że zwrot „wczasy pod gruszą” używany jest także często na określenie świadczenia urlopowego wymienionego w art. 3 ust. 4–6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r. poz. 592 ze zm.; dalej: ustawa o zfśs). Świadczenie to ma charakter dodatkowych środków pieniężnych, które pracodawca wypłaca pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie urlopowe, zwane także dodatkiem urlopowym, jest wypłacane na podstawie przepisów o zfśs i należy je odróżnić od wypoczynku zorganizowanego w innych formach, o którym mówi rozporządzenie w sprawie ZFRON.
Jak wynika z art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs, w sytuacji w której pracodawca jest zobowiązany do wypłacania świadczenia urlopowego, prawo do niego przysługuje wszystkim pracownikom, zarówno pełno- jak i niepełnosprawnym, którzy korzystają w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej kolejnych 14 dni. W opinii BON nie ma natomiast podstaw prawnych do wypłacania pracownikom z niepełnosprawnością świadczenia urlopowego ze środków ZFRON. Rozporządzenie w sprawie ZFRON tworzy zamknięty katalog celów, na jaki mogą być przeznaczone środki w ramach pomocy indywidualnej, swoim zasięgiem nie obejmuje on świadczenia urlopowego, o którym mowa w ustawie o zfśs. Jak wskazuje Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych, dodatkowym argumentem przemawiającym za taką interpretacją przepisów jest fakt, że świadczenie urlopowe pracownik może wydatkować w sposób dowolny, natomiast środki zakładowego funduszu rehabilitacji są środkami celowymi. Celowość oznacza, że koszty ponoszone z ZFRON muszą mieścić się w katalogu dopuszczalnych wydatków określonych ustawą, rozporządzeniem oraz regulaminem zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, nie może więc tu być mowy o dowolności.
Świadczenie urlopowe wypłacane ze środków ZFRON musiałoby więc być przeznaczane przez pracowników jedynie na pokrycie kosztów związanych z wypoczynkiem. Takie ograniczenie stoi natomiast w sprzeczności z istotą świadczenia wypłacanego na podstawie ustawy o zfśs. Ponadto dopuszczenie możliwości wypłaty dodatku urlopowego ze środków ZFRON mogłoby spowodować, że pracodawca mając do wyboru dwa fundusze – rehabilitacji oraz świadczeń socjalnych – pokrywałby jego koszty z pierwszego z nich. Taka sytuacja stanowiłaby przysporzenie dla pracodawcy posiadającego fundusz rehabilitacji, a wypłacone świadczenie urlopowe ze środków ZFRON należałoby uznać za pomoc publiczną.
Należy wskazać na art. 33 ust. 4 ustawy o rehabilitacji, który wprost wskazuje cele, na jakie mogą być przeznaczone środki ZFRON – rehabilitacja zawodowa, społeczna i lecznicza oraz ubezpieczenie osób niepełnosprawnych. Wydatki, które nie spełniają tego warunku, nie mogą być sfinansowane z ZFRON.
W myśl obowiązujących przepisów nie jest dopuszczalne wypłacanie przez pracodawców ze środków ZFRON świadczenia urlopowego, o którym mówi ustawa o zfśs. Świadczenie urlopowe oraz koszty „wypoczynku zorganizowanego w innych formach” mają różny charakter, a ich wypłata odbywa się na podstawie odmiennych podstaw prawnych.
We wnioskach o pomoc indywidualną, w których wnioskowana kwota ma być przeznaczona na wypoczynek zorganizowany w innych formach, należy posługiwać się właśnie tym zwrotem na określenie celu pomocy. Należy unikać potocznego i kontrowersyjnego zwrotu „wczasy pod gruszą”. Ponadto w uzasadnieniu należy również zamieścić odpowiednie argumenty uzasadniające przyznanie pomocy indywidualnej. Podobnie jak w przypadku pozostałych wydatków dokonywanych ze środków ZFRON, konieczne jest udokumentowanie przez pracownika niepełnosprawnego wykorzystania kwot przekazanych na pokrycie kosztów przejazdu w obie strony i pobytu na wczasach lub wypoczynku zorganizowanego w innych formach. Dokumentację tę powinny stanowić przede wszystkim bilety, faktury i rachunki związane z wypoczynkiem. Ich brak może narazić pracodawcę na zarzut niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków funduszu rehabilitacji i płynące z tego konsekwencje finansowe. Należy pamiętać, że środki ZFRON są środkami o charakterze publicznym, przeznaczonymi wyłącznie na cele określone w art. 33 ust. 4 ustawy o rehabilitacji.