Możliwe jest zawarcie umowy o pracę w innej formie niż na piśmie – w takim wypadku pracodawca musi jednak pisemnie potwierdzić pracownikowi ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków.
Zasadą jest, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Stanowi o tym art. 29 § 2 k.p. Jednak przepis ten określa także, że w przypadku, gdy umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Na pracodawcy spoczywają również inne obowiązki informacyjne, o których jest mowa w art. 29 § 3 i 31 k.p. Otóż, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować pracownika na piśmie o: obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę. W tym piśmie pracodawca informuje także o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo informuje pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków umowy o pracę pracodawca powinien potraktować bardzo poważnie, w przeciwnym wypadku grożą mu sankcje. Pracodawca, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 k.p.).