Przepisy umożliwiające zmianę terminu urlopu zawarte są w Kodeksie pracy. Przesunięcie całego urlopu może nastąpić z powodu nieobecności pracownika. Na podstawie art. 165 k.p., jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
Przyczynami tymi są:
• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.
Jest to wyliczenie przykładowe. Każda inna przyczyna usprawiedliwiona (która zarazem nie jest przesłanką do udzielenia urlopu proporcjonalnego z art. 1552 k.p.) powoduje zmianę terminu udzielenia urlopu.
Zmiana terminu urlopu jako skutek długiej choroby
Spośród przyczyn przesunięcia terminu urlopu na uwagę zasługuje przede wszystkim niezdolność do pracy oraz urlop macierzyński. Te okresy nieobecności mogą być bardzo długie. Maksymalny okres niezdolności do pracy i pozostawania w tym czasie w zatrudnieniu może trwać ponad 6 miesięcy - 182 dni pobierania świadczeń chorobowych (wynagrodzenia i zasiłku) i kolejne 3 miesiące kalendarzowe pobierania świadczenia rehabilitacyjnego. W przypadku zachorowania na gruźlicę okres ten może wynieść nawet rok - 270 dni pobierania świadczeń chorobowych i kolejne 3 miesiące pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (art. 53 § 1 pkt 1 lit. b k.p. w zw. z art. 8 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.). Bez względu na długość okresu niezdolności do pracy pracodawca musi przesunąć termin urlopu. Powinno to jednak nastąpić w porozumieniu z pracownikiem już po jego powrocie do pracy.
Przykład
Marek F. uległ 1 lutego 2008 r. wypadkowi samochodowemu w drodze z pracy. W wyniku doznanych obrażeń trafił do szpitala. Zaplanowany urlop miał przypadać na okres 4-15 lutego. Ze względu na jego niezdolność do pracy pracodawca nie udzielił Markowi F. urlopu w tym terminie. Nie oznaczył jednak nowego terminu, gdyż pracownik pozostaje nadal w szpitalu, a rokowania co do jego pełnego powrotu do zdrowia nie są pomyślne.
Udzielenie urlopu może nastąpić dopiero po powrocie pracownika do pracy i tylko wówczas, kiedy zostanie stwierdzona jego zdolność do pracy. Zgodnie z art. 229 § 2 k.p. w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Dopiero po uzyskaniu zaświadczenia o zdolności do pracy pracownik może być do niej dopuszczony, a pracodawca może ustalić z całą pewnością termin udzielenia urlopu wcześniej nieudzielonego.
Należy pamiętać również o obowiązującej zasadzie udzielenia niewykorzystanego urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Obowiązek ten dotyczy także przypadków, gdy niewykorzystanie urlopu było spowodowane właśnie długotrwałą nieobecnością w pracy.
Zaległy urlop - także po I kwartale następnego roku
Wspomniany wyżej obowiązek - gdy pracodawca się z niego nie wywiąże - może zostać potraktowany jako wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 k.p., zagrożone karą grzywny nawet do 30 000 zł. Jednak wykroczenie można popełnić jedynie umyślnie. Może się zdarzyć i taka sytuacja, gdy pracownik nie był w stanie wykorzystać urlopu w poprzednim roku, a w kolejnym - nieobecność przedłużyła się ponad okres I kwartału. Wówczas pracodawca powinien dopilnować udzielenia urlopu w ustalonym z pracownikiem terminie po jego powrocie do pracy.
Taka sytuacja najczęściej dotyczy pracownic w ciąży, zwłaszcza tych, które korzystają ze zwolnień lekarskich. Tu dodatkowo pojawia się jeszcze obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, gdy pracownica złoży stosowny wniosek (art. 163 § 3 k.p.).
Tylko w tym przypadku obligatoryjne jest udzielenie urlopu bezpośrednio po powrocie do pracy. Pracodawca nie ma obowiązku udzielania urlopu bezpośrednio po „zwykłej” chorobie.
Należy wspomnieć, że okres urlopu macierzyńskiego wynosi odpowiednio 18, 20 i 28 tygodni (art. 180 § 1 k.p.).
Przykład
Anita S., będąc w 3. miesiącu ciąży, została hospitalizowana. Od 2 kwietnia 2007 r. przebywała aż do porodu na zwolnieniu lekarskim z powodu zagrożenia poronieniem. Poród nastąpił 20 grudnia 2007 r. i od tego dnia rozpoczął się dla Anity S. 18-tygodniowy urlop macierzyński, który będzie trwał do 23 kwietnia 2008 r. W efekcie Anita S. była nieobecna/niezdolna do pracy przez ponad rok. Pracodawca nie mógł również udzielić jej urlopu w I kwartale 2008 r., gdyż korzystała z urlopu macierzyńskiego. Pracownica w 2007 r. skorzystała jedynie z 6 dni urlopu wypoczynkowego. Pozostało jej więc 20 dni zaległego urlopu (miała prawo do urlopu w wymiarze 26 dni roboczych). Pracodawca udzielił więc zaległego i bieżącego urlopu po jej powrocie z urlopu macierzyńskiego w dniach 24 kwietnia - 30 czerwca 2008 r.
Przerwanie urlopu
Artykuł 166 k.p. stanowi, że część urlopu niewykorzystaną z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego, pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym. Wskazana w tym przepisie sytuacja dotyczy przede wszystkim urlopu przerwanego z przyczyn wymienionych powyżej. Bez znaczenia jest długość tej przerwy.
Przykład
Janusz K., przebywając na urlopie w górach, uległ ciężkiemu zatruciu pokarmowemu. W efekcie trafił do szpitala, skąd został przewieziony do kliniki w mieście, w którym mieszkał. W trakcie wyjazdu zdołał wykorzystać jedynie 4 dni urlopu - od 28 do 31 stycznia 2008 r. (urlop był udzielony do 8 lutego 2008 r.). Pobyt w szpitalu i rekonwalescencja trwały aż do końca marca 2008 r. Do pracy Janusz K. powrócił 25 marca. Pozostałe do wykorzystania 6 dni urlopu pracodawca zaplanował w 2008 r. na 2 maja, 23 maja oraz w dniach 11-14 sierpnia. Jednocześnie zmienił plan urlopowy, przesuwając Januszowi K. na wrzesień zaplanowany urlop w lipcu.
Udzielenie urlopu w terminie późniejszym jest obligatoryjne w przypadku np. choroby, gdyż pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę (wyrok SN z 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99, OSNP 2001/6/198).
Michał Culepa