Do 30 września trzeba udzielić pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych

Urlop wypoczynkowy może zostać nieudzielony w roku, w którym pracownik nabył do tego urlopu prawo, z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (np. konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy) lub z przyczyn leżących po stronie pracownika (np. jego choroba w okresie zaplanowanego urlopu). Niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy przechodzi na rok następny i od 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu przynajmniej 30 września danego roku. Dotyczy to wyłącznie urlopu zaległego za 2011 r. Od 1 stycznia 2012 r. zmieniły się bowiem przepisy dotyczące terminu udzielania pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Do 31 grudnia 2011 r. trzeba było ich udzielać do 31 marca następnego roku za rok, za który przysługiwały. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez PIP i Ministerstwo Pracy, nowy termin udzielania zaległych urlopów dotyczy tylko urlopów niewykorzystanych w 2011 r. Termin wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych za poprzednie lata był określony na 31 marca kolejnego roku.

Pracownik ma 15 dni zaległego urlopu za 2011 r. Pracuje od poniedziałku do piątku. Na prośbę pracodawcy zgodził się wykorzystać 7 dni urlopu do 30 września 2012 r., a pozostałe 8 dni ma wykorzystać w grudniu 2012 r. Taką sytuację należy uznać za naruszenie zasady nakazującej rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku. W analizowanej sytuacji zasada ta mogłaby być uznana za zachowaną, jeżeli pracownik rozpocząłby wykorzystywanie 15 dni zaległego urlopu najpóźniej do 28 września br. (pracuje bowiem od poniedziałku do piątku, a więc 29 i 30 września ma wolne), ale bez dzielenia tego urlopu na części.

WAŻNE!

Pracownik nie musi wykorzystać całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, wystarczy, że rozpocznie korzystanie z tego urlopu 30 września.

Należy również pamiętać, że niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku nie powoduje utraty przez pracownika prawa do zaległego urlopu.

Udzielanie urlopu zaległego

Urlopu zaległego należy udzielać tak samo, jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli wyłącznie na dni pracy pracownika (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Urlop wypoczynkowy przeliczamy na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin. Zatem pracownikowi, któremu udzielono zaległego urlopu wypoczynkowego, należy odpisać z puli urlopowej tyle godzin urlopu, ile miał do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy jest najczęściej udzielany w pełnych dniach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pozostała pracownikowi do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop wypoczynkowy. W takim przypadku można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy (art. 154² § 4 Kodeksu pracy). Jeżeli więc pracownikowi pozostały np. 4 godziny urlopu wypoczynkowego, a pracuje np. po 6 godzin na dobę, to wówczas można mu udzielić urlopu jedynie na część dnia pracy, a na pozostałe 2 godziny pracownik przyjdzie do pracy.

Jednak pracownikowi nie można udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy, jeżeli nabył on prawo do urlopu za kolejny rok.

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, 3 dni w tygodniu po 10 godzin i 2 dni w tygodniu po 5 godzin. Pracownikowi pozostały 3 godziny zaległego urlopu za 2011 r. i chciałby wykorzystać go w dniu, w którym zgodnie z rozkładem czasu pracy ma pracować 10 godzin. Pracownik nabył prawo do 20 dni (160 godzin) urlopu wypoczynkowego za 2012 r. W takiej sytuacji nie jest możliwe udzielenie pracownikowi zaległego urlopu na część dnia pracy, skoro nabył prawo do 160 godzin urlopu za 2012 r. Jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w dniu, w którym miał on przepracować 10 godzin, powinien udzielić pracownikowi urlopu na cały dzień i odpisać z puli urlopowej 3 godziny zaległego urlopu oraz 7 godzin ze 160 godzin urlopu za 2012 r.

Zaległy urlop bez zgody pracownika

Pracownicy często nie chcą wykorzystywać zaległego urlopu w ostatecznym terminie. Powstaje wówczas pytanie, czy w takim przypadku pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w terminie, w którym zaległy urlop powinien być wykorzystany.

Do zaległego urlopu należy stosować ogólne reguły udzielania urlopów wypoczynkowych. Pracodawca powinien zatem udzielać urlopu zaległego biorąc pod uwagę wnioski urlopowe pracowników (choć nie są one dla niego wiążące) oraz ustalenia zawarte w planie urlopów (art. 163 Kodeksu pracy). Pracodawca, który sporządza plan urlopów, powinien bowiem uzgodnić z pracownikiem termin wykorzystania zaległego urlopu w planie urlopów. Przyjęcie stanowiska, zgodnie z którym termin urlopu zaległego powinien być ustalony wspólnie przez obie strony, oznacza, że pracodawca nie może skierować pracownika jednostronnie na zaległy urlop. Dlatego, zgodnie ze stanowiskiem części specjalistów prawa pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. Na podstawie tego stanowiska pracodawca wbrew woli pracownika może udzielić mu urlopu (bieżącego oraz zaległego) wyłącznie w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Jeżeli pracownik odmawia pójścia na zaległy urlop, dobrze jest przedstawić mu na piśmie propozycje dotyczące terminów wykorzystania tego urlopu i sporządzić notatkę służbową, jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na proponowane terminy wykorzystania wypoczynku. Pracodawca będzie miał bowiem, w razie kontroli PIP, dowód na to, że chciał udzielić pracownikowi zaległego urlopu, ale pracownik nie chciał go wykorzystać.

Odmienny pogląd w tej sprawie zajął Sąd Najwyższy, który w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) uznał, że pracodawca ma prawo zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

WAŻNE!

Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawcy mogą więc na podstawie wyroku Sądu Najwyższego udzielać zaległego urlopu bez zgody pracownika. W razie sporu w tym zakresie z pracownikami lub z PIP będą mogli bronić swojego stanowiska przed sądem powołując się na wskazany wyrok Sądu Najwyższego.

Jeżeli pracodawca przyjmie interpretację przepisów zaproponowaną przez Sąd Najwyższy i zdecyduje się wysłać pracownika na zaległy urlop, musi go o tym poinformować na piśmie ze wskazaniem terminu wykorzystania urlopu. Gdy mimo wręczenia takiej informacji pracownik stawi się w trakcie trwania urlopu w pracy, pracodawca może go nie dopuścić do wykonywania pracy.

Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września kolejnego roku mimo wniosku pracownika o urlop, to pracownik nie może rozpocząć wykorzystywania zaległego urlopu na własną rękę, bez zgody pracodawcy. Nieobecność w pracy pracownika w takiej sytuacji będzie nieobecnością nieusprawiedliwioną.

WAŻNE!

Pracownik nie może bez zgody pracodawcy pójść na zaległy urlop wypoczynkowy.

Pracownikowi przysługuje 10 dni zaległego urlopu za 2011 r. i chce go wykorzystać na przełomie sierpnia i września 2012 r. Z uwagi na urlopy innych osób, pracodawca odmówił udzielenia urlopu i wskazał, że pracownik ma wykorzystać zaległy urlop w drugiej połowie października 2012 r. Pracownik uznał, że pracodawca tym poleceniem naruszył zasadę udzielania zaległego urlopu do końca września kolejnego roku i wbrew woli pracodawcy poszedł na 10 dni urlopu w zaplanowanym przez siebie terminie. W związku z tym pracodawca uznał nieobecność pracownika za nieusprawiedliwioną i rozwiązał z nim dyscyplinarnie umowę o pracę. Pracownik ma rację, że zaległy urlop powinien być wykorzystany do 30 września kolejnego roku. Jednak naruszenie przez pracodawcę tej zasady nie uprawnia pracownika do samodzielnego wykorzystania urlopu. Nieobecność pracownika była nieusprawiedliwiona i pracodawca mógł z nim rozwiązać dyscyplinarnie umowę o pracę.

Zaległy urlop na żądanie

Pracownicy mają prawo w każdym roku kalendarzowym do 4 dni urlopu na żądanie, które są udzielane przez pracodawcę w terminach wskazanych przez pracownika (art. 167² Kodeksu pracy). Jeżeli pracownik nie wykorzysta tego urlopu w danym roku kalendarzowym, to urlop ten traci swój specjalny charakter i przechodzi na następny rok kalendarzowy jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Pewne wątpliwości wiążą się z terminem wykorzystania zaległego urlopu, który był w poprzednim roku kalendarzowym urlopem na żądanie. Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z tym, że urlop na żądanie traci swój charakter, zarówno zaległy urlop na żądanie, jak i normalny zaległy urlop wypoczynkowy, powinien być wykorzystany do końca września kolejnego roku kalendarzowego. Odmienne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy (pismo GIP nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zgodnie z tym stanowiskiem, pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w trakcie pierwszego kwartału kolejnego roku (termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w poprzednio obowiązującym stanie prawnym – aktualnie do 30 września kolejnego roku) tych dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały w poprzednim roku charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Pracownik nie wykorzystał w 2011 r. 6 dni urlopu wypoczynkowego. W ubiegłym roku nie wykorzystał również żadnego dnia urlopu na żądanie. Zgodnie ze stanowiskiem PIP, w 2012 r. pracodawca do końca września musi mu udzielić jedynie 2 dni zaległego urlopu. Niewykorzystane 4 dni urlopu na żądanie za ub.r. są w br. traktowane jak zwykły urlop wypoczynkowy. Zgodnie z poglądem PIP, te 4 niewykorzystane dni urlopu mogą być udzielone przez pracodawcę do końca 2012 r.

Stanowisko PIP dotyczące udzielania zaległego urlopu na żądanie budzi spore wątpliwości. Sprawa terminu, do którego trzeba udzielić tego urlopu, nadal będzie zapewne stwarzać problemy i może zostać ostatecznie rozstrzygnięta dopiero przez zmianę przepisów lub orzecznictwo. Do tego czasu pracodawcy mogą opierać się na stanowisku PIP i udzielać zaległego urlopu na żądanie po 30 września. Kontroli w zakresie przestrzegania prawa pracy dokonuje Państwowa Inspekcja Pracy, zatem opierając się na stanowisku tego organu pracodawca nie zostanie ukarany za takie postępowanie. Może ono być jedynie zakwestionowane przez sąd pracy.

Zaległy urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego niezależnie od tego, która ze stron stosunku pracy, tj. pracodawca czy pracownik, złożyła wypowiedzenie (art. 167¹ Kodeksu pracy). Obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia dotyczy zarówno bieżącego, jak i zaległego urlopu wypoczynkowego.

WAŻNE!

W okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykorzystać na żądanie pracodawcy zarówno bieżący, jak i zaległy urlop wypoczynkowy.

Kiedy nie trzeba udzielać zaległego urlopu

Są sytuacje, kiedy pracodawca nie musi udzielać pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego. Jest tak wówczas, gdy udzielenie tego urlopu jest niemożliwe w terminie do końca września kolejnego roku np. z powodu choroby pracownika czy urlopu macierzyńskiego. W takich przypadkach pracodawca nie ponosi żadnych sankcji za nieudzielenie pracownikowi w terminie urlopu zaległego.

Pracownik wykorzystywał w grudniu 2011 r. urlop wypoczynkowy. W czasie tego urlopu zachorował. Z tego powodu nie wykorzystał całego urlopu za ubiegły rok. Pracownik cały czas przebywa na zwolnieniu lekarskim, następnie prawdopodobnie otrzyma świadczenie rehabilitacyjne, które będzie pobierać do końca grudnia 2012 r. W takiej sytuacji pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu za 2011 r. do końca września 2012 r. i nie będzie za to ukarany przez PIP.

Część ekspertów prawa pracy dopuszcza możliwość przesunięcia zaległego urlopu na okres poza 30 września danego roku – na wniosek pracownika. Zgodnie z tym poglądem, jeżeli udzielenie urlopu w innym terminie niż do końca września danego roku jest dla pracownika korzystniejsze, to nie ma przeszkód, aby pracodawca się na to zgodził. Pracodawca powinien wówczas przechowywać pisemną prośbę pracownika w tej sprawie na wypadek kontroli PIP. Jednak stanowisko to jest krytykowane z tego względu, że przesunięcie na prośbę pracownika zaległego urlopu poza 30 września danego roku jest niezgodne z przepisami prawa pracy, a zatem nieważne (art. 18 w związku z art. 168 Kodeksu pracy).

Ekwiwalent za zaległy urlop

W przypadku zakończenia stosunku pracy i niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 Kodeksu pracy). Może się wówczas zdarzyć, że w dniu zakończenia stosunku pracy pracownikowi przysługuje zaległy urlop wypoczynkowy z kilku różnych lat. W takim przypadku kwestię ustalania wynagrodzenia, z jakiego trzeba naliczać pracownikowi ekwiwalent pieniężny, rozstrzygnął Sąd Najwyższy. W wyroku z 15 października 1976 r. (I PRN 71/76, OSNC 1977/5-6/97) stwierdził, że wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy również wówczas, gdy ekwiwalent przysługuje za urlopy należne za poprzednie lata pracy. Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent w ostatnim dniu zatrudnienia.

Pracownik pracował wiele lat jako przedstawiciel handlowy, a rok temu awansował na stanowisko kierownika sprzedaży i otrzymał podwyżkę. Ma on zaległy urlop za ostatnie 3 lata (nie wykorzystał ani jednego dnia urlopu). Pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę i umowa uległa rozwiązaniu. Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno za ostatni rok pracy w charakterze kierownika sprzedaży, jak i za okres, gdy pracownik był jeszcze przedstawicielem handlowym, będzie ustalona na podstawie wynagrodzenia otrzymywanego przez niego na stanowisku kierownika sprzedaży.

Przy obliczaniu ekwiwalentu za zaległy urlop należy stosować współczynnik urlopowy, jaki obowiązuje pracownika w dniu rozwiązania umowy o pracę. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że ekwiwalent jest naliczany za urlop wypoczynkowy przysługujący za rok, w którym obowiązywał inny współczynnik urlopowy. W 2012 r. współczynnik urlopowy dla pracowników pracujących od poniedziałku do piątku wynosi 21. Tyle samo wynosił w 2011 r.

Przedawnienie roszczeń do zaległego urlopu

Roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, kiedy urlop ten stał się wymagalny (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Przepisy nie określają, od kiedy należy liczyć przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy. Istniejącą wątpliwość rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2004 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). Sąd Najwyższy stwierdził, że „bieg terminu przedawnienia następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału (obecnie z końcem września) roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy”.

Jeden z pracowników ma zaległy urlop wypoczynkowy za lata 2009, 2010 i 2011. Nie wykorzystał go z powodu choroby. Urlop za 2009 r. powinien zostać wykorzystany do 31 marca 2010 r., a urlop za 2010 r. do 31 marca 2011 r. Prawo pracownika do tych urlopów ulegnie przedawnieniu odpowiednio 31 marca 2013 r. i 31 marca 2014 r. Natomiast urlop za 2011 r. powinien zostać wykorzystany do 30 września 2012 r. Prawo pracownika do tego urlopu ulegnie przedawnieniu 30 września 2015 r.

Zgodnie z interpretacją PIP, obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Przyjmując interpretację PIP za właściwą i uwzględniając rozumowanie przeprowadzone przez Sąd Najwyższy w ww. wyroku dotyczącym przedawnienia urlopu wypoczynkowego, należałoby uznać, że okres przedawnienia urlopu na żądanie zaczyna się w innym terminie niż pozostałej części urlopu. Trudno wskazać taką datę, ale można przyjąć, że będzie to koniec roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu na żądanie, jeżeli został on niewykorzystany z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy, np. został przerwany z powodu choroby pracownika lub pracodawca odwołał pracownika z tego urlopu w związku ze szczególnymi okolicznościami, które nie były mu znane w dniu udzielania tego urlopu. Jeżeli pracownik nie korzystał z urlopu na żądanie, wówczas ulega on przedawnieniu z upływem 3 lat liczonych od końca roku, za który ten urlop przysługiwał.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego nawet wówczas, gdy uległ on przedawnieniu. Udzielenie przedawnionego urlopu nie powoduje, że pracodawca może żądać od pracowników jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu (np. zwrotu wynagrodzenia za urlop), nawet jeżeli pracodawca nie miał świadomości, że urlop ten się przedawnił.

WAŻNE!

Pracodawca może udzielić przedawnionego urlopu wypoczynkowego.

Wniesienie powództwa do sądu pracy dotyczącego udzielenia urlopu przerywa bieg jego przedawnienia. Po każdym przerwaniu biegu przedawnienia termin przedawnienia liczy się na nowo. Innym zdarzeniem powodującym przerwanie biegu terminu przedawnienia jest uznanie roszczenia przez pracodawcę (art. 295 § 1 Kodeksu pracy). Roszczenie, które zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu, ulega przedawnieniu z upływem 10 lat od daty uprawomocnienia się tego orzeczenia (lub zawarcia ugody przed sądem). Wynika to z art. 291 § 5 Kodeksu pracy.

Sankcje wobec pracodawcy

Pracownik, któremu nie pozwolono wykorzystać urlopu w ustawowym terminie, może zawiadomić o naruszeniu jego praw Państwową Inspekcję Pracy. Inspekcja pracy może ukarać osoby odpowiedzialne za nieudzielenie zaległego urlopu mandatem w wysokości do 2 tys. zł lub skierować wniosek o ukaranie grzywną do sądu rejonowego. Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w ustawowym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym. Wykroczenie to jest zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Odpowiedzialność za wykroczenie ponosi nie tylko pracodawca, ale i inne osoby (np. kierownicy działów kadr), które na mocy wewnętrznych regulacji są odpowiedzialne za udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Podstawa prawna:

• art. 18, art. 152, art. 154², art. 161–163, art. 167¹, art. 167², art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 i § 5, art. 295 Kodeksu pracy,
• art. 96 § 1 Kodeksu postępowania o wykroczenia,
• § 15–16, § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).