Pracownicy nie mają obowiązku odbierania telefonów służbowych w czasie urlopu wypoczynkowego, chyba że taki obowiązek wynika z przepisów wewnątrzzakładowych lub umowy o pracę. Pracodawca może nałożyć na pracowników zajmujących stanowiska kierownicze w firmie obowiązek odbierania służbowych telefonów na urlopie w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy albo na podstawie indywidualnych zapisów umowy o pracę. Natomiast pracownik może zostać odwołany z urlopu jedynie w wyjątkowych sytuacjach, np. w przypadku niezapowiedzianej kontroli PIP.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy, gdy:
- zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
- obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.
W praktyce najczęściej chodzi tu o sytuacje, takie jak: awaria urządzenia, choroba osoby zastępującej pracownika, kontrola zewnętrzna, ważne spotkanie z klientem, które wcześniej nie było zaplanowane.
Pracodawca musi jednak pamiętać, że wezwanie pracownika z urlopu może być dla niego bardzo kosztowne, zwłaszcza jeżeli pracownik ma zaplanowany urlop za granicą.
W przypadku odwołania pracownika z takiego urlopu pracodawca będzie zobowiązany do poniesienia wszystkich kosztów związanych z powrotem pracownika do kraju, a także zapłaty części kosztów poniesionych przez pracownika na opłacenie pobytu w hotelu lub ośrodku wczasowym.
Dodatkowo pracodawca może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika związanych z powrotem z urlopu jego rodziny. Stanie się tak w sytuacji, gdy pracownik spędzał urlop z dziećmi, które nie mogły zostać na wakacjach bez opieki, wówczas koszt przerwania ich wakacji i powrotu do domu razem z rodzicem może zostać doliczony do kosztu powrotu pracownika.
W przypadku konieczności odpowiedzi na pytania zadawane przez inspektora pracodawca musi pamiętać, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.). Natomiast wyposażenie pracownika w telefon służbowy nie oznacza, że pracownik ma obowiązek pozostawać w ciągłej dyspozycji pracodawcy, nawet poza normalnymi godzinami pracy. Dlatego pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu służbowego poza normalnymi godzinami pracy lub w trakcie urlopu. Takie regulacje będą jednak uzasadnione wyłącznie w przypadku pracowników z tzw. kadry zarządzającej, a zatem menedżerów, dyrektorów, kierowników.
Należy przy tym pamiętać, że zobowiązanie tych osób do konieczności odbierania telefonu służbowego w trakcie urlopu wypoczynkowego nie może naruszać ich prawa do odpoczynku. W przypadku gdy liczba rozmów służbowych nie pozwalała pracownikowi na prawidłowe korzystanie z urlopu, należy mu zapewnić w zamian inne dni takiego urlopu.