Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa ma wdrożyć unijne przepisy zobowiązujące przedsiębiorców do umożliwienia sygnalistom zgłaszania naruszeń. Ochrona sygnalistów jest jednym z najbardziej istotnych aspektów unijnej dyrektywy. Na co muszą zwrócić uwagę pracodawcy, wdrażający systemy zgłaszania nieprawidłowości w swoich przedsiębiorstwach?
- Poufność to nie zawsze to samo co anonimowość sygnalistów
- Transparentna komunikacja podstawą zaufania
- Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów to korzyść dla organizacji
- Kiedy będzie ustawa o ochronie sygnalistów
Zapewnienie bezpieczeństwa osobom, które dostrzegają naruszenia prawa w miejscu pracy, gwarantuje im ochronę przed ewentualnymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców czy osób, których te zgłoszenia dotyczą. Wprowadzenie stosownych procedur dotyczących ochrony sygnalistów pozwalać będzie przedsiębiorstwom lepiej funkcjonować, sprawniej rozwiązywać problemy, a przede wszystkim działać zgodnie z prawem. Jednak dla wielu podmiotów, nieposiadających praktyk we wprowadzaniu takich procedur, może być to nie lada wyzwanie. Co zasługuje więc na szczególną uwagę?
Poufność to nie zawsze to samo co anonimowość sygnalistów
Dyrektywa o ochronie sygnalistów daje wybór tego, czy zgłoszenia mogą być anonimowe, czy jawne. Niezależnie jednak od wybranej formy zgłoszenia, priorytetem jest, aby była zachowana jego pełna poufność. Jaka jest jednak różnica między poufnością a anonimowością?
Poufność jest wymogiem odnoszącym się zarówno do części merytorycznej zgłoszenia (jego zawartości), danych osobowych osoby zgłaszającej, jak i osoby, której zgłoszenie dotyczy.
Anonimowość polega jedynie na zatajeniu danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia przez nią samą.
Zachowanie poufności jest więc pojęciem szerszym.
Poufność to podstawowy element systemu ochrony sygnalistów, bez którego nie może on istnieć.
„Gdy pracownik ma możliwość wyboru między anonimowym a jawnym zgłoszeniem – najczęściej wybierze anonimowe. Te decyzje biorą się między innymi z nieufności co do procedur, czy też obaw o faktyczne zachowanie poufności. Budowanie zaufania wśród pracowników w tym zakresie to trudne przedsięwzięcie, które nie zawsze musi zakończyć się powodzeniem. Dlatego też najlepszą praktyką byłoby rozwiązanie, które ułatwia anonimowe zgłaszanie, ale jednocześnie umożliwia komunikację z sygnalistą. Istotne jest bowiem to, aby organizacja mogła sprawnie przeprowadzić dochodzenie i podjąć odpowiednie działania” – komentuje radca prawny Anna Szczygieł-Czabaj.
Regularne aktualizacje statusu sprawy, zachowanie poufności czy zapewnienie bezpiecznych systemów dla zgłoszeń, mają kluczowe znaczenie w kontekście budowania zaufania wśród pracowników. Sygnaliści, powinni być informowani o sprawie, jej zakończeniu, a także o rozwiązaniach, które zostały wdrożone, aby zapobiec powstawaniu tych samych problemów w przyszłości.
Transparentna komunikacja podstawą zaufania
Co może blokować aktywność sygnalistów? Według raportu ze Światowego Badania Uczciwości w Biznesie opublikowanego przez EY w 2022 r., 42% pracowników niższego szczebla obawia się działań odwetowych i poniesienia konsekwencji w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości w pracy. Zarówno w Polsce, jak i na świecie, co trzeci badany (32% w Polsce i 30% globalnie) miał podejrzenia, których nie zdecydował się zgłosić, a połowa (50% w Polsce i 49% globalnie) odczuwała presję, by nie dokonywać tego typu zgłoszenia. Dlatego też sama przejrzysta polityka informowania o nieprawidłowościach, oparta na poprawnym zinterpretowaniu przepisów – co jest również nie małym wyzwaniem – to dopiero początek.
Pracodawcy powinni być przygotowani do ujednolicenia swojego podejścia do rozpatrywania skarg i dochodzeń w sprawie wszelkich nieprawidłowości, aby zaszczepić wśród pracowników zaufanie do całego procesu. W tym kontekście warto rozważyć np. wprowadzanie regulaminu, który określać będzie, w jaki sposób zostanie przeprowadzone dochodzenie w sprawie nieprawidłowości. Jednocześnie powinno paść jasne zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie całego procesu przeszły odpowiednie szkolenia i zapewniają o swojej bezstronności w postępowaniu.
„Wielu pracowników niechętnie zgłasza obawy, ponieważ nie wierzą, że sprawa zostanie w ogóle rozpatrzona czy zbadana. Jednocześnie boją się odwetu ze strony innych pracowników. Dlatego też pracodawcy powinny zadbać o to, żeby uniemożliwić stosowanie działań odwetowych takich jak np. dyskryminacja czy niekorzystne i niesprawiedliwe traktowanie. Podmioty wdrażające przepisy będą musiały pomyśleć również o ochronie osób, których zgłoszenia o nieprawidłowościach dotyczą – szczególnie, kiedy zgłoszenie o naruszeniu będzie nieprawdziwe. Należy również pamiętać o obowiązkach z zakresu ochrony danych osobowych. Są to kwestie, które są niezbędne do uregulowania przy wdrażaniu nowych procesów” – komentuje r. pr. Anna Szczygieł-Czabaj.
Przedsiębiorcy powinni pamiętać o przeprowadzeniu odpowiednich szkoleń oraz poinstruowaniu pracowników, jak zgłaszać naruszenia, a także uświadomić konsekwencje zgłaszania naruszeń, które faktycznie nie miały miejsca. Transparentna i jawna komunikacja w kwestii sygnalistów będzie stanowiła bazę do budowania zaufania do całego systemu.
Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów to korzyść dla organizacji
Z badania ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) „Report to The Nations 2022” wynika, że w 42% przypadków nadużyć w firmach jest wykrywanych dzięki sygnalistom, zaś oni sami zajmują pierwsze miejsce wśród źródeł dotyczących zdiagnozowanych oszustw dokonywanych w firmach, przy czym ponad połowa zgłoszeń dokonywana jest przez pracowników danej organizacji.
„Obecność sygnalistów pomaga pracodawcom w ich lepszym funkcjonowaniu. Wiedza pracowników jest najskuteczniejszą metodą wykrywania nadużyć wewnętrznych, śmiem twierdzić, że niejednokrotnie skuteczniejszą niż audyty. Oczywistym jest, że najlepiej rozwiązywać problemy od razu z poziomu organizacji. Dlatego wszelkie nadużycia, muszą być odpowiednio wcześniej zgłaszane, aby reakcja mogła być również natychmiastowa” – komentuje r. pr. Anna Szczygieł-Czabaj.
Badania wskazują, że w organizacjach, które posiadają kanały do zgłoszeń nadużyć, w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, przeciętna kwota poniesionych strat była o połowę niższa niż w przedsiębiorstwach nieposiadających takich kanałów, a wykrywanie nadużyć odbywa się 33% szybciej.
„Warto otworzyć się na komunikaty płynące z zewnątrz naszej organizacji. Podmioty gospodarcze działają w otoczeniu biznesowym, wchodząc w różne interakcje, podczas których może dochodzić do nieprawidłowości, oddziałujących na kondycję wewnętrzną i reputację danego podmiotu. Warto więc otworzyć swoje kanały komunikacji również dla podmiotów zewnętrznych – partnerów biznesowych, byłych pracowników” – dodaje r. pr. Anna Szczygieł-Czabaj.
Skutecznie wdrożony kanał zgłaszania nieprawidłowości powinien być nie tylko spełnieniem obowiązku prawnego wynikającego z przepisów unijnych i krajowych. Ma to być przede wszystkim cenne źródło informacji, które w innych okolicznościach, nie miałyby szans dotarcia do gremiów zarządczych przedsiębiorstw.
Kiedy będzie ustawa o ochronie sygnalistów
Obecny projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa przewiduje, że nowe przepisy wejdą w życie w terminie dwóch miesięcy od dnia ich ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, które mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Wydłużono zatem do 14 dni okres wejścia w życie ustawy w zakresie ustanowienia procedur zgłoszeń. Nadal jest to jednak krótki okres i istotne jest, aby podmioty zobowiązane do wdrożenia procedury już wcześniej poczyniły odpowiednie przygotowania.
Prace nad rządowym projektem ustawy mającym wdrożyć przepisy unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów rozpoczęły się w październiku 2021 r. Pomimo upływu dwóch lat rządowi Mateusza Morawieckiego nie udało się przyjąć ostatecznej wersji projektu. Dalsze prace nad regulacjami dotyczącymi sygnalistów poprowadzi gabinet Donalda Tuska.
Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – projekt