Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy, jeżeli pierwszą umowę na czas określony zawarto przed nowelizacją przepisów

Jeżeli pracownik nie wystąpił z żądaniem wydania świadectwa pracy po zakończeniu pierwszej umowy o pracę, to nie muszą Państwo wydawać świadectwa pracy. Trzeba je będzie wydać po zakończeniu obecnie trwającej umowy, tj. 31 grudnia 2013 r. Pracownik może jednak w każdej chwili wystąpić o wydanie świadectwa pracy w związku z zakończeniem 31 grudnia 2012 r. drugiej umowy. Wówczas trzeba mu będzie wydać zbiorcze świadectwo pracy, obejmujące pierwszą oraz drugą umowę o pracę. Szczegóły w uzasadnieniu.

Pracownikowi, który pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca wydaje jedno zbiorcze świadectwo pracy obejmujące wszystkie zakończone umowy w okresie 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z tych umów (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy). Takie zasady wydawania świadectw pracy dotyczące umów terminowych obwiązują od 21 marca 2011 r. W przypadku umów, które zostały zawarte przed tym terminem, stosujemy poprzednio obowiązujące przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy.

Zatem do umowy na czas określony, którą zawarli Państwo z pracownikiem 1 stycznia 2011 r., stosujemy poprzednio obowiązujące przepisy w zakresie wydawania świadectw pracy. Zgodnie z nimi, jeżeli bezpośrednio po zakończeniu umowy o pracę zawarto kolejną umowę z tym samym pracownikiem, to pracodawca wydawał świadectwo pracy tylko na żądanie pracownika. Takie żądanie pracownik powinien zgłosić najpóźniej w dniu poprzedzającym rozwiązanie umowy o pracę. Jeżeli Państwa pracownik nie zgłosił takiego żądania, nie trzeba było wydawać mu świadectwa pracy za okres pracy od 1 stycznia do 31 października 2011 r.

Natomiast do kolejnej umowy, która została zawarta od 1 listopada 2011 r., stosujemy już nowe zasady wydawania świadectw pracy. Od zawarcia tej umowy biegnie więc okres 24 miesięcy, w czasie którego pracodawca musi wydać pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy obejmujące okresy zatrudnienia w jego firmie na podstawie umów terminowych. Powinni więc Państwo wydać pracownikowi świadectwo pracy 31 października 2013 r. Jeżeli jednak w tym dniu będzie trwała zawarta od 1 stycznia 2013 r. umowa o pracę, to świadectwo pracy należy wydać po jej zakończeniu, czyli 31 grudnia 2013 r.

Przepisy nie regulują tej kwestii wprost, ale należy przyjąć, że wydając zbiorcze świadectwo pracy po zakończeniu obecnie trwającej umowy, najprościej będzie Państwu uwzględnić w nim również okres pracy na podstawie pierwszej umowy, tj. od 1 stycznia do 31 października 2011 r. Zbiorcze świadectwo pracy powinno więc obejmować wszystkie okresy pracy Państwa pracownika na podstawie umów na czas określony, tj. łącznie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2013 r.

Zgodnie bowiem z dotychczasowymi przepisami, jeżeli pracownik nie zażądał wydania świadectwa po zakończeniu umowy terminowej, to otrzymywał je dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy. A zatem gdyby zawarli Państwo z pracownikiem od 1 stycznia 2014 r. umowę na czas nieokreślony, to świadectwo za okres pracy od 1 stycznia do 31 października 2011 r. powinien on dostać dopiero po definitywnym zakończeniu stosunku pracy. Nie ma natomiast przeszkód, aby wydać pracownikowi świadectwo pracy wcześniej przed wymaganym terminem. Za takie postępowanie pracodawcy nie grozi żadna sankcja. Ponadto uwzględniając w zbiorczym świadectwie pierwszy okres pracy, pracodawcy będzie łatwiej sporządzić kolejne świadectwo w razie przedłużenia umowy po 31 grudnia 2013 r. Pracodawca uwzględni bowiem w nim tylko okres pracy od 1 stycznia 2014 r.

Procedura wydawania świadectw pracy w przedstawionym problemie

Zgodnie z obowiązującymi od 21 marca 2011 r. regulacjami, pracownik po zakończeniu każdej umowy terminowej może żądać wydania świadectwa pracy w dowolnym czasie (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy). Swoje żądanie powinien zgłosić na piśmie. Pracodawca jest zobowiązany w takim przypadku wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika. Ponieważ druga umowa na czas określony, do której stosujemy nowe zasady wydawania świadectw pracy, zakończyła się 31 grudnia 2012 r., Państwa pracownik może w dowolnym terminie wystąpić o wydanie świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem tej umowy. Wówczas najlepiej będzie wydać pracownikowi jedno zbiorcze świadectwo pracy, obejmujące obie zakończone dotychczas umowy terminowe, tj. pierwszą trwającą od 1 stycznia 2011 r. do 31 października 2011 r. i drugą trwającą od 1 listopada 2011 r. do 31 grudnia 2012 r.

Poprzednio obowiązujące przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy stosujemy także wówczas, gdy w dniu wejścia w życie nowelizacji, tj. 21 marca 2011 r., pracownik był zatrudniony na podstawie kolejnej umowy zawartej bezpośrednio po dotychczasowej umowie.

PRZYKŁAD

Z pracownikiem została zawarta umowa na okres próbny od 1 grudnia 2010 r. do 28 lutego 2011 r. Następnie została z nim podpisana umowa na czas określony od 1 marca 2011 r. do 28 lutego 2013 r. W takim przypadku pracodawca będzie musiał wydać świadectwo pracy najwcześniej po zakończeniu obecnie trwającej umowy na czas określony, jeżeli pracownik zażąda tego najpóźniej na dzień przed jej rozwiązaniem lub pracodawca nie będzie kontynuował tego stosunku pracy. Natomiast jeżeli pracodawca przedłuży umowę np. na czas nieokreślony i pracownik nie złoży wniosku o wydanie świadectwa pracy, to świadectwa nie trzeba wydawać. Po zakończeniu tej umowy pracodawca wyda wówczas jedno świadectwo pracy uwzględniające oba okresy zatrudnienia.

Podstawa prawna:

• art. 97 Kodeksu pracy,
• art. 2, art. 3 ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. Nr 36, poz. 181).